Comment nommer votre fichier de données et définir son emplacement

Les données que vous saisissez avec Office Maker ou BiblioMaker sont stockées dans un fichier de données indépendant du logiciel. Ainsi, en cas de mise à jour ou de réinstallation du programme, vos données ne risquent pas d'être supprimées.

Nom du fichier de données

Une des premières opérations à effectuer lors de l'utilisation du logiciel consiste à créer votre fichier de données. Voici quelques recommandations pour définir son nom :

Emplacement du fichier de données

Par défaut, lorsque vous créez un fichier de données, celui-ci sera placé dans le dossier Documents/[Nom du programme] du compte utilisateur courant. Vous pouvez cependant le placer à un autre emplacement :

Avec une version monoposte du logiciel

• Si le fichier de données doit être accessible à plusieurs utilisateurs du même ordinateur disposant chacun d'un compte distinct, utilisez le dossier Macintosh HD:Users:Partagé (sur Mac) ou C:\Users\Public\Documents publics (Windows).
• Si le fichier doit être ouvert à tour de rôle par plusieurs utilisateurs travaillant chacun sur leur propre ordinateur, vous pouvez placer le fichier de données sur un serveur de fichiers. Assurez-vous que les autorisations d'accès soient définis correctement.
• Evitez de placer le fichier de données dans le dossier des applications ou le dossier du programme.
• Evitez d'ouvrir un fichier de données stocké dans un dossier Cloud tel que Dropbox, Google Drive, iCloud Drive, One Drive, etc. Si vous ouvrez le même fichier de données depuis deux ordinateurs différents en même temps, vous risquez de l'endommager.

Avec une version client-serveur du logiciel

• Il est fortement recommandé de placer le fichier sur un disque interne du serveur et non pas sur un disque distant (comme par exemple un serveur NAS). En effet, le fichier de données est ouvert en permanence et pourrait être endommagé en cas de coupure de réseau.
• Il est déconseillé de placer le fichier de données dans un dossier partagé et accessible par le réseau : en effet, le fichier de données est partagé par l’application Office Maker ou BiblioMaker Server qui utilise son propre protocole et non pas le protocole du partage de fichiers de Windows ou macOS. En plaçant le fichier de données dans un dossier partagé, il existe un risque non négligeable qu’un utilisateur sur le réseau tente d’accéder au fichier de données via le partage de fichiers et l’endommage.
• Ne placez pas votre fichier de données dans un dossier partagé «dans le cloud» (comme par exemple Dropbox, One Drive, iCloud Drive, etc.), car le principe de fonctionnement de synchronisation de ces systèmes le rend incompatible avec Office Maker et BiblioMaker. Vous pourriez endommager votre fichier de données ou travailler avec une version non à jour.

Structure des dossiers

Si vous gérez plusieurs sociétés, nous vous suggérons de créer un dossier par nom de société et pour Finance et Staff, un dossier par année d'exercice. Le résultat pourrait ressembler à celui-ci, en prenant l'exemple fictif de deux sociétés nommées Edelweiss et Sanzot :

Business

Finance

Staff

BiblioMaker