Comment gérer les comptes utilisateurs et les autorisations d'accès ? - Knowledge Base Office Maker / BiblioMaker

Si plusieurs personnes doivent travailler dans votre logiciel Office Maker ou BiblioMaker, il est recommandé de créer un compte individuel pour chaque utilisateur. Vous pourrez ainsi limiter les droits pour certains utilisateurs et retrouver a posteriori les personnes qui ont créé ou modifié des fiches.

Par défaut, le programme compte un utilisateur nommé "Administrateur". Cet utilisateur dispose de tous les droits et est le seul à pouvoir définir les autres comptes utilisateurs.

Vous accédez à la gestion des utilisateurs depuis la Maintenance (accessible via le menu Fichier>Maintenance), en appelant la commande du menu Maintenance>Configurer utilisateurs.

Cliquez sur le bouton Ajouter pour créer un nouveau compte utilisateur.

Un compte utilisateur se compose des rubriques suivantes :

Nom
Mot de passe (conseils pour créer un mot de passe sûr )
Adresse e-mail

En-dessous de ces rubriques, deux zones contiennent chacune une liste pour déterminer les autorisations d'accès. La zone de gauche liste les fichiers de la base de données. Cliquez sur un des fichiers et déterminez dans la zone de droite ce que le compte peut faire dans le fichier sélectionné. Par défaut, l'utilisateur dispose de toutes les autorisations (marquées par une coche). Cliquez sur la coche pour la faire disparaître et ainsi retirer l'autorisation.

Les Autorisations sont les suivantes :

Consulter : l’utilisateur peut afficher le fichier et consulter les fiches.
Ajouter : l’utilisateur peut utiliser la commande Nouveau dans le menu Action, et donc créer de nouvelles fiches dans le fichier. Il peut également Importer des données.
Modifier : les fiches du fichier peuvent être modifiées par l’utilisateur.
Supprimer : les fiches du fichier peuvent être supprimées, sous réserve des contrôles d’intégrité effectués par le programme.
Imprimer : l’utilisateur peut imprimer toutes les listes prédéfinies, ainsi que les rapports personnalisés inclus dans le dialogue d’impression.
Rapports & Exports : l’utilisateur à accès au Générateur de rapports, et peut Exporter des données.
Options : les Options du fichier peuvent être modifiées par l’utilisateur.
Autorisations spéciales : certains fichiers proposent des autorisations spécifiques (voir plus bas)

Au bas du dialogue, utilisez les cases à cocher pour donner ou non des autorisations spéciales comme l'accès à certaines commandes disponibles dans la maintenance ou des informations sur la disponibilité de mises à jour.

Les attributs peuvent être définis de manière globale pour tous les fichiers. Cliquez pour cela sur Tous les fichiers, puis spécifiez les attributs voulus. Il est possible qu’après un clic sur Tous les fichiers, certains attributs soient précédés d’un point d’interrogation. Cela signifie que certains fichiers ont actuellement l’attribut en question et d’autres non.

Si un utilisateur n’a pas l’autorisation d’accès à un fichier, ce dernier n’apparaît pas dans les menus Données ou autres. Par exemple, si dans le programme Finance l’option Consulter n’est pas cochée pour le fichier des Taux TVA par exemple, l’utilisateur concerné ne verra pas ce fichier dans le menu Données.

Autorisations spéciales

Chaque programme propose des autorisations spéciales propres à certains fichiers :

