Come si generano le registrazioni contabili ?

Se il software Office Maker Staff è stato configurato correttamente, la creazione dei cedolini paga può essere oggetto di registrazioni contabili che possono essere recuperate nel software di contabilità.

Per una maggiore trasparenza, il trasferimento dei dati a un programma di contabilità avviene in tre fasi: la prima fase consiste nella preparazione della contabilità; la seconda fase consiste nell'esportazione dei dati; la terza fase consiste nell'importazione dei dati esportati come file su disco nel programma di contabilità.

La prima fase genera una serie di schede nello schedario di Preparazione contabile (accessibile tramite il menu Dati), contenente tutti i dati necessari per creare il file di esportazione. I dati in questione vengono estratti dallo schedario Linee di salari. Vengono presi in considerazione solo i tipi di salario per i quali è selezionata l'opzione Esportazione contabile.

1. Generare le registrazioni contabili

Per eseguire la preparazione della contabilità, fare clic sul pulsante Genera le registrazioni in fondo alla finestra principale. È anche possibile lanciare l'operazione dallo schedario degli salari scegliendo il comando Genera le registrazioni nel menu Azione. La finestra di dialogo che appare consente di scegliere tra due opzioni:

La preparazione contabile viene solitamente effettuata prima del blocco degli salari. Se l'opzione Salari non definitivi è selezionata per impostazione predefinita, tutti i salari sbloccati saranno presi in considerazione. Se si preferisce selezionare gli stipendi da sottoporre alla preparazione contabile, è possibile farlo selezionando prima le schede pertinenti nello schedario Salari. Se sono selezionati 19 schede di salari, si sceglierà l'opzione 19 salari selezionati.

Quando si richiede la preparazione contabilie le registrazioni già presenti (e che sono state normalmente utilizzate per generare l'esportazione contabile precedente) vengono in linea di principio cancellate. L'opzione Cancella le registrazioni precedenti è selezionata per impostazione predefinita. Se si preferisce cumulare le registrazioni generate nella preparazione contabile, è possibile disattivare questa opzione.

Dopo aver fatto clic sul pulsante OK, le registrazioni vengono generate come segue:

Per ogni riga (corrispondente a un Tipo di salario nel cui schedario è selezionata la casella Esportazione contabile) di ogni file di stipendio:

• se non esiste un Centro di analisi definito nella registrazione del salario o del dipendente corrispondente, viene generata una riga di preparazione contabile. 
• se i Centri di analisi sono definiti nella scheda salario o nella scheda dipendente, il totale della riga del salario viene distribuito in base a questa chiave di distribuzione e viene generata una riga di preparazione contabile per ogni Centro di analisi.

2. Esportazione delle registrazioni generate

Dopo aver eseguito la preparazione contabile, è necessario esportare questi documenti. È sufficiente scegliere il comando Esporta nel menu File.

Per ottenere un file da importare in Office Maker Finance, scegliere il formato Office Maker Exchange e cliccare sul pulsante Esporta.

Il formato Testo consente di preparare un file per un software diverso da Office Maker Finance. Per ulteriori informazioni, consultare Micro Consulting.

Assegnare un nome al file che verrà creato sul disco, sceglierne la posizione e fare clic su Salva. Al termine dell'operazione, il file esportato è rappresentato da un'icona sul disco. Non resta che importarlo nel software di contabilità.

3. Importare le registrazioni nel software di contabilità

Se si utilizza Office Maker Finance, scegliere il comando Importa dallo schedario Registrazioni. Selezionare il formato Office Maker Exchange e fare clic sul pulsante Importa, quindi puntare semplicemente al file creato nel passaggio precedente.

Per ulteriori informazioni, consultare il manuale di riferimento di Office Maker Finance.