Format d'import et d'export "Matières complètes"
Les formats d'export et d'import "Matières complètes" permettent d'échanger des fiches matières entre deux bases de données BiblioMaker. Mais vous pouvez également utiliser ces formats pour soit exporter vos matières vers un autre logiciel (tableur ou base de données) soit pour importer un répertoire de matières dans la base de données.
Le fichier d'import/export est au format texte avec une marque de tabulation entre les rubriques (champs) et un saut de ligne entre les fiches (enregistrements). La table de caractères peut être UTF-8, Windows ou macOS.
Attention, ce format est structurellement assez complexe, puisque contrairement à la majorité des autres formats d'import et d'export, il est dynamique, à savoir que le nombre de rubriques exportées dépend du nombre de renvois et éventuellement de champs sémantiques liés à chaque matière (rubriques indiquées Répété dans le tableau ci-dessous). Par conséquent, si vous ouvrez le fichier d'export dans un tableur, certaines colonnes ne contiendront pas systématiquement les mêmes rubriques d'une fiche matière à l'autre. Ceci rend compliqué un traitement manuel des données.
| Colonne | Rubrique | Remarque | Exemple |
| A | Première | Suisse | |
| B | Deuxième | Schweiz | |
| C | Troisième | Svizzera | |
| D | Quatrième | Suiza | |
| E | Cinquième | Switzerland | |
| F | Nombre de renvois | Indication du nombre de matières vers lesquelles la matière renvoie. Les 6 rubriques qui suivent sont répétées autant de fois qu'indiquées par cette rubrique. | 4 |
| Répété | Renvoi |
|
12 |
| Répété | Première | Genève | |
| Répété | Deuxième | Genf | |
| Répété | Troisième | Ginevra | |
| Répété | Quatrième | Ginebra | |
| Répété | Cinquième | Geneva | |
| Nombre de champs sémantiques | Indication du nombre de champs sémantiques liés à cette matière. Les 6 rubriques qui suivent sont répétées autant de fois qu'indiquées par cette rubrique. | 1 | |
| Répété | Code Champ sémantique | 1234 | |
| Répété | Champ sémantique principal | Géographie | |
| Répété | Champ sémantique deuxième | Geografie | |
| Répété | Champ sémantique troisième | Geografia | |
| Répété | Champ sémantique quatrième | Geografia | |
| Répété | Champ sémantique cinquième | Geography | |
| Note d'application indexeur langue 1 | Pays au milieu du continent européen | ||
| Note d'application indexeur langue 2 | Land in der Mitte des europäischen Kontinents | ||
| Note d'application indexeur langue 3 | Paese al centro del continente europeo | ||
| Note d'application indexeur langue 4 | País situado en el centro del continente | ||
| Note d'application indexeur langue 5 | Country in the middle of the European continenteuropeo | ||
| Note d'application lecteur langue 1 | Pays au milieu du continent européen | ||
| Note d'application lecteur langue 2 | Land in der Mitte des europäischen Kontinents | ||
| Note d'application lecteur langue 3 | Paese al centro del continente europeo | ||
| Note d'application lecteur langue 4 | País situado en el centro del continente europeo | ||
| Note d'application lecteur langue 5 | Country in the middle of the European continent |
Avant d’importer les matières, BiblioMaker affiche un dialogue comportant plusieurs options d’import :
Mettre à jour les matières existantes
Avec cette option cochée, BiblioMaker vérifiera que les matières importées n’existent pas déjà dans la base de données. Si c’est le cas, BiblioMaker mettra à jour ces matières : les renvois et les champs sémantiques sont effacés puis créés à partir des matières importées. Si cette option n’est pas cochée et qu’une matière lue existe déjà dans la base de données, elle sera ignorée.
Importer les renvois
Avec cette option cochée, BiblioMaker importera également les renvois de chaque matière.
Importer toutes les langues
Avec cette option cochée, BiblioMaker importera les matières en plusieurs langues (en cas de gestion d’un thesaurus multilingue). Le nombre de langues importées dépend du nombre de langues définies dans les options matières.
Importer les champs sémantiques
Avec cette option cochée, BiblioMaker importera les champs sémantiques avec les matières.
Importer les codes
Avec cette option cochée, BiblioMaker importera les codes des champs sémantiques.
Importer les notes d'application (indexeur)
Avec cette option cochée, BiblioMaker importera les notes d’application destinées à l’indexeur.
Importer les notes d'application (lecteur)
Avec cette option cochée, BiblioMaker importera les notes d’application destinées au lecteur.
BiblioMaker attribue le statut «X» aux matières importées, afin de vous permettre de les retrouver rapidement. Si des matières multilingues sont importées et que certaines matières traduites existent déjà dans la base de données, BiblioMaker leur attribue le statut «XD». Il est conseillé de remplacer le statut attribué lors de l’import par un autre statut après l’import (grâce à l’action Appliquer).
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