Come si generano le registrazioni contabili in Office Maker Staff?

I dati salariali generati da Staff possono essere oggetto di registrazioni contabili da esportare nel software Office Maker Finance, evitando così una doppia immissione dei dati.

Affinché lo scambio di dati funzioni in modo soddisfacente, è indispensabile che il programma sia stato configurato correttamente. Ecco i requisiti da soddisfare:

• Definite i conti nel file del piano contabile. Questo piano contabile deve essere rigorosamente identico a quello registrato nel vostro software di contabilità. Se utilizzate Staff e Finance, scegliete il formato di esportazione-importazione “Scambio Office Maker” per armonizzare i piani contabili tra i due software.
  
• Nello schedario Generi di salari, le schede con il campo Esportazione contabile impostato su Sì saranno oggetto dell'esportazione contabile. È possibile modificare i conti e le contropartite in queste schede. I tipi di salario che iniziano con 7 riguardano le righe relative alla quota a carico del datore di lavoro.
  
• Nello schedario della Preparazione contabile, il conto provvisorio predefinito è il 9999. Modificare questo conto provvisorio se necessario.
  

Lo scambio dei dati contabili avviene in tre fasi successive.

1. Nella prima fase, eseguire la preparazione contabile: il programma genera le registrazioni necessarie.
2. Nella seconda fase, esportate in un file sul disco del computer le registrazioni generate.
3. Nella terza fase, importate il file delle registrazioni nel vostro software di contabilità.
   

Vediamo passo dopo passo queste diverse fasi.

1. Preparazione contabile

Nello schedario Salari, selezionate le schede del mese desiderato, quindi cliccate sul pulsante Genera registrazioni.

Viene visualizzata una finestra di dialogo che offre due opzioni:

• Salari non definitivi : solo i salari non definitivi saranno oggetto di una registrazione contabile.
• X salari selezionati : i salari selezionati in precedenza saranno oggetto di una registrazione contabile.
  

Dopo la convalida della finestra di dialogo, per ogni riga della scheda salario corrispondente a un genere di salario per il quale è stata selezionata la casella Esportazione contabile, il programma genera le registrazioni contabili.

2. Esportazione delle registrazioni

Nella seconda fase, esportate la preparazione contabile. Richiamate il comando Esporta dal menu File.

Se la destinazione dell'esportazione è Office Maker Finance, scegliete il formato di esportazione Scambio Office Maker. Se avete optato per un altro software di contabilità, utilizza il formato Esportazione contabile descritto in questo articolo .

Dopo aver selezionato il formato di esportazione, cliccate sul pulsante Opzioni per definire alcuni parametri che faciliteranno le esportazioni successive.

Definite il nome del file di esportazione e la sua posizione sul disco. Se necessario, create una cartella specifica per questa operazione. Memorizzate queste impostazioni. In questo modo, ad ogni esportazione contabile, il nuovo file di esportazione sostituirà il file dell'esportazione precedente, evitando così di importare il file sbagliato.

Esportate i dati nel file specificato. Per le esportazioni future, non sarà più necessario passare dalle Opzioni.

3. Importazione delle registrazioni nel software contabile

Il terzo passo consiste nell'importare le registrazioni nel software di contabilità. Se avete scelto Office Maker Finance, aprite il programma e nello schedario delle Registrazioni selezionate il comando Importa. Selezionate il formato di importazione Scambio Office Maker e cliccate sul pulsante Opzioni. Selezionate il file generato nella fase precedente e confermate le opzioni. D'ora in poi, quando importerete i dati, il programma cercherà automaticamente il file di esportazione in questa posizione.

Una volta completata l'importazione, le registrazioni saranno disponibili nel programma di contabilità.

Assicuratevi che l'importazione non abbia alterato la vostra contabilità:

Richiamando il comando Azione>Schede legate>Conti, troverete i conti collegati alle registrazioni importate. Verificate che non siano visualizzati conti inattesi.

Per il conto transitorio (in genere il 9999), verificate che il saldo sia pari a zero.

Il responsabile della contabilità potrà anche controllare il saldo dei conti interessati dall'importazione delle registrazioni:

Nel programma Staff, visualizzate tutti i dipendenti, quindi stampate il formato di stampa Statistiche raggruppate. Selezionate l'opzione “Tutti i generi di salari”. Otterrete l'elenco di tutte le registrazioni salariali calcolate per i dipendenti dall'inizio dell'anno. Confrontate il totale dell'ultima colonna con i dati contabili di Finance o di un altro software.

Video in francese con sottotitoli in italiano