Wie können Buchhaltungsbuchungen erzeugt und exportiert werden ?

Wenn die Software Office Maker Staff richtig konfiguriert wurde, kann die Erstellung von Lohnabrechnungen Gegenstand von Buchhaltungsbuchungen sein, die Sie in Ihrer Buchhaltungssoftware abrufen können.

Für mehr Transparenz erfolgt die Übertragung der Daten an ein Buchhaltungsprogramm in drei Schritten: Der erste Schritt ist die Buchhaltungsvorbereitung, der zweite Schritt ist der Datenexport, und die als Datei auf Festplatte exportierten Daten werden in die Buchhaltungssoftware importiert.

Der erste Schritt erzeugt eine Reihe von Datensätzen in der Datei Buchhaltungsvorbereitung (Zugriff über das Menü Datei), die alle für die Erstellung der Exportdatei erforderlichen Daten enthält. Diese Daten werden aus der Datei Lohnabrechnungen-Zeilen extrahiert. Es werden nur die Lohnarten berücksichtigt, bei denen die Option Buchhaltung Export markiert ist.

1. Buchhaltungsbuchungen erzeugen

Um die Buchhaltungsvorbereitung durchzuführen, klicken Sie auf die Schaltfläche Buchungen erzeugen im unteren Teil des Hauptfensters. Es ist auch möglich, die Operation von der Datei Lohnabrechnungen aus zu starten, indem Sie den Befehl Buchungen erzeugen aus dem Menü Aktion wählen. Im angezeigten Dialogfenster können Sie zwischen zwei Optionen wählen :

Die Buchhaltungsvorbereitung erfolgt in der Regel vor dem Sperren der Lohnabrechnungen. Da die Option Nicht gesperrte Lohnabrechnungen standardmässig aktiviert ist, werden alle nicht gesperrten Lohnabrechnungen berücksichtigt. Wenn Sie die Lohnabrechnungen auswählen möchten, die Gegenstand der Buchhaltungsvorbereitung sein sollen, wählen Sie zuvor einfach die entsprechenden Datensätze in der Datei Lohnabrechnungen aus. Wenn 19 Lohnabrechnungen ausgewählt sind, wählen Sie dann die Option 19 ausgewählte Lohnabrechnungen.

Wenn Sie die Buchhaltungsvorbereitung anfordern, werden die Buchungen, die bereits vorhanden sind (und die normalerweise zur Erstellung des vorherigen Buchhaltungsexports verwendet wurden), normalerweise gelöscht. Die Option Alte Karten löschen ist standardmässig aktiviert. Wenn Sie es vorziehen, die in der Buchhaltungsvorbereitung erzeugten Buchungen zu kumulieren, deaktivieren Sie diese Option einfach.

Nach dem Klicken auf die Schaltfläche OK werden die Einträge wie folgt generiert :

Für jede Zeile (die einer Lohnart entspricht, in deren Datensatz das Ankreuzfeld Buchhaltung Export markiert ist) jedes Lohnabrechnungdatensatzes :

• Wenn im Lohnabrechnungdatensatz oder im entsprechenden Mitarbeiterdatensatz keine Kostenstelle definiert ist, wird eine Buchungsvorbereitungszeile generiert.
• Wenn im Lohnabrechnungs- oder Mitarbeiterdatensatz Kostenstellen definiert sind, wird die Summe der Lohnabrechnungszeile gemäss diesem Verteilungsschlüssel verteilt und eine Buchungsvorbereitungszeile für jede Kostenstelle generiert.

2. Generierte Buchungen exportieren

Nachdem Sie die Buchhaltungsvorbereitung durchgeführt haben, müssen Sie diese Belege exportieren. Wählen Sie einfach den Befehl Exportieren aus dem Menü Ablage.

Um eine Datei zu erhalten, die in Office Maker Finance importiert werden soll, wählen Sie das Office Maker Datenaustausch-Format und klicken Sie auf die Schaltfläche Exportieren.

Das Textformat ermöglicht es Ihnen, eine Datei für andere Software als Office Maker Finance vorzubereiten. Konsultieren Sie Micro Consulting für weitere Informationen.

Geben Sie der Datei, die auf dem Datenträger erstellt werden soll, einen Namen, wählen Sie den Speicherort und klicken Sie auf Sichern. Sobald der Vorgang abgeschlossen ist, wird die exportierte Datei durch ein Symbol auf der Festplatte dargestellt. Sie muss nur noch in die Buchhaltungssoftware importiert werden.

3. Buchungen in die Buchhaltungssoftware importieren

Wenn Sie Office Maker Finance verwenden, wählen Sie den Befehl Import aus der Datei der Buchungen. Wählen Sie das Office Maker Datenaustausch-Format und klicken Sie auf die Schaltfläche Importieren, dann benennen Sie einfach die im vorherigen Schritt erstellte Datei.

Konsultieren Sie das Office Maker Finance Referenzhandbuch, wenn Sie weitere Informationen benötigen.