Comando Cerca, consigli e trucchi per andare oltre

Il comando Cerca  offre un'ampia gamma di opzioni per la ricerca di informazioni nel database: fornisce numerose rubriche per ogni schedario, vari operatori di confronto e operatori booleani per combinare i criteri di ricerca.

Questo articolo fornisce alcune informazioni aggiuntive per aiutarvi a sfruttare al meglio questo comando.

Ricerca negli schedari legati

Quando si richiama il comando Azione>Cerca, l'editor della formula di ricerca visualizza automaticamente le rubriche dello schedario corrente. Tuttavia, è possibile trovare i record dello schedario corrente sulla base delle schede di uno schedario legato. Ecco alcuni esempi:

• In Business, è possibile trovare indirizzi in base a fatture collegate con determinate caratteristiche, come un totale di fattura superiore o inferiore a un certo importo.
• In Finance, è possibile trovare i conti in base a registrazioni collegate con determinate caratteristiche, come il codice IVA utilizzato o la data della registrazione.
• In Staff, trovate i dipendenti sulla base di buste paga collegate con determinate caratteristiche, come l'aliquota della ritenuta alla fonte o la data di distacco.
• In BiblioMaker è possibile trovare i prestiti sulla base di schede di indirizzo collegate con determinate caratteristiche, come la classe di appartenenza dell'alunno o il tipo di lettore (giovane/adulto).

Per selezionare l'argomento dello schedario legato, selezionare lo schedario legato dal menu a comparsa sopra l'area delle rubriche, che visualizza nell'area le rubriche dello schedario legato.

Nella maggior parte dei casi, un'alternativa sarebbe quella di cercare le schede desiderate negli schedari collegati, quindi richiamare il comando Azione>Schede legate, ma questa operazione richiederebbe più passaggi per ottenere il risultato desiderato.

Modo di ricerca

Per impostazione predefinita, il risultato della ricerca crea una selezione di schede corrispondenti alla formula di ricerca definita. Tuttavia, è possibile prendere in considerazione la selezione attuale di schede ed eseguire diverse ricerche, combinando i risultati per affinare la selezione.

Nel pop-up menu Modo, selezionare il valore desiderato :

• Normale : il programma cerca le schede in base alla formula di ricerca definita, indipendentemente dalla selezione corrente di schede: le schede trovate creano una nuova selezione di schede.
• Nella selezione : il programma cerca le schede in base alla formula di ricerca definita, ma limita la ricerca alla selezione corrente di schede. Questa modalità consente quindi di affinare una selezione di schede già effettuata.
• Aggiungere alla selezione : il programma cerca le schede nell'intero schedario in base alla formula di ricerca definita. Le schede trovate vengono aggiunte alla selezione corrente di schede. In questo modo è possibile accumulare i risultati di due ricerche successive.
• Togliere dalla selezione : il programma cerca le schede in base alla formula di ricerca definita e li rimuove dalla selezione corrente di schede.

Quando si sceglie una modalità diversa da quella Normale, a sinistra del menu appare l'icona di un lucchetto. Facendo clic sul lucchetto si blocca la modalità selezionata per la ricerca successiva.

Registrare una formula di ricerca

Una formula di ricerca può essere salvata per essere riutilizzata in seguito, il che può essere utile per le ricerche effettuate di frequente.

Una volta definita la formula di ricerca, utilizzare il pulsante Salva in fondo all'editor di formule e assegnare un nome alla formula di ricerca. Se non si desidera che altri utenti abbiano accesso a questa formula di ricerca, selezionare la casella Accesso privato.

La formula di ricerca salvata può essere caricata dall'editor della formula di ricerca utilizzando il pulsante Carica.

La stessa formula di ricerca sarà disponibile anche nella barra dei favoriti  della finestra principale. È sufficiente fare clic sul nome della formula per eseguirla e trovare le schede desiderati.

Il riutilizzo di una formula di ricerca può richiedere l'adattamento della formula nel tempo. Ad esempio, se si utilizza un campo Data nella formula, si potrebbe voler adattare la data. Invece di effettuare questo adattamento ogni volta che si usa la formula, si possono usare date simboliche.

Date simboliche

Quando si compone la formula di ricerca, se si sceglie un campo di tipo Data, il programma visualizza una serie di date simboliche come Oggi, Inizio del mese corrente, Fine dell'anno precedente e così via. Se si utilizza una di queste date simboliche, la formula sarà sempre attuale, indipendentemente dal momento in cui viene eseguita.

Formule aperte

In alcuni casi, quando si crea una formula di ricerca, alcuni parametri della formula sono sconosciuti o possono cambiare. Invece di "congelare" la formula con parametri che dovranno essere modificati ogni volta che la si esegue, è possibile lasciarli aperti utilizzando il segno "?". Quando si esegue la ricerca, il software visualizza una finestra di dialogo che chiede di completare la formula con il parametro mancante.

Esempio: in Business, si cercano gli indirizzi dei clienti che hanno generato un fatturato di un certo importo. Inserendo la formula di ricerca CA anno corrente superiore o uguale a ?, il programma chiederà di inserire l'importo desiderato al momento dell'esecuzione della formula, che sarà più flessibile rispetto a un importo fisso.