Zugriff auf den Listengenerator - Knowledge Base Office Maker / BiblioMaker

Neben den vordefinierten Listen, die das Programm anbietet, können Sie auch eigene Listen und Tabellen definieren, die Felder Ihrer Wahl enthalten, auf die sich bestimmte statistische Berechnungen beziehen können.

Mit dem Listengenerator können Sie Ausgabeberichte, d. h. Dokumente zum Ausdrucken, oder Formate für den Datenexport erstellen. Die Dokumente, die Sie auf diese Weise nach Ihren eigenen Bedürfnissen erstellen, werden den vordefinierten Formaten hinzugefügt, und zwar im Druckdialog oder im Exportdialog.

Hinweis: Der Listengenerator ist in der Light-Version der Software nicht verfügbar.

Es ist wichtig, dass Sie zuerst die Datei auswählen, aus der der Bericht erstellt werden soll. Um beispielsweise in Business eine Artikelliste zu erstellen, muss die Datei Artikel-Leistungen die aktuelle Datei sein. In Staff wird man von der Datei Mitarbeiter ausgehen, um eine benutzerdefinierte Liste der Mitarbeiter zu erstellen. Und in BiblioMaker muss die aktuelle Datei Dokumente sein, um eine benutzerdefinierte Liste von Dokumenten zu definieren.

Druckformat erstellen

Exportformat erstellen

Wählen Sie den Befehl Drucken im Menü Ablage.

Im Druckfenster erteilt Ihnen die Schaltfläche Erstellen Zugriff auf die verschiedenen integrierten Modulen. Wählen Sie Listen aus und klicken Sie auf OK. So können Sie einen neuen Bericht erstellen.

Wenn Sie einen bestehenden Bericht ändern möchten, wählen Sie seinen Namen aus und klicken auf den Button Ändern im Druckfenster.

Wählen Sie den Befehl Exportieren im Menü Ablage.

Im Exportfenster erteilt Ihnen die Schaltfläche Erstellen Zugriff auf die verschiedenen integrierten Modulen. Wählen Sie Listen aus und klicken Sie auf OK. So können Sie einen neuen Bericht erstellen.

Wenn Sie einen bestehenden Bericht ändern möchten, wählen Sie seinen Namen aus und klicken auf den Button Ändern im Exportfenster.

Auswahl der Basisdatei

In bestimmten Fällen muss die Basisdatei genauer angegeben werden. Ab der Adressdatei von Business zum Beispiel wird Ihnen die folgende Auswahl vorgeschlagen :

Adressen
Zweitadressen
Telefon und Verbindungen
Verbindung Aufzählungen-Adressen

Wenn Sie Adressen wählen, wird eine Liste genauso viele Zeilen enthalten wie es Adressaufnahmen in der Auswahl gibt. Wenn Sie Zweitadressen wählen, druckt die Liste eine Zeile für jede Zweitadresse, die mit einer der Adressaufnahmen der Auswahl verknüpft ist.

Nehmen wir ein anderes Beispiel: Ab der Datei der Lohnabrechnungen in Staff, haben Sie die Wahl zwischen Lohnabrechnungen und Lohnabrechnungen-Zeilen. Wenn Sie Lohnabrechnungen auswählen, wird jede Zeile einer Liste den Daten einer Lohnabrechnung in ihrer Gesamtheit entsprechen. Es ist nicht möglich, für die Lohnabrechnung die einzelnen Daten der Zeilen auszudrucken.

Wenn man hingegen von den Lohnabrechnungen-Zeilen ausgeht, wird jede Zeile der Liste einer Lohnabrechnungen-Zeile entsprechen. In einem solchen Bericht werden also die Zeilen generell durch die Rubrik Serien-Nr. Lohn sortiert, so dass alle Zeilen für ein und dieselbe Lohnabrechnung zusammengefasst werden. Es können jedoch auch andere Sortierkriterien bevorzugt werden: die Sortierung wird nämlich die statistischen Werte ermitteln, die Sie in einer Zwischentotalzeile erhalten können.