Format d'import-export d'indices "Simple" - Knowledge Base Office Maker / BiblioMaker

Le format d'import et d'export prédéfini "Simple" est celui que nous recommandons d'utiliser pour échanger des données d'indices soit avec une autre base de données BiblioMaker, soit avec d'autres logiciels (par exemple lors d'une migration du catalogue et un changement de logiciel de gestion de bibliothèque).

Le fichier d'import/export est au format texte avec une marque de tabulation entre les rubriques (champs) et un saut de ligne entre les fiches (enregistrements). La table de caractères peut être UTF-8, Windows ou macOS.

Pour importer des données d'indices dans le logiciel, la méthode la plus courante consiste à préparer le fichier à importer avec un tableur comme Microsoft Excel ou LibreOffice Calc, qui permettent de définir facilement l'ordre des rubriques par déplacement de colonnes. A cet effet, la première colonne du tableau ci-dessous contient la lettre de la colonne dans laquelle doit figurer la rubrique.

L'ordre des rubriques est prédéfini :

Colonne	Rubrique	Remarque	Exemple
A	Indice	Texte	123.4
B	Définition	Texte	Histoire suisse
C	Niveau	Numérique	4

Dans le cas d’un import sous forme de texte, il est important de vérifier que la dernière fiche de la liste a bien été lue. En effet, il est fréquent d’oublier la fin de ligne avant la fin du fichier, et à ce moment BiblioMaker ne reconnait pas la fiche.

Les fiches importées disposent d’un statut «X», ce qui permet de les trouver rapidement avec la fonction Trouver et le statut «X».

Astuce : pour faciliter la préparation d'un fichier d'import, vous pouvez exporter des fiches d'indices depuis BiblioMaker en utilisant le format d'export Simple et ouvrir ce fichier dans un tableur. Vous aurez ainsi un modèle avec les colonnes dans l'ordre nécessaire. Il suffira dès lors de préparer votre fichier d'import en vous inspirant du modèle.