Come nominare il database e definirne la posizione

I dati inseriti con Office Maker o BiblioMaker vengono memorizzati in un database indipendente dal software. Ciò significa che se aggiornate o reinstallate il programma, non c'è il rischio che i vostri dati vengano cancellati.

Nome del database

Una delle prime operazioni da eseguire quando si utilizza il software è la creazione del database. Ecco alcuni consigli per definirne il nome:

Posizione del database

Per impostazione predefinita, quando si crea un database, questo viene collocato nella cartella Documenti/[nome del programma] dell'account utente corrente. È tuttavia possibile collocarlo in una posizione diversa:

Con una versione monoutente

• Se il database deve essere accessibile a più utenti dello stesso computer, ciascuno con un account separato, utilizzare la cartella Macintosh HD:Users:Condivisa (su Mac) o C:\Users\Publicca\Documenti pubblici (Windows).
• Se il database deve essere aperto a turno da più utenti, ognuno dei quali lavora sul proprio computer, è possibile collocare il database su un file server. Assicuratevi che le autorizzazioni di accesso siano impostate correttamente.
• Evitare di collocare il database nella cartella delle applicazioni o in quella del programma.
• Evitare di aprire un database in una cartella Cloud come Dropbox, Google Drive, iCloud Drive, One Drive, ecc. Se si apre lo stesso database da due computer diversi allo stesso tempo, si rischia di danneggiarlo.

Con una versione client-server

• Si consiglia vivamente di collocare il database sul disco interno del server e non su un disco remoto (ad esempio un server NAS). Questo perché il database è permanentemente aperto e potrebbe essere danneggiato in caso di interruzione della rete.
• Non è consigliabile collocare il database in una cartella condivisa accessibile in rete: infatti, il database viene condiviso dall'applicazione Office Maker o BiblioMaker Server che utilizza un proprio protocollo e non il protocollo di condivisione file ("file sharing") di Windows o macOS. Collocando il database in una cartella condivisa, c'è il rischio considerevole che un utente della rete cerchi di accedere al database tramite la condivisione di file e lo danneggi.
• Non collocate il vostro database in una cartella condivisa "nel cloud" (come Dropbox, One Drive, iCloud Drive, ecc.), poiché il principio di sincronizzazione di questi sistemi li rende incompatibili con Office Maker e BiblioMaker. Potreste danneggiare il vostro database o lavorare con una versione non aggiornata.

Struttura delle cartelle

Se si gestiscono più ditte, si consiglia di creare una cartella per nome della ditta e, per Finanza e Personale, una cartella per anno finanziario. Il risultato potrebbe essere il seguente, utilizzando un esempio fittizio di due ditte chiamate Edelweiss e Sanzot:

Business

Finance

Staff

BiblioMaker