Wie generiere ich eine Reihe von Ereignissen?

Der Befehl Serie generieren erscheint im Menü Aktion nur wenn es sich bei der aktuellen Datei um die Ereignisdatei handelt. Mit ihm werden in einem Durchgang mehrere Ereignisse für einen oder mehrere Mitarbeiter anhand eines Anfangsdatums, einer bestimmten Häufigkeit und einem Enddatum erstellt.

Nachdem Sie die Ereignisdatei ausgewählt haben, erscheint mit dem Befehl Serie generieren im Menü Aktion ein Erfassungsbildschirm. Diese Erfassungsmaske ähnelt der üblichen Erfassungsmaske für ein Ereignis, doch sie umfasst ausserdem den Reiter Planung.

Füllen Sie im Reiter Ereignis die gewünschten Rubriken aus. Die erfassten Daten erscheinen dann auf allen generierten Karten. Das gilt auch für ein Textdokument, das anhand der Registerkarte Brief erstellt wird. Dieses Dokument kann jedoch nicht vom Typ E-Mail sein.

Reiter Planung

Im dritten Reiter können Sie die chronologischen Daten und die Mitarbeiter angeben, für welche die Ereigniskarten generiert werden sollen.

Geben Sie im Feld Anfangsdatum das Datum des als Erstes zu erstellenden Ereignisses ein. Wenn Sie die Rubriken Uhrzeit Anfang, Dauer und Uhrzeit Ende ausfüllen, werden diese Informationen auf allen erstellten Karten übernommen. Die Ereignisse werden bis zu dem Datum erstellt, das Sie im Feld Bis erfasst haben.

Entsprechend Ihrer Wahl im Popup-Menü Häufigkeit können Sie die Planung detaillierter gestalten, wenn Sie den gewünschten Wert im Feld Wiederholung alle… eingeben. Ist die gewählte Häufigkeit wöchentlich, monatlich oder jährlich, erscheinen rechts Buttons, die Ihnen die Arbeit erleichtern.

Häufigkeit: täglich

Die Ereignisse werden ab dem Anfangsdatum alle x Tage erstellt, und zwar entsprechend dem Wert, den Sie im Feld Wiederholung alle… eingegeben haben, und bis zum Datum im Feld Bis.

Häufigkeit: wöchentlich

Wenn Sie eine Häufigkeit: wöchentlich wählen, erscheinen rechts 7 Buttons, damit Sie den/die Wochentag/e wählen können, für den/die die Ereignisse erstellt werden sollen.

Mindestens ein Wochentag muss ausgewählt sein. Hierzu aktivieren Sie den entsprechenden Button. Sie können auch mehrere Buttons aktivieren. Ein Klick auf einen aktivierten Button deaktiviert ihn. Im obigen Beispiel werden die Ereignisse jede Woche von Montag bis Freitag erstellt.

Häufigkeit: monatlich

Bei Häufigkeit: monatlich können Sie anhand von 31 Buttons die gewünschten Tage zu wählen. Mindestens ein Tag im Monat muss angeklickt sein. Mit dem zweiten Radioknopf kann man auch einen bestimmten Wochentag im Monat auswählen.

Häufigkeit: jährlich

Wählen Sie den gewünschten Monat sowie den Tag aus.

Wahl der Mitarbeiter

Unten im Fenster können Sie in einem Rollbalken-Bereich den Namen des Mitarbeiters angeben, der in den zu erstellenden Ereigniskarten erscheinen wird. Geben Sie mehrere Mitarbeiter an, werden die Ereigniskarten für jeden von ihnen generiert.

Haben Sie vorher eine Auswahl in der Mitarbeiterdatei getroffen, können Sie sie mit der Option Aktuelle Auswahl verwenden. Um eine andere Auswahl zu treffen, klicken Sie auf Folgende Auswahl. Mit Hinzufügen und Entfernen können Sie die Liste mit den betroffenen Mitarbeitern erstellen.

Müssen Sie regelmässig mehrere Ereignisse für immer dieselbe Mitarbeiterauswahl erstellen, können Sie mit Speichern diese Auswahl als Datei auf der Festplatte abspeichern. Mit Laden können Sie diese Auswahl dann wieder aufgreifen.

Sichern

Sind Sie mit der Planung fertig, klicken Sie auf Sichern, damit die Karten erstellt werden.