Come generare ed esportare le registrazioni contabili ?

Se il software Office Maker Business è stato configurato correttamente, le diverse attività come la creazione di fatture, pagamenti e note di credito per debitori o creditori possono essere oggetto di registrazioni contabili che si possono recuperare nel software di contabilità.

Per una maggiore trasparenza, il trasferimento dei dati a un programma di contabilità avviene in tre fasi: la prima fase è la preparazione della contabilità; la seconda fase è l'esportazione dei dati; la terza fase è l'importazione dei dati esportati come file su disco nel software di contabilità.

La prima fase genera una serie di registrazioni nello schedario di Preparazione contabile (accessibile dal menu Altri), contenente tutti i dati necessari per creare il file di esportazione. I dati in questione sono estratti principalmente dai file Fatture, Pagamenti e Note di credito dei moduli Debitori e Creditori.

1. Generare le registrazioni contabili

Per eseguire la preparazione della contabilità, fare clic sul pulsante Genera le registrazioni nella parte inferiore della finestra principale o richiamare il comando Azione>Genera le registrazioni. Verrà presentata una finestra di dialogo.

L'opzione Documenti non ancora esportati è selezionata per impostazione predefinita. Office Maker cerca i documenti non ancora esportati in tutti gli schedari specificati, purché siano selezionati.

Se si preferisce procedere cronologicamente, scegliere l'opzione Dal... Al... e specificare le date di inizio e fine.

L'opzione Selezioni in corso consente di elaborare solo i documenti precedentemente selezionati. Per ogni schedario viene indicato il numero di schede selezionate.

Se l'esportazione contabile è stata eseguita normalmente dopo la preparazione contabile precedente, le registrazioni già esistenti verranno eliminate se l'opzione Cancella registrazioni precedenti rimane selezionata.

Se non è selezionata, le registrazioni generate verranno aggiunte a quelle precedenti, il che è utile se si preferisce eseguire la preparazione contabile in più fasi.

Al termine dell'operazione, il programma visualizza la seguente finestra di dialogo: "Confermare l'export?

Facendo clic sul pulsante OK, le registrazioni che sono state appena sottoposte alla preparazione contabile saranno considerate come registrazioni generate. In questo modo si evita che vengano esportati per errore una seconda volta durante la prossima preparazione contabile (a condizione che sia selezionata l'opzione Documenti non ancora esportati).

Se si sceglie Annulla, i documenti non vengono contrassegnati come esportati, ma le anagrafiche generate nella preparazione contabile non vengono cancellate.

2. Esportazione delle registrazioni generate

Dopo aver eseguito la preparazione contabile, è necessario esportare questi documenti. È sufficiente scegliere il comando Esporta dal menu File.

Per ottenere un file da importare in Office Maker Finance, scegliere il formato Office Maker Exchange e fare clic sul pulsante Esporta.

Il formato Testo consente di preparare un file per un software diverso da Office Maker Finance. Per ulteriori informazioni, consultare Micro Consulting.

Assegnare un nome al file che verrà creato sul disco, sceglierne la posizione e fare clic su Salva. Al termine dell'operazione, il file esportato è rappresentato da un'icona sul disco. Non resta che importarlo nel software di contabilità.

3. Importare le registrazioni nel software di contabilità

Se si utilizza Office Maker Finance, scegliere il comando Importa dallo schedario Registrazioni. Selezionare il formato Office Maker Exchange e fare clic sul pulsante Importa, quindi puntare semplicemente al file creato nel passaggio precedente.

Per ulteriori informazioni, consultare il manuale di riferimento di Office Maker Finance.