Comment générer et exporter les écritures comptables ?

Si le logiciel Office Maker Business a été correctement configuré, les différentes activités comme la création de factures, paiement et notes de crédits débiteurs ou créanciers peuvent faire l'objet d'écritures comptables que vous pourrez récupérer dans votre logiciel de comptabilité.

Pour une plus grande transparence, le transfert des données vers un programme de comptabilité se fait en trois étapes : la première consiste à effectuer la Préparation comptable ; ensuite, on procède à l’Export des données; enfin, les données exportées sous forme de fichier sur le disque sont importées dans le logiciel comptable.

La première étape génère une série de fiches dans le fichier Préparation comptable (accessible via le menu Autres), contenant toutes les données nécessaires à la création du fichier d’export. Les données en question sont extraites essentiellement des fichiers Factures, Paiements et Notes de crédit des modules Débiteurs et Créanciers.

1. Générer les écritures comptables

Pour effectuer la Préparation comptable, cliquez sur le bouton Générer les écritures au bas de la fenêtre principale ou appelez la commande Action>Générer les écritures. Une fenêtre de dialogue vous est présentée.

L’option Pièces non encore exportées est cochée par défaut. Office Maker recherche les pièces qui n’ont encore jamais été exportées dans tous les fichiers indiqués, pour autant qu’ils soient cochés.

Si vous préférez procéder chronologiquement, choisissez l’option Du... Au... et indiquez les dates de début et de fin.

L’option Sélection en cours permet de ne traiter que les pièces que vous aurez sélectionnées au préalable. Le nombre de fiches sélectionnées est alors indiqué pour chaque fichier.

Si vous avez effectué normalement l’Export comptable suite à la précédente Préparation comptable, les fiches déjà existantes seront éliminées si l’option Supprimer écritures précédentes reste cochée.

Si elle n’est pas cochée, les écritures générées seront ajoutées aux précédentes, ce qui s’avérera utile si vous préférez effectuer la Préparation comptable en plusieurs étapes.

A la fin de l’opération, le programme affiche le dialogue suivant : «Marquer les pièces comme exportées?»

En cliquant sur le bouton OK, les fiches qui viennent de faire l’objet de la Préparation comptable seront considérées comme ayant généré des écritures. Ceci évite de les exporter par erreur une deuxième fois lors de la prochaine Préparation comptable (à la condition de cocher l’option Pièces non encore exportées).

Si vous décidez d’Annuler, les pièces ne sont pas marquées comme étant exportées, mais les fiches générées dans la Préparation comptable ne sont pas pour autant supprimées.

2. Exporter les écritures générées

Après avoir effectué la Préparation comptable, vous devez exporter ces pièces. Choisissez simplement la commande Exporter dans le menu Fichier.

Pour obtenir un fichier destiné à être importé dans Office Maker Finance, choisissez le format Échange Office Maker et cliquez sur le bouton Exporter.

Le Format texte permet de préparer un fichier pour d’autres logiciels qu’Office Maker Finance. Consultez Micro Consulting pour plus d’informations.

Donnez un nom au fichier qui sera créé sur le disque, choisissez son emplacement et cliquez sur Enregistrer. Une fois l’opération terminée, le fichier exporté est représenté par une icône sur le disque. Il ne reste plus qu’à l’importer dans le logiciel comptable.

3. Importer dans le logiciel comptable les écritures

Si vous utilisez Office Maker Finance, choisissez la commande Importer depuis le fichier des Écritures. Sélectionnez le format Échange Office Maker et cliquez sur le bouton Importer, puis désignez simplement le fichier créé à l’étape précédente.

Consultez le manuel de référence d’Office Maker Finance si vous avez besoin de plus d’informations.