Configurer les comptes e-mail - Knowledge Base Office Maker / BiblioMaker

Les programmes Office Maker (à l'exception de Finance) et BiblioMaker sont en mesure d'envoyer des e-mails, ou plus précisément de communiquer avec votre serveur de messagerie afin d'envoyer des courriers électroniques.

Exemples d'utilisation :

Envoi par OM Business de factures et de rappels aux débiteurs.
Envoi par OM Staff de fiches salaires aux employés.
Envoi par BiblioMaker de rappels de prêts aux lecteurs ou de bulletins de commande aux fournisseurs.

L'utilisation de cette fonction d'envoi nécessite que vous disposiez d'au moins 1 compte e-mail. Le choix de votre hébergeur de messagerie vous appartient.

Pour que nos programmes puissent communiquer avec votre serveur de messagerie, ils doivent être configurés de manière adéquate. Veuillez vous renseigner auprès de votre administrateur réseau pour obtenir le nom de l'hébergeur de votre serveur de messagerie et le cas échéant les paramètres de connexion.

Création d'une configuration

La configuration des comptes e-mails s'effectue dans la Maintenance (accessible via la commande Fichier>Maintenance) en appelant la commande Configurer les comptes e-mail dans le menu Opérations (Office Maker) ou Divers (BiblioMaker).

Dans le dialogue listant les comptes e-mail, cliquez sur le bouton Créer afin d'ajouter un compte e-mail. Une fenêtre s'affiche, offrant le choix de la connexion à un compte Microsoft, Google (les deux plateformes utilisant le protocole OAuth) ou à un compte SMTP.

Configuration OAuth (Google et Microsoft)

Le programme ouvre une fenêtre dans votre navigateur web par défaut et vous pouvez vous connecter à votre compte sur l'une de ces plateformes.

Une fois la connexion établie, le programme récupère les informations nécessaires pour communiquer avec ces plateformes.

Les rubriques de la configuration sont les suivantes :

Rubrique	Explications
Type	Type de connexion (OAuth ou SMTP)
Titre	Nom de la configuration afin de distinguer les différents comptes e-mail
Adresse e-mail	Adresse e-mail liée au compte
Nom complet	Nom de la configuration sur la plateforme.
Statut	Indique si l'authentification est valide ou non
Dernière connexion	Date et heure de la dernière connexion
Utilisateur responsable	Compte utilisateur à qui est associée l'adresse e-mail. Seul cet utilisateur peut modifier les paramètres du compte e-mail.
Délai entre les e-mails	Délai entre l'envoi de deux e-mails. Ne doit être renseigné que si votre hébergeur fixe une limite du nombre de mail à envoyer par minute.
Répondre à	Adresse e-mail à laquelle une éventuelle réponse doit être envoyée. Si la rubrique n'est pas renseignée, le programme utilisera l'adresse e-mail de l'expéditeur.
Adresses cc	Adresses e-mail à qui une copie du message doit être envoyée. Les destinataires du message pourront voir l'adresse e-mail des destinataires de la copie. Si vous saisissez plusieurs adresses e-mail, veuillez les séparer par une espace ou une virgule. Remarque : si vous envoyez le même e-mail à plusieurs destinataires, les destinataires des copies recevront une copie pour chaque e-mail envoyé.
Adresses cci	Adresses e-mail à qui une copie invisible du message doit être envoyée. Les destinataires du message ne pourront pas voir l'adresse e-mail des destinataires de la copie. Si vous saisissez plusieurs adresses e-mail, veuillez les séparer par une espace ou une virgule.  Remarque : si vous envoyez le même e-mail à plusieurs destinataires, les destinataires des copies invisibles recevront une copie pour chaque e-mail envoyé.

Le bouton Test permet de s'assurer que la compte e-mail a été défini correctement. Si un message d'erreur s'affiche, c'est qu'un des paramètres est incorrect.

