Import- und Exportformat von Adressen "Einfach"

Das vordefinierte Import- und Exportformat "Einfach" ist das Format, das wir empfehlen, wenn Sie Adressdaten entweder mit einer anderen BiblioMaker-Datenbank oder mit anderer Software austauschen möchten (z. B. könnte eine Schulbibliothek die vom Sekretariat registrierten Schüler importieren).

Die Import-/Exportdatei ist im Textformat mit einer Tabulatormarkierung zwischen den Rubriken (Feldern) und einem Zeilenumbruch zwischen den Karteikarten (Datensätzen). Die Zeichentabelle kann UTF-8, Windows oder macOS sein.

Um Adressen in die Software zu importieren, besteht die gängigste Methode darin, die zu importierende Datei mit einem Tabellenkalkulationsprogramm wie Microsoft Excel oder LibreOffice Calc vorzubereiten, mit dem sich die Reihenfolge der Felder durch Verschieben von Spalten leicht festlegen lässt. Zu diesem Zweck enthält die erste Spalte der folgenden Tabelle den Buchstaben der Spalte, in der das Feld stehen soll.

Die Reihenfolge der Felder ist vordefiniert :

Wenn der Code nicht importiert wird und die Option Automatische Numerierung in den Optionen der Adressendatei aktiviert wurde, wird eine neue Karte für jede importierte Karte erstellt und der Code wird durch das Programm generiert (falls die Option Automatische Numerierung nicht aktiviert wurde, werden die Karten nicht importiert). Wenn der Code importiert wird, sucht das Programm eine Karte mit dem Code der importierten Karte. Wenn eine Karte gefunden wird, wird sie mit den Daten der importierten Karte aktualisiert. Wenn keine Karte gefunden wird, wird eine neue Karte mit dem Code der importierten Karte generiert.

Wenn der Adresstyp importiert wird und wenn der Typ in der Datendatei nicht existiert, wird dieser Typ in der Datendatei erstellt. Wenn der Typ nicht importiert wird (oder wenn die importierte Karte keinen Typ enthält) vergibt das Programm der importierten Karte den Typ, der in den Optionen des Importformats ausgewählt wurde.

Bestimmte Rubriken übernehmen automatisch den in den Optionen definierten Standardwert, wenn sie leer sind. Es handelt sich hierbei um die Rubriken Geschlecht, Bewilligung, Sprache und Status.

Falls die Rubrik Strasse 2 das ASCII-Zeichen 189 (Mac) oder 166 (Windows) enthält, wird es als eine Zeilenschaltung interpretiert und wird durch ein Carriage return ersetzt. Auf diese Weise können Sie eine Postadresse auf mehreren Zeilen in der Rubrik Adresse importieren.

Bei der Aktualisierung einer Adresskarte werden die Rubriken Datum 1. Abonnements und Verfalldatum nur aktualisiert, wenn die Werte in der importierten Karte nicht 0 sind. Wenn die importierte Karten keinen Wert in der Rubrik Bewilligung enthält, behaltet die aktualisierte Karte den aktuellen Wert.

Tipp: Um die Vorbereitung einer Importdatei zu erleichtern, können Sie Adressdatensätze aus BiblioMaker mit dem Exportformat Einfach exportieren und diese Datei in einer Tabellenkalkulation öffnen. So erhalten Sie eine Vorlage mit den Spalten in der erforderlichen Reihenfolge. Von nun an müssen Sie nur noch Ihre Importdatei anhand der Vorlage vorbereiten.