Wie können Buchhaltungsbuchungen erzeugt und exportiert werden ?

Wenn die Office Maker Business-Software korrekt konfiguriert wurde, können die verschiedenen Aktivitäten wie die Erstellung von Rechnungen, Zahlungen und Gutschriften Gegenstand von Buchhaltungsbuchungen sein, die Sie in Ihrer Buchhaltungssoftware abrufen können.

Für mehr Transparenz erfolgt die Übertragung der Daten an ein Buchhaltungsprogramm in drei Schritten: Der erste Schritt ist die Buchhaltungsvorbereitung, der zweite Schritt ist der Datenexport, und die als Datei auf Festplatte exportierten Daten werden in die Buchhaltungssoftware importiert.

Der erste Schritt erzeugt eine Reihe von Datensätzen in der Datei Buchhaltungsvorbereitung (auf die über das Menü Andere zugegriffen wird), die alle für die Erstellung der Exportdatei erforderlichen Daten enthält. Die betreffenden Daten stammen hauptsächlich aus den Dateien der Rechnungen, Zahlungen und Gutschriften der Module Debitoren und Kreditoren.

1. Buchhaltungsbuchungen erzeugen

Um die Vorbereitung der Buchhaltung durchzuführen, klicken Sie auf die Schaltfläche Buchungen erstellen… im unteren Teil des Hauptfensters oder rufen Sie den Befehl Aktion>Buchungen erstellen auf. Sie gelangen auf ein Dialogfenster.

Die Option Noch nicht exportierte Belege ist standardmässig angekreuzt. Office Maker sucht in allen angegebenen Dateien nach Belegen, die noch nicht exportiert wurden, sofern sie angekreuzt werden.

Wenn Sie es vorziehen, chronologisch vorzugehen, wählen Sie die Option Vom... Bis... und geben Sie das Anfangs- und Enddatum ein.

Mit der Option Aktuelle Auswahlen können Sie nur die Belege bearbeiten, die Sie zuvor ausgewählt haben. Die Anzahl der ausgewählten Datensätze wird dann für jede Datei angegeben.

Wenn Sie den Buchhaltungsexport wie gewohnt im Anschluss an die vorherige Buchhaltungsvorbereitung durchgeführt haben, werden die bereits vorhandenen Datensätze eliminiert, wenn die Option Vorherige Buchungen löschen angekreuzt bleibt.

Wenn sie nicht angekreuzt ist, werden die erzeugten Buchungen zu den vorherigen hinzugefügt, was nützlich ist, wenn Sie es vorziehen, die Buchhaltungsvorbereitung in mehreren Schritten durchzuführen.

Am Ende des Vorgangs zeigt das Programm das folgende Dialogfeld an: "Belege als exportiert kennzeichnen?"

Wenn Sie auf die Schaltfläche OK klicken, werden die Datensätze, die gerade der Buchhaltungsvorbereitung unterzogen wurden, als generierte Buchungen betrachtet. Dadurch wird verhindert, dass sie bei der nächsten Buchhaltungsvorbereitung versehentlich ein zweites Mal exportiert werden (vorausgesetzt, Sie kreuzen die Option Noch nicht exportierte Belege an).

Wenn Sie sich für Abbrechen entscheiden, werden die Belege nicht als exportiert markiert, aber die in der Buchhaltungsvorbereitung erzeugten Datensätze werden nicht gelöscht.

2. Generierte Buchungen exportieren

Nachdem Sie die Buchhaltungsvorbereitung durchgeführt haben, müssen Sie diese Belege exportieren. Wählen Sie einfach den Befehl Exportieren aus dem Menü Ablage.

Um eine Datei zu erhalten, die in Office Maker Finance importiert werden soll, wählen Sie das Office Maker Datenaustausch-Format und klicken Sie auf die Schaltfläche Exportieren.

Das Textformat ermöglicht es Ihnen, eine Datei für andere Software als Office Maker Finance vorzubereiten. Konsultieren Sie Micro Consulting für weitere Informationen.

Geben Sie der Datei, die auf dem Datenträger erstellt werden soll, einen Namen, wählen Sie den Speicherort und klicken Sie auf Sichern. Sobald der Vorgang abgeschlossen ist, wird die exportierte Datei durch ein Symbol auf der Festplatte dargestellt. Sie muss nur noch in die Buchhaltungssoftware importiert werden.

3. Buchungen in die Buchhaltungssoftware importieren

Wenn Sie Office Maker Finance verwenden, wählen Sie den Befehl Import aus der Datei der Buchungen. Wählen Sie das Office Maker Datenaustausch-Format und klicken Sie auf die Schaltfläche Importieren, dann benennen Sie einfach die im vorherigen Schritt erstellte Datei.

Konsultieren Sie das Office Maker Finance Referenzhandbuch, wenn Sie weitere Informationen benötigen.