Comment générer des écritures comptables depuis Office Maker Staff ?

Les données salariales générées par Staff peuvent faire l'objet d'écritures comptables à exporter dans le logiciel Office Maker Finance, vous évitant ainsi une fastidieuse double saisie.

Pour que l'échange de données fonctionne à satisfaction, il est indispensable que le programme ait été configuré correctement. Voici les conditions à remplir:

• Définissez les comptes dans le fichier du Plan comptable. Ce plan comptable doit être rigoureusement identique à celui enregistré dans votre logiciel comptable. Si vous utilisez Staff et Finance, choisissez le format d'export-import "Echange Office Maker" pour harmoniser les plans comptables entre les deux logiciels.
  
• Dans le fichier des Genres de salaires, les fiches dont la rubrique Export comptable contient la valeur Oui feront l'objet de l'export comptable. Vous pouvez modifier les comptes et contreparties dans ces fiches. Les genres de salaires commençant par 7 concernent les lignes de la part patronale.
  
• Dans le fichier de la Préparation comptable, le compte de passage par défaut est le 9999. Modifiez ce compte de passage si nécessaire.
  

L'échange de données comptables s'effectue en trois étapes successives.

1. Lors de la première étape, effectuez la Préparation comptable : le programme génère les écritures nécessaires.
2. Lors de la deuxième étape, exportez dans un fichier sur le disque de l'ordinateur les écritures générées.
3. Lors de la troisième étape, importez le fichier des écritures dans votre logiciel comptable.
   

Voyons pas à pas ces différentes étapes.

1. Préparation comptable

Dans le fichier des Salaires, isolez les fiches du mois désiré, puis cliquez sur le bouton Générer les écritures.

Un dialogue s'affiche, qui offre deux options :

• Salaires non verrouillés : seuls les salaires non verrouillés feront l'objet d'une écriture comptable.
• X salaires sélectionnés : les salaires sélectionnés au préalable feront l'objet d'une écriture comptable.
  

Après validation du dialogue, pour chaque ligne de la fiche salaire correspondant à un genre de salaire pour lequel la case Export comptable a été cochée, le programme génère les écritures.

2. Export des écritures

Lors de la deuxième étape, exportez la préparation comptable. Appelez la commande Exporter dans le menu Fichier.

Si la destination de l'export est Office Maker Finance, choisissez le format d'export Echange Office Maker. Si vous avez opté pour un autre logiciel comptable, utilisez le format Export comptable qui est décrit dans cet article .

Après avoir sélectionné le format d'export, cliquez sur le bouton Options afin de définir quelques paramètres qui faciliteront les exports ultérieurs.

Définissez le nom du fichier d'export et son emplacement sur le disque. Au besoin, créez un dossier spécifique pour cette opération. Mémorisez ces paramètres. Ainsi, à chaque export comptable, le nouveau fichier d'export remplacera le fichier de l'export précédent, vous évitant ainsi l'import du mauvais fichier.

Procédez à l'export des données dans le fichier spécifié. Lors des exports futurs, il ne sera plus nécessaires de passer par les Options.

3. Import des écritures dans le logiciel comptable

La troisième étape consiste à importer les écritures dans le logiciel comptable. Si vous avez opté pour Office Maker Finance, ouvrez le programme et dans le fichier des Ecritures, appelez la commande Importer. Sélectionnez le format d'import Echange Office Maker et cliquez sur le bouton Options. Sélectionnez le fichier généré à l'étape précédente et validez les options. Dorénavant, lorsque vous importerez les données, le programme cherchera automatiquement le fichier d'export à cet endroit.

Une fois l'import terminé, vous retrouvez les écritures dans le programme comptable.

Assurez-vous que l'import n'a pas faussé votre comptabilité :

En appelant la commande Action>Fiches liées>Comptes, vous trouvez les comptes liés aux écritures importées. Vérifiez qu'aucun compte inattendu ne soit affiché.

Pour le compte de passage (en général le 9999), vérifiez que son solde soit à zéro.

La personne en charge de la comptabilité pourra également contrôler le solde des comptes concernés par l'import des écritures :

Dans le programme Staff, affichez tous les employés, puis imprimez le format d'impression Statistiques groupées. Sélectionnez l'option "Tous les genres de salaires". Vous obtenez la liste de toutes les lignes de salaires calculées pour les employés depuis le début de l'année. Comparez le total de la dernière colonne avec les données comptables de Finance ou d'un autre logiciel.