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Comment gérer les comptes utilisateurs et les autorisations d'accès ?

116  Configurer les utilisateurs

Si plusieurs personnes doivent travailler dans votre logiciel Office Maker, il est recommandé de créer un compte individuel pour chaque utilisateur. Vous pourrez ainsi limiter les droits pour certains utilisateurs et retrouver a posteriori les personnes qui ont créé ou modifié des fiches.

 

Par défaut, le programme compte un utilisateur nommé "Administrateur". Cet utilisateur dispose de tous les droits et est le seul à pouvoir définir les autres comptes utilisateurs.

 

Vous accédez à la gestion des utilisateurs depuis la Maintenance (accessible via le menu Fichier>Maintenance), en appelant la commande du menu Maintenance>Configurer utilisateurs.

 

Cliquez sur le bouton Ajouter pour créer un nouveau compte utilisateur.

 

Un compte utilisateur se compose des rubriques suivantes :

 

 

En-dessous de ces rubriques, deux zones contiennent chacune une liste pour déterminer les autorisations d'accès. La zone de gauche liste les fichiers de la base de données. Cliquez sur un des fichiers et déterminez dans la zone de droite ce que le compte peut faire dans le fichier sélectionné. Par défaut, l'utilisateur dispose de toutes les autorisations (marquées par une coche). Cliquez sur la coche pour la faire disparaître et ainsi retirer l'autorisation.

 

Les Autorisations sont les suivantes :

  • Consulter : l’utilisateur peut afficher le fichier et consulter les fiches.
  • Ajouter : l’utilisateur peut utiliser la commande Nouveau dans le menu Action, et donc créer de nouvelles fiches dans le fichier. Il peut également Importer des données.
  • Modifier : les fiches du fichier peuvent être modifiées par l’utilisateur.
  • Supprimer : les fiches du fichier peuvent être supprimées, sous réserve des contrôles d’intégrité effectués par le programme.
  • Imprimer : l’utilisateur peut imprimer toutes les listes prédéfinies, ainsi que les rapports personnalisés inclus dans le dialogue d’impression.
  • Rapports & Exports : l’utilisateur à accès au Générateur de rapports, et peut Exporter des données.
  • Options : les Options du fichier peuvent être modifiées par l’utilisateur.
  • Autorisations spéciales : certains fichiers proposent des autorisations spécifiques.

 

Au bas du dialogue, utilisez les cases à cocher pour donner ou non des autorisations spéciales comme l'accès à certaines commandes disponibles dans la maintenance ou des informations sur la disponibilité de mises à jour.

 

Les attributs peuvent être définis de manière globale pour tous les fichiers. Cliquez pour cela sur Tous les fichiers, puis spécifiez les attributs voulus. Il est possible qu’après un clic sur Tous les fichiers, certains attributs soient précédés d’un point d’interrogation. Cela signifie que certains fichiers ont actuellement l’attribut en question et d’autres non.

 

Si un utilisateur n’a pas l’autorisation d’accès à un fichier, ce dernier n’apparaît pas dans les menus Données ou autres. Par exemple, si dans le programme Finance l’option Consulter n’est pas cochée pour le fichier des Taux TVA par exemple, l’utilisateur concerné ne verra pas ce fichier dans le menu Données.
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