Comment générer des écritures comptables ?

Si le logiciel Office Maker Staff a été correctement configuré, la création de fiches de salaires peut faire l'objet d'écritures comptables que vous pourrez récupérer dans votre logiciel de comptabilité.

Pour une plus grande transparence, le transfert des données vers un programme de comptabilité se fait en trois étapes : la première consiste à effectuer la Préparation comptable ; ensuite, on procède à l’Export des données; enfin, les données exportées sous forme de fichier sur le disque sont importées dans le logiciel comptable.

La première étape génère une série de fiches dans le fichier Préparation comptable (accessible via le menu Données), contenant toutes les données nécessaires à la création du fichier d’export. Les données en question sont extraites du fichier Lignes de salaires. Seuls les genres de salaires dont l’option Export comptable est cochée sont pris en compte.

1. Générer les écritures comptables

Pour effectuer la Préparation comptable, cliquez sur le bouton Générer écritures au bas de la fenêtre principale. Il est également possible de lancer l’opération depuis le fichier des Salaires en choisissant la commande Générer écritures dans le menu Action. La fenêtre de dialogue qui s’affiche vous permet de choisir entre deux options :

La préparation comptable se fait en général avant le verrouillage des salaires. L’option Salaires non verrouillés étant cochée par défaut, tous les salaires non verrouillés seront pris en compte. Si vous préférez choisir les salaires qui doivent faire l’objet de la préparation comptable, il suffit de sélectionner au préalable les fiches concernées dans le fichier des Salaires. Si 19 fiches salaires sont sélectionnées, vous choisirez alors l’option Sélection des 19 salaires en cours.

Lorsque vous demandez la préparation comptable, les écritures qui s’y trouvent déjà (et qui ont normalement servi à générer le précédent export comptable) sont en principe supprimées. L’option Supprimer les écritures précédentes est en effet cochée par défaut. Si vous préférez cumuler les écritures générées dans la préparation comptable, il suffit de désactiver cette option.

Après avoir cliqué sur le bouton OK, les écritures sont générées de la façon suivante :

Pour chaque ligne (correspondant à un Genre de salaire dans la fiche duquel la case Export comptable est cochée) de chaque fiche Salaire :

• s’il n’y a pas de Centre d’analyse défini dans la fiche Salaire ou la fiche de l’Employé correspondant, une ligne de préparation comptable est générée.
•  si les Centres d’analyse sont définis dans la fiche Salaire ou la fiche de l’Employé, le total de la ligne de salaire est réparti selon cette clef de répartition et une ligne de préparation comptable est générée pour chaque Centre d’analyse.

2. Exporter les écritures générées

Après avoir effectué la Préparation comptable, vous devez exporter ces pièces. Choisissez simplement la commande Exporter dans le menu Fichier.

Pour obtenir un fichier destiné à être importé dans Office Maker Finance, choisissez le format Échange Office Maker et cliquez sur le bouton Exporter.

Le format Export comptable permet de préparer un fichier pour d’autres logiciels qu’Office Maker Finance. Consultez Micro Consulting pour plus d’informations.

Donnez un nom au fichier qui sera créé sur le disque, choisissez son emplacement et cliquez sur Enregistrer. Une fois l’opération terminée, le fichier exporté est représenté par une icône sur le disque. Il ne reste plus qu’à l’importer dans le logiciel comptable.

3. Importer dans le logiciel comptable les écritures

Si vous utilisez Office Maker Finance, choisissez la commande Importer depuis le fichier des Écritures. Sélectionnez le format Échange Office Maker et cliquez sur le bouton Importer, puis désignez simplement le fichier créé à l’étape précédente.

Consultez le manuel de référence d’Office Maker Finance si vous avez besoin de plus d’informations.