Accès au générateur de rapports
Outre les listes prédéfinies offertes par le programme, vous pouvez définir des listes et des tableaux personnalisés, incluant des rubriques de votre choix, rubriques sur lesquelles peuvent porter certains calculs statistiques.
Le générateur de rapports permet de créer des états de sortie, c’est-à-dire des documents destinés à être imprimés, ou des formats d’export de données. Les documents que vous créez ainsi en fonction de vos propres besoins viennent s’ajouter aux formats prédéfinis, dans le dialogue d’impression ou dans le dialogue d’export.
Remarque : le générateur de rapports n'est pas disponible dans la version Light des logiciels.
Il est important de choisir d’abord le fichier à partir duquel le rapport doit être créé. Par exemple, pour créer une liste des articles dans Business, il faut que le fichier des Articles-Prestations soit le fichier courant. Dans Staff, on partira du fichier des Employés pour créer une liste personnalisée des employés. Et dans BiblioMaker, le fichier courant doit être les Documents afin de définir une liste personnalisée de documents.
| Créer un format d'impression | Créer un format d'export |
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Choisissez la commande Imprimer, dans le menu Fichier. Dans la fenêtre d’impression, le bouton Créer donne accès aux différents modules intégrés. Sélectionnez Rapport et cliquez sur OK. Ceci vous permet de créer un nouveau rapport. Pour modifier un rapport existant, sélectionnez son nom et cliquez sur le bouton Modifier de la fenêtre d’impression. |
Choisissez la commande Exporter, dans le menu Fichier. Dans la fenêtre d'export, le bouton Créer donne accès aux différents modules intégrés. Sélectionnez Rapport et cliquez sur OK. Ceci vous permet de créer un nouveau format d'export. Pour modifier un format existant, sélectionnez son nom et cliquez sur le bouton Modifier de la fenêtre d’export. |
Choix du fichier de base
Dans certains cas, le fichier de base doit être indiqué plus précisément. Depuis le fichier des Adresses de Business, par exemple, les choix ci-dessous vous seront proposés :
- Adresses
- Adresses secondaires
- Téléphones et liens
- Liens Enumérations-Adresses
En choisissant Adresses, une liste contiendra autant de lignes qu’il y a de fiches Adresses dans la sélection. Si vous choisissez Adresses secondaires, la liste imprimera une ligne pour chaque adresse secondaire liée à une des fiches Adresse de la sélection.
Autre exemple : dans Staff, si vous partez du fichier des Salaires, vous aurez le choix entre Salaires et Lignes de salaires. En choisissant Salaires, chaque ligne d’une liste correspondra aux données d’une fiche Salaire dans sa globalité. Le détail des lignes de la fiche Salaire ne pourra pas être imprimé.
En revanche, en partant des Lignes de salaires, chaque ligne de la liste correspondra à une ligne de la fiche Salaire. Dans un tel rapport, les lignes seront alors généralement triées par la rubrique No série salaire, de façon à regrouper toutes les lignes d’une même fiche Salaire. Mais d’autres critères de tri peuvent être préférés : en effet, le tri déterminera les valeurs statistiques que vous pourrez obtenir dans une ligne de sous-total.
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