E-Mail-Konten konfigurieren - Knowledge Base Office Maker / BiblioMaker

Die Programme Office Maker (mit Ausnahme von Finance) und BiblioMaker sind in der Lage, E-Mails zu versenden, genauer gesagt, mit Ihrem E-Mail-Server zu kommunizieren, um E-Mails zu versenden.

Beispiele für die Verwendung :

Senden durch OM Business von Rechnungen und Mahnungen an Debitoren.
Senden durch OM Staff von Lohnabrechnungen an Mitarbeiter.
Senden durch BiblioMaker von Mahnungen an Kunden oder Bestellformulare an Lieferanten.

Die Nutzung dieser Versandfunktion setzt voraus, dass Sie mindestens 1 E-Mail-Konto haben. Die Wahl Ihres E-Mail-Hosters liegt bei Ihnen.

Damit unsere Programme mit Ihrem E-Mail-Server kommunizieren können, müssen sie entsprechend konfiguriert werden. Wenden Sie sich an Ihren Netzwerkadministrator, um den Namen des E-Mail-Server-Hosts und gegebenenfalls die Anmeldeinformationen zu erhalten.

Konfiguration erstellen

Die Konfiguration der E-Mail-Konten erfolgt im Wartungsmenü (über Ablage > Wartung) über den Befehl E-Mail-Konten konfigurieren im Menü Operationen (Office Maker) oder Diverses (BiblioMaker).

Klicken Sie im Dialog, der die E-Mail-Konten auflistet, auf die Schaltfläche Erstellen, um ein neues E-Mail-Konto hinzuzufügen. Ein Fenster öffnet sich, in dem Sie die Verbindung zu einem Microsoft-Konto, einem Google-Konto (beide Plattformen verwenden das OAuth-Protokoll) oder zu einem SMTP-Konto auswählen können.

OAuth-Konfiguration (Google und Microsoft)

Das Programm öffnet ein Fenster in Ihrem Standard-Webbrowser und Sie können sich bei einem dieser Dienste anmelden.

Nach der Anmeldung ruft das Programm die Informationen ab, die für die Kommunikation mit diesen Diensten erforderlich sind.

Dieser Dialog enthält die folgenden Rubriken:

Rubrik	Erläuterungen
Typ	Verbindungsart (OAuth oder SMTP)
Titel	Konfigurationsname. Muss einmalig sein.
E-mail-Adresse	E-Mail des Senders (zum Beispiel hans.schmidt@helsinop.ch)
Vollständiger Name	Name der Person oder der Gruppe, die mit der E-Mail-Adresse verknüpft ist (z.B. Hans Schmidt oder Verkaufsabteilung Helsinop AG).
Status	Zeigt, ob die Authentifizierung gültig ist.
Letzte Anmeldung	Datum und Zeit der letzten Anmeldung
Zuständiger Benutzer	Benutzerkonto, mit dem die E-Mail-Adresse verbunden ist. Nur dieser Anwender kann die E-Mail-Einstellungen ändern.
Abstand zwischen Mails	Zeitspanne zwischen dem Versand von zwei E-Mails. Nur auszufüllen, wenn Ihr E-Mail-Provider eine Begrenzung der Anzahl der E-Mails pro Minute festlegt.
Antworten an	E-Mail-Adresse, der eine eventuelle Antwort geschickt werden muss. Wenn die Rubrik nicht ausgefüllt ist, verwendet das Programm die E-Mail-Adresse des Absenders.
Kopie an	E-Mail-Adresse, der eine Kopie der Mail geschickt werden muss. Die Empfänger der E-Mail können die E-Mail-Adressen der Empfänger der Kopie sehen. Wenn Sie mehr als eine E-Mail-Adresse eingeben, trennen Sie diese bitte durch ein Leerzeichen oder ein Komma. Hinweis: Wenn Sie dieselbe E-Mail an mehrere Empfänger senden, erhalten die Empfänger der Kopien für jede gesendete E-Mail ein Exemplar.
Blindkopie an	E-Mail-Adresse, der eine unsichtbare Kopie der Mail geschickt werden muss. Die Empfänger der E-Mail können die E-Mail-Adressen der Empfänger der Kopie NICHT sehen. Wenn Sie mehr als eine E-Mail-Adresse eingeben, trennen Sie diese bitte durch ein Leerzeichen oder ein Komma. Hinweis: Wenn Sie dieselbe E-Mail an mehrere Empfänger senden, erhalten die Empfänger der unsichtbaren Kopien für jede gesendete E-Mail ein Exemplar.

Die Schaltfläche Test dient dazu, sich zu vergewissern, dass das E-Mail-Konto korrekt eingerichtet wurde. Wenn eine Fehlermeldung angezeigt wird, ist eine der Einstellungen falsch.

