Format d'import et d'export d'adresses "Simple"

Le format d'import et d'export prédéfini "Simple" est celui que nous recommandons d'utiliser pour échanger des données d'adresses soit avec une autre base de données BiblioMaker, soit avec d'autres logiciels (par exemple, une bibliothèque scolaire pourrait importer les élèves enregistrés par le secrétariat).

Le fichier d'import/export est au format texte avec une marque de tabulation entre les rubriques (champs) et un saut de ligne entre les fiches (enregistrements). La table de caractères peut être UTF-8, Windows ou macOS.

Pour importer des adresses dans le logiciel, la méthode la plus courante consiste à préparer le fichier à importer avec un tableur comme Microsoft Excel ou LibreOffice Calc, qui permettent de définir facilement l'ordre des rubriques par déplacement de colonnes. A cet effet, la première colonne du tableau ci-dessous contient la lettre de la colonne dans laquelle doit figurer la rubrique.

L'ordre des rubriques est prédéfini :

Si le code n’est pas importé, une nouvelle fiche sera créée pour chaque fiche importée et le code sera créé automatiquement par le programme (pour autant que l’option Numérotation automatique ait été cochée dans les Options du fichier des adresses, sinon les fiches sans code seront refusées). S’il est importé, le programme cherche le code importé dans les fichier des adresses : s’il trouve une fiche avec ce code, BiblioMaker mit à jour cette fiche avec la fiche importée, sinon il génère une nouvelle fiche et lui attribue le code de la fiche importée.

Si le type de l’adresse est importé et que le type n’existe pas dans le fichier de données, le programme crée le type dans les Options. Si le type n’est pas importé (ou s’il est importé mais la fiche importée ne contient pas de type), le programme attribuera à la fiche importée le type spécifié dans les options d’import.

Certaines rubriques, si elles sont vides, prennent automatiquement la valeur par défaut définie dans les options : il s’agit de Sexe, Autorisation, Langue, Statut.

Si la rubrique Adresse2 contient le caractère ASCII décimal 189 (Mac) ou 166 (Windows), celui-ci est interprété comme un saut de ligne et est substitué par un retour de chariot. Il est ainsi possible d’importer une adresse postale sur plusieurs lignes dans la rubrique Adresse.

Lors de la mise à jour d’une fiche Adresse, les rubriques Abonné depuis le et Abonnement échu le ne sont mises à jour que si les valeurs dans la fiche importée sont non nulles. Par ailleurs, si la fiche importée ne contient aucune valeur pour la rubrique Autorisation, le programme laisse la valeur actuelle de la fiche mise à jour.

Astuce : pour faciliter la préparation d'un fichier d'import, vous pouvez exporter des fiches adresses depuis BiblioMaker en utilisant le format d'export Simple et ouvrir ce fichier dans un tableur. Vous aurez ainsi un modèle avec les colonnes dans l'ordre nécessaire. Il suffira dès lors de préparer votre fichier d'import en vous inspirant du modèle.