Comment faire pour éviter d'afficher certains documents dans le catalogue en ligne ?

Il peut arriver qu'une bibliothèque dispose de documents à usage interne qu'elle saisit dans son catalogue, mais qu'elle ne souhaite pas afficher dans le catalogue en ligne pour les usagers de la bibliothèque.

Voici comment faire en sorte que ces documents n'apparaissent pas dans le catalogue en ligne :

1. Dans la gestion des comptes utilisateurs (dans la Maintenance, via le menu Maintenance>Configurer les utilisateurs) créez ou modifiez un compte qui sera rattaché à la recherche publique web (les visiteurs du catalogue en ligne hériteront des autorisations de ce compte). Dans les autorisations de ce compte, veillez à ce que la case Accès aux données confidentielles ne soit pas cochée.
2. Dans les paramètres du catalogue en ligne (dans la Maintenance, via le menu Web>Configurer la recherche publique web), à l'onglet Général, choisissez dans le menu pop-up Utilisateur le compte créé ou modifié à l'étape précédente.
3. Dans la fiche du Document, à l'onglet Données locales, cochez la case Confidentiel.

Les deux premières étapes sont à exécuter une seule fois, la troisième étape à exécuter pour chaque document à filtrer dans le catalogue en ligne.

Remarque : si vous souhaitez que certains comptes utilisateurs non liés au catalogue en ligne (par exemple des aides-bibliothécaires) ne puissent pas accéder à ces documents confidentiels, vous pouvez également leur retirer l'autorisation (voir l'étape 1).