Wie benenne ich meine Datendatei und bestimme ihren Speicherort ?

Die Daten, die Sie mit Office Maker oder BiblioMaker eingeben, werden in einer vom Programm unabhängigen Datendatei gespeichert. So besteht bei einer Aktualisierung oder Neuinstallation des Programms nicht die Gefahr, dass Ihre Daten gelöscht werden.

Datendateiname

Einer der ersten Schritte, die Sie bei der Verwendung der Software unternehmen, ist die Erstellung Ihrer Datendatei. Hier sind einige Empfehlungen, wie Sie ihren Namen festlegen können:

Datendateispeicherort

Wenn Sie eine Datendatei erstellen, wird sie standardmässig im Ordner Dokumente/[Programmname] des aktuellen Benutzerkontos abgelegt. Sie können sie jedoch auch an einem anderen Ort ablegen :

Mit der Einzelplatzversion

• Wenn die Datendatei für mehrere Benutzer desselben Computers zugänglich sein soll, die jeweils über ein eigenes Konto verfügen, verwenden Sie den Ordner Macintosh HD:Users:Öffentlich (auf dem Mac) oder C:\Users\Öffentlich\Öffentliche Dokumente (Windows).
• Wenn die Datei abwechselnd von mehreren Benutzern geöffnet werden soll, die jeweils an ihrem eigenen Computer arbeiten, können Sie die Datendatei auf einem Dateiserver ablegen. Achten Sie darauf, dass die Zugriffsrechte richtig eingestellt sind.
• Vermeiden Sie es, die Datendatei in den Anwendungs- oder Programmordner zu legen.
• Vermeiden Sie es, eine Datendatei zu öffnen, die in einem Cloud-Ordner wie Dropbox, Google Drive, iCloud Drive, One Drive usw. gespeichert ist. Wenn Sie dieselbe Datendatei von zwei verschiedenen Computern aus gleichzeitig öffnen, kann sie beschädigt werden.

Mit der Client-Server Version

• Es wird dringend empfohlen, die Datei auf einem internen Laufwerk des Servers zu speichern und nicht auf einem Netzlaufwerk (wie z. B. einem NAS-Server). Denn die Datendatei ist ständig geöffnet und könnte bei einem Netzwerkausfall beschädigt werden.
• Es ist abzuraten, die Datendatei in einem Ordner zu speichern, der über das Netzwerk freigegeben ist : tatsächlich wird die Datendatei über Office Maker oder BiblioMaker Server mit seinem eigenen Protokoll und nicht den Protokoll eines Fileservers veröffentlicht. Wenn Sie die Datendatei in einem auf dem Netzwerk freigegebenen Ordner speichern, gibt es ein Risiko, dass ein Benutzer auf dem Netzwerk versucht, auf die Datendatei über Filesharing zuzugreifen und sie beschädigt.
• Speichern Sie nicht Ihre Datendatei in einem im Cloud gemeinsamen Ordner (wie z.B. Dropbox, One Drive, iCloud Drive, etc.), denn die Synchronisationsfunktion solcher Lösungen ist mit Office Maker und BiblioMaker unvereinbar : Sie könnten Ihre Datendatei beschädigen oder mit einer nicht aktuellen Version der Datei arbeiten.

Ordnerstruktur

Wenn Sie mehrere Firmen verwalten, empfehlen wir Ihnen, einen Ordner pro Firmenname und für Finance und Staff einen Ordner pro Geschäftsjahr anzulegen. Das Ergebnis könnte wie folgt aussehen, wenn Sie das fiktive Beispiel zweier Firmen namens Edelweiss und Sanzot nehmen:

Business

Finance

Staff

BiblioMaker