SMTP-Konfiguration

Rubrik	Erläuterungen
Typ	Verbindungsart (OAuth oder SMTP)
Titel	Konfigurationsname. Muss einmalig sein.
E-mail-Adresse	E-Mail des Senders (zum Beispiel hans.schmidt@helsinop.ch)
Vollständiger Name	Name der Person oder der Gruppe, die mit der E-Mail-Adresse verknüpft ist (z.B. Hans Schmidt oder Verkaufsabteilung Helsinop AG).
Kontoname	Kontoname auf dem Mailserver (z.B. hansschmidt oder hans. schmidt@helsinop.ch).
Authentifizierung mit Passwort	kreuzen Sie dieses Kästchen, falls eine Identifikation nötig ist, was die Rubrik Passwort erscheinen lässt.
Passwort	Passwort für den Mailserver. Wenn Sie diese Rubrik nicht ausfüllen, fragt das Programm jedes Mal, wenn Sie eine E-Mail senden, nach einem Passwort.
SMTP-Server	Adresse des Mailservers (z.B mail.helsinop.ch). Die Adresse wird Ihnen durch Ihren Provider mitgeteilt.
SMTP-Portnummer	Nötige Portnummer. Standardmässig werden die Ports 25 (keine Verschlüsselung, nicht empfohlen), 465 (SSL) und 587 (TLS, empfohlen) gebraucht. Die Portnummer wir Ihnen durch den Provider mitgeteilt.
Nicht verschlüsselte Verbindungen zulassen	Lassen Sie bei Konten, die keine sichere Authentifizierung unterstützen, die Software eine unverschlüsselte Version Ihres Benutzernamens und Passworts verwenden, um sich beim Mail-Server anzumelden.
Zuständiger Benutzer	Benutzerkonto, mit dem die E-Mail-Adresse verbunden ist. Nur dieser Anwender kann die E-Mail-Einstellungen ändern.
Abstand zwischen Mails	Zeitspanne zwischen dem Versand von zwei E-Mails. Nur auszufüllen, wenn Ihr E-Mail-Provider eine Begrenzung der Anzahl der E-Mails pro Minute festlegt.
Antworten an	E-Mail-Adresse, der eine eventuelle Antwort geschickt werden muss. Wenn die Rubrik nicht ausgefüllt ist, verwendet das Programm die E-Mail-Adresse des Absenders.
Kopie an	E-Mail-Adresse, der eine Kopie der Mail geschickt werden muss. Die Empfänger der E-Mail können die E-Mail-Adressen der Empfänger der Kopie sehen. Wenn Sie mehr als eine E-Mail-Adresse eingeben, trennen Sie diese bitte durch ein Leerzeichen oder ein Komma. Hinweis: Wenn Sie dieselbe E-Mail an mehrere Empfänger senden, erhalten die Empfänger der Kopien für jede gesendete E-Mail ein Exemplar.
Blindkopie an	E-Mail-Adresse, der eine unsichtbare Kopie der Mail geschickt werden muss. Die Empfänger der E-Mail können die E-Mail-Adressen der Empfänger der Kopie NICHT sehen. Wenn Sie mehr als eine E-Mail-Adresse eingeben, trennen Sie diese bitte durch ein Leerzeichen oder ein Komma. Hinweis: Wenn Sie dieselbe E-Mail an mehrere Empfänger senden, erhalten die Empfänger der unsichtbaren Kopien für jede gesendete E-Mail ein Exemplar.

Die Schaltfläche Test dient dazu, sich zu vergewissern, dass das E-Mail-Konto korrekt eingerichtet wurde. Wenn eine Fehlermeldung angezeigt wird, ist eine der Einstellungen falsch.

Registerkarte Bewilligungen

Definieren Sie auf dieser Registerkarte die Benutzerkonten, die das E-Mail-Konto verwenden dürfen.

Wenn Sie das Kästchen Reservierte Zugriffe ankreuzen, können Sie dann jeden autorisierten Benutzer auswählen (links neben jedem autorisierten Benutzer erscheint ein Häkchen).

Wenn Sie das Kontrollkästchen Reservierte Zugriffe deaktivieren, können nur der Administrator und der verantwortliche Benutzer dieses E-Mail-Konto beim Senden einer E-Mail auswählen.

Konfiguration bearbeiten

Sie ändern eine Konfiguration mit der Schaltfläche Ändern im Dialog, der die Konfigurationen auflistet. Das Programm zeigt ein Fenster an, das dem beim Erstellen einer Konfiguration ähnelt.

Sie können den Verbindungstyp ändern (z. B. eine SMTP-Verbindung in eine OAuth-Verbindung umwandeln) oder einzelne Einstellungen ändern.

Bei einer OAuth-Konfiguration können Sie eine Konfiguration mit der Schaltfläche Papierkorb zurücksetzen.

Wenn der Status anzeigt, dass die Authentifizierung ungültig ist, klicken Sie auf die Schaltfläche mit dem Logo der Plattform, um sich erneut zu authentifizieren.

Eine erneute Authentifizierung wird von einer OAuth-Plattform nur verlangt, wenn bei Microsoft seit 90 Tagen und bei Google seit 180 Tagen keine E-Mails gesendet wurden.