Wie können Buchhaltungsbuchungen in Office Maker Staff erzeugt und exportiert werden ?

Die von Office Maker Staff generierten Lohndaten können in die Software Office Maker Finance exportiert werden, wodurch Ihnen eine mühsame doppelte Eingabe erspart bleibt.

Damit der Datenaustausch zufriedenstellend funktioniert, muss das Programm korrekt konfiguriert sein. Folgende Voraussetzungen müssen erfüllt sein:

• Definieren Sie die Konten in der Datei „Kontenplan”. Dieser Kontenplan muss genau mit dem in Ihrer Buchhaltungssoftware gespeicherten Kontenplan übereinstimmen. Wenn Sie Staff und Finance verwenden, wählen Sie das Export-/Importformat „Office Maker Datenaustausch”, um die Kontenpläne zwischen den beiden Programmen zu harmonisieren.
  
• In der Datei „Lohnarten” werden die Datensätze, deren Feld „Buchhaltungsexport” den Wert „Ja” enthält, für den Buchhaltungsexport ausgewählt. Sie können die Konten und Gegenkonten in diesen Datensätzen ändern. Die Lohnarten, die mit 7 beginnen, beziehen sich auf die Zeilen des Arbeitgeberanteils.
  
• In der Datei „Buchhaltungsvorbereitung” ist das Standard-Durchlaufendes Konto 9999. Ändern Sie dieses Durchlaufendes Konto bei Bedarf.
  

Der Austausch von Buchhaltungsdaten erfolgt in drei aufeinanderfolgenden Schritten.

1. Führen Sie im ersten Schritt die Buchhaltungsvorbereitung durch: Das Programm generiert die erforderlichen Buchungen.
2. Exportieren Sie in einem zweiten Schritt die generierten Buchungen in eine Datei auf der Festplatte des Computers.
3. Importieren Sie in einem dritten Schritt die Buchungsdatei in Ihre Buchhaltungssoftware.
   

Sehen wir uns diese verschiedenen Schritte Schritt für Schritt an.

1. Buchhaltungsvorbereitung

Isolieren Sie in der Datei Lohnabrechnungen die Datensätze des gewünschten Monats und klicken Sie dann auf die Schaltfläche Buchungen erzeugen.

Es erscheint ein Dialogfeld mit zwei Optionen:

• Nicht gesperrte Lohnabrechnungen: Nur nicht gesperrte Gehälter werden verbucht.
• X ausgewählte Lohnabrechnungen: Die zuvor ausgewählten Lohnabrechnungen werden verbucht.
  

Nach Bestätigung des Dialogs generiert das Programm für jede Zeile der Lohnabrechnung, die einer Lohnart entspricht, für die das Kontrollkästchen „Buchhaltungsexport” aktiviert wurde, die Buchungen.

2. Export der Buchungen

Exportieren Sie in einem zweiten Schritt die Buchhaltungsvorbereitung. Rufen Sie dazu den Befehl Exportieren im Menü Ablage auf.

Wenn das Exportziel Office Maker Finance ist, wählen Sie das Exportformat „Office Maker-Datenaustausch”. Wenn Sie sich für eine andere Buchhaltungssoftware entschieden haben, verwenden Sie das Format „Export in die Buchhaltung”, das in diesem Artikel  beschrieben ist.

Nachdem Sie das Exportformat ausgewählt haben, klicken Sie auf die Schaltfläche „Optionen“, um einige Einstellungen festzulegen, die spätere Exporte erleichtern.

Legen Sie den Namen der Exportdatei und ihren Speicherort auf der Festplatte fest. Erstellen Sie bei Bedarf einen speziellen Ordner für diesen Vorgang. Speichern Sie diese Einstellungen. So ersetzt bei jedem Buchhaltungsexport die neue Exportdatei die vorherige Exportdatei, wodurch Sie vermeiden, dass Sie die falsche Datei importieren.

Exportieren Sie die Daten in die angegebene Datei. Bei zukünftigen Exporten ist es nicht mehr erforderlich, die Optionen aufzurufen.

3. Import der Buchungen in die Buchhaltungssoftware

Der dritte Schritt besteht darin, die Buchungen in die Buchhaltungssoftware zu importieren. Wenn Sie sich für Office Maker Finance entschieden haben, öffnen Sie das Programm und rufen Sie in der Datei „Buchungen” den Befehl „Importieren” auf. Wählen Sie das Importformat „Office Maker-Datenaustausch” und klicken Sie auf die Schaltfläche „Optionen”. Wählen Sie die im vorherigen Schritt erstellte Datei aus und bestätigen Sie die Optionen. Wenn Sie nun Daten importieren, sucht das Programm automatisch an diesem Speicherort nach der Exportdatei.

Sobald der Import abgeschlossen ist, finden Sie die Buchungen im Buchhaltungsprogramm wieder.

Stellen Sie sicher, dass der Import Ihre Buchhaltung nicht verfälscht hat:

Über den Befehl „Aktion > Verbundene Karten > Konten“ finden Sie die Konten, die mit den importierten Buchungen verknüpft sind. Vergewissern Sie sich, dass keine unerwarteten Konten angezeigt werden.

Überprüfen Sie, ob der Saldo des Durchlaufenden Kontos (in der Regel 9999) Null beträgt.

Die für die Buchhaltung zuständige Person kann auch den Saldo der vom Import der Buchungen betroffenen Konten überprüfen:

Zeigen Sie im Programm Staff alle Mitarbeiter an und drucken Sie dann das Druckformat „Statistiken (gruppiert)”. Wählen Sie die Option „Alle Lohnarten”. Sie erhalten eine Liste aller Lohnzeilen, die seit Jahresbeginn für die Mitarbeiter berechnet wurden. Vergleichen Sie die Summe der letzten Spalte mit den Buchhaltungsdaten aus Office Maker Finance oder einer anderen Software.

Video auf Französisch mit Untertiteln auf Deutsch