Configuration SMTP

Rubrique	Explications
Type	Type de connexion (OAuth ou SMTP)
Titre	Nom de la configuration afin de distinguer les différents comptes e-mail
Adresse e-mail	Adresse e-mail à utiliser (par exemple jean.dupont@helsinop.ch)
Nom complet	Nom «en clair» de la personne ou du groupe représenté par l'adresse e-mail (par exemple Jean Dupont ou Service commercial Helsinop SA).
Nom de compte	Nom de compte auprès du serveur de messagerie (par exemple jeandupont ou jean. dupont@masociete.ch).
Authentification par mot de passe	Cochez cette case si une authentification est nécessaire, ce qui fait apparaître la rubrique Mot de Passe.
Mot de passe	Mot de passe d'authentification auprès du serveur de messagerie. Si vous ne renseignez pas cette rubrique, le programme réclamera un mot de passe lors de chaque envoi d'e-mail.
Serveur SMTP	Adresse du serveur d'envoi de messages (par exemple mail.helsinop.ch). L'adresse vous est communiquée par la société gérant votre serveur de messagerie.
No de port SMTP	N° de port à utiliser. Les ports couramment utilisés sont 25 (non sécurisé, déconseillé, voire non supporté par votre hébergeur), 465 (SSL) et 587 (TLS, le plus sécurisé, recommandé). Le n° de port vous est communiqué par la société gérant votre serveur de messagerie.
Autoriser les connexions non sécurisées	Pour les comptes qui ne prennent pas en charge l’authentification sécurisée, faites en sorte que le logiciel utilise une version non chiffrée de votre nom d’utilisateur et de votre mot de passe pour se connecter au serveur de messagerie.
Utilisateur responsable	Compte utilisateur à qui est associée l'adresse e-mail. Seul cet utilisateur peut modifier les paramètres du compte e-mail.
Délai entre les e-mails	Délai entre l'envoi de deux e-mails. Ne doit être renseigné que si votre hébergeur fixe une limite du nombre de mail à envoyer par minute.
Répondre à	Adresse e-mail à laquelle une éventuelle réponse doit être envoyée. Si la rubrique n'est pas renseignée, le programme utilisera l'adresse e-mail de l'expéditeur.
Adresses cc	Adresses e-mail à qui une copie du message doit être envoyée. Les destinataires du message pourront voir l'adresse e-mail des destinataires de la copie. Si vous saisissez plusieurs adresses e-mail, veuillez les séparer par une espace ou une virgule. Remarque : si vous envoyez le même e-mail à plusieurs destinataires, les destinataires des copies recevront une copie pour chaque e-mail envoyé.
Adresses cci	Adresses e-mail à qui une copie invisible du message doit être envoyée. Les destinataires du message ne pourront pas voir l'adresse e-mail des destinataires de la copie. Si vous saisissez plusieurs adresses e-mail, veuillez les séparer par une espace ou une virgule.  Remarque : si vous envoyez le même e-mail à plusieurs destinataires, les destinataires des copies invisibles recevront une copie pour chaque e-mail envoyé.

Le bouton Test permet de s'assurer que la compte e-mail a été défini correctement. Si un message d'erreur s'affiche, c'est qu'un des paramètres est incorrect.

Onglet Autorisations

Définissez à cet onglet les comptes utilisateurs qui auront l'autorisation d'utiliser le compte e-mail.

Si vous cochez la case Accès réservé, vous pourrez ensuite sélectionner chaque utilisateur autorisé (une coche s'affiche à gauche de chaque utilisateur autorisé).

Si vous décochez la case Accès réservés, seul l'Administrateur et l'utilisateur responsable pourront sélectionner ce compte e-mail au moment d'envoyer un courrier électronique.

Modification d'une configuration

Vous modifiez une configuration à l'aide du bouton Modifier dans le dialogue listant les configurations. Le programme affiche une fenêtre identique à celle de la création d'une configuration.

Vous pouvez modifier le type de connexion (convertir une connexion SMTP en OAuth ou vice-versa) ou des paramètres individuels.

Pour une configuration OAuth, vous réinitialisez une configuration avec le bouton Corbeille.

Si le statut indique que l'authentification n'est pas valide, cliquez sur le bouton contenant le logo de la plateforme afin de vous identifier à nouveau auprès d'elle.

Une ré-authentification n'est exigée par une plateforme OAuth que si aucun e-mail n'a été envoyé pendant un laps de temps de 90 jours chez Microsoft et 180 jours chez Google.