Comment générer une série d'événements

La commande Générer une série n’apparaît dans le menu Action que lorsque le fichier courant est celui des Événements. Le but de cette action est de provoquer la création d’une série d’événements sur la base d’une date de début, une périodicité et une date de fin, pour un ou plusieurs employés simultanément.

Le fichier des Événements étant choisi, la commande Générer une série, dans le menu Action, affiche un écran de saisie semblable à l’écran habituel d’un événement, mais complété d’un onglet intitulé Planification.

Sous l’onglet Événement, complétez les rubriques de votre choix. Les données saisies seront bien entendu répétées sur toutes les fiches générées.

Ce sera également le cas d’un document texte créé sous l’onglet Lettre ; cependant, le document en question ne pourra pas être de Type E-mail.

Onglet Planification

Le troisième onglet va vous permettre de préciser les dates et les employés pour lesquels les événements doivent être générés.

Dans le champ Date de début, indiquez la date du premier événement à créer. Si vous renseignez les rubriques Heure début, Durée et Heure fin, ces indications seront reprises dans toutes les fiches créées. Les événements seront créés jusqu’à la date que vous saisissez dans le champ Jusqu’au.

Selon le choix effectué dans le menu local Fréquence, vous pourrez affiner la planification en saisissant la valeur de votre choix dans le champ Répéter tous les. Si la fréquence choisie est hebdomadaire, mensuelle ou annuelle, des boutons s’affichent sur la droite pour vous faciliter la tâche.

Fréquence quotidienne

Les événements seront créés à partir de la Date de début, tous les x jours selon la valeur indiquée dans le champ Répéter tous les, et jusqu’à la date spécifiée dans le champ Jusqu’au.

Fréquence hebdomadaire

Si vous choisissez une Fréquence hebdomadaire, sept boutons s’affichent sur la droite pour vous permettre de choisir le(s) jour(s) de la semaine pour le(s)quel(s) les événements doivent être créés.

Au moins un des jours de la semaine doit être sélectionné, en activant le bouton correspondant. Vous pouvez activer plusieurs boutons ; cliquer sur un bouton activé le désactive.

Fréquence mensuelle

Pour une Fréquence mensuelle, un jeu de 31 boutons permet de sélectionner le(s) numéro(s) du (des) jour(s) voulu(s). Au moins un des jours du mois doit être sélectionné. Il est aussi possible, avec le second bouton radio, de choisir un jour de semaine précis dans le mois.

Fréquence annuelle

Sélectionnez le mois ainsi que le jour désirés.

Choix des employés

Dans le bas de la fenêtre, une zone de défilement permet d’indiquer le nom de l’employé qui figurera dans les fiches événements qui seront créées. Si vous mentionnez plusieurs employés, les événements seront générés pour chacun d’eux.

Si vous avez fait au préalable une sélection dans le fichier des Employés, vous pouvez l’utilisez avec l’option Sélection en cours. Pour constituer une autre sélection, cliquez sur l’option Sélection suivante. Grâce aux boutons Ajouter et Enlever, vous pouvez alors établir la liste des employés concernés.

Si vous devez générer régulièrement une série d’événements pour une sélection d’employés toujours identique, le bouton Enregistrer permet d’enregistrer cette sélection sous forme de fichier sur le disque. Le bouton Charger sert bien entendu à récupérer cette sélection.

Valider

Une fois la planification terminée, cliquez sur le bouton Valider pour lancer la création des fiches.