Business

Fichier	Autorisations	Remarque
Adresses	Accès à toutes les fiches	Si cette case n'est pas cochée, l'utilisateur n'aura accès qu'aux fiches auxquelles l'autorisation lui a été explicitement donnée via le bouton "i" au bas de la fenêtre de saisie.
Articles-Prestations	Accès à toutes les fiches	Voir plus haut
Articles-Tarifs	Accès à toutes les fiches	Voir plus haut
Assemblages	Accès à toutes les fiches	Voir plus haut
Bulletins de livraison	Accès à toutes les fiches	Voir plus haut
Bulletins de transfert	Accès à toutes les fiches	Voir plus haut
Centres de virements	Connexion EBICS	Autorise l'utilisateur à définir les paramètres de base pour que le logiciel puisse se connecter au compte bancaire. En principe, seul l'Administrateur devrait disposer de cette autorisation.
Commandes créanciers	Accès à toutes les fiches	Voir plus haut
Commandes débiteurs	Accès à toutes les fiches	Voir plus haut
Confirmations	Accès à toutes les fiches	Voir plus haut
Employés	Accès à toutes les fiches	Voir plus haut
Evénements	Saisie simplifiée Données propres seulement	Affiche un dialogue simplifié de saisie d'événements. En ajout, les rubriques "Code mandat" et "Code prestation" sont renseignées automatiquement selon les valeurs par défaut saisies dans la fiche de l'Employé, et "Facturation" selon la prestation. Si cette case est cochée, l'utilisateur n'aura accès qu'aux fiches Evénements qu'il a lui-même créées.
Factures créanciers	Accès à toutes les fiches	Voir plus haut
Factures débiteurs	Accès à toutes les fiches Caisses	Voir plus haut Si cette case est cochée, l'utilisateur pourra afficher le dialogue de gestion d'un point de vente (POS).
Feuilles de calcul	Accès à toutes les fiches	Voir plus haut
Mandats	Accès à toutes les fiches Saisie des événements	Voir plus haut Si cette case n'est pas cochée, l'utilisateur pourra lier un événement à un mandat existant, mais ne pourra pas accéder au mandat lui-même.
Notes de crédit créanciers	Accès à toutes les fiches	Voir plus haut
Notes de crédit débiteurs	Accès à toutes les fiches	Voir plus haut
Numéros de lots et série	Accès à toutes les fiches	Voir plus haut
Offres	Accès à toutes les fiches	Voir plus haut
Paiements créanciers	Accès à toutes les fiches Connexion EBICS	Voir plus haut Cette autorisation laisse un utilisateur gérer les ordres de virements pain.001 et pain.002 pour payer les fournisseurs.
Paiements débiteurs	Accès à toutes les fiches Connexion EBICS	Voir plus haut Cette autorisation laisse un utilisateur importer les versements effectués par les clients (fichier camt.054).
Réceptions	Accès à toutes les fiches	Voir plus haut
Statistiques d'achat	Accès à toutes les fiches	Voir plus haut
Statistiques de ventes	Accès à toutes les fiches	Voir plus haut

Finance

Fichier

Autorisation

Remarque

Ecritures

Verrouiller

Connexion EBICS

Si cette case est cochée, l'utilisateur sera en mesure de verrouiller des écritures.

Autorise l'utilisateur à définir les paramètres de base pour que le logiciel puisse se connecter au compte bancaire. En principe, seul l'Administrateur devrait disposer de cette autorisation.

Feuilles de calcul

Accès à toutes les fiches

Si cette case n'est pas cochée, l'utilisateur n'aura accès qu'aux fiches auxquelles l'autorisation lui a été explicitement donnée via le bouton "i" au bas de la fenêtre de saisie.

Staff

Fichier	Autorisation	Remarque
Centres de virement	Connexion EBICS	Autorise l'utilisateur à définir les paramètres de base pour que le logiciel puisse se connecter au compte bancaire. En principe, seul l'Administrateur devrait disposer de cette autorisation.
Employés	Onglet Carrière	Si cette case est cochée, l'utilisateur pourra accéder à l'onglet Carrière de la fiche Employé.
Salaires	Connexion EBICS	Cette autorisation laisse un utilisateur gérer les ordres de virements pain.001 et pain.002 pour verser les salaires aux employés.

BiblioMaker

Fichier	Autorisation	Remarque
Adresses	Consulter l'historique des prêts	Si cette case est cochée, l'utilisateur pourra consulter l'historique des emprunts d'un lecteur depuis la fenêtre de gestion des prêts.