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Import der Mitarbeiter in Staff

1606  Mitarbeiter (Staff)

Wenn Sie mit der Staff-Software beginnen, besteht einer der ersten Schritte darin, die Kontaktdaten der Mitarbeiter Ihres Unternehmens einzugeben. Diese Eingabe kann manuell erfolgen, aber wenn Sie bereits eine Mitarbeiterliste haben, wird sich ein Import dieser Daten als praktisch erweisen, insbesondere wenn die Anzahl der Mitarbeiter mehr als zehn beträgt.

Staff bietet mehrere vordefinierte Importformate an, die jedoch aufgrund der grossen Menge an Informationen, aus denen der Datensatz eines Mitarbeiters besteht, komplex sind. Wir empfehlen daher eher, die "grundlegenden" Daten (Name, Vorname, Postanschrift, E-Mail-Adresse, Telefonnummer usw.) zu importieren und dann in einem zweiten Schritt in der Staff-Software die importierten Datensätze mit den für die Lohnberechnung notwendigen Informationen zu ergänzen. Zu beachten ist, dass jedem Mitarbeiter ein eindeutiger Identifikationscode (Zahlen oder Buchstaben oder eine Mischung aus beidem) zugewiesen werden muss, der bei Bedarf zu erstellen ist. Ausserdem ist die Sozialversicherungsnummer eine obligatorische Information für den Import.

1. Die Vorbereitung der Importdatei erfolgt in der Regel in einem Tabellenkalkulationsprogramm wie Microsoft Excel oder LibreOffice Calc. Jedes Feld muss in einer eigenen Spalte des Arbeitsblatts platziert werden. Die Struktur der Spalten muss mit den Feldern in der Mitarbeiterkartei von Staff übereinstimmen (z. B. müssen Vor- und Nachname des Mitarbeiters in getrennten Spalten stehen). Die Reihenfolge der Spalten spielt in dieser Etappe keine Rolle.

2. Wenn Sie die Datei in der Tabellenkalkulation vorbereitet haben, speichern Sie sie am besten im Textformat mit einer Tabulatormarkierung als Trennzeichen zwischen den Spalten. Staff ist nämlich nicht in der Lage, eine native Excel- oder LibreOffice Calc-Datei zu interpretieren.

  

3. Der nächste Schritt ist die Vorbereitung des Importformats in Staff: Rufen Sie in der Datei Mitarbeiter den Befehl Ablage>Importieren auf und klicken Sie auf die Schaltfläche Erstellen (verfügbar in der Standard- und PRO-Version).

4. Wählen Sie im Dialog zum Erstellen des Importformats das Datenformat aus (CSV oder TXT, je nachdem, welches Format Sie in Schritt 2 gewählt haben). Legen Sie mithilfe der Schaltfläche Einstellungen grundlegende Einstellungen fest. Wählen Sie im Bereich Verfügbare Rubriken die Felder aus, für die Sie in der Tabellenkalkulation Spalten definiert haben, und verschieben Sie sie mithilfe der Schaltfläche Hinzufügen in den Bereich Importreihenfolge. Die Reihenfolge der Felder muss genau mit der Reihenfolge der Spalten in der Tabellenkalkulation übereinstimmen.

Unser Vorschlag: Beschränken Sie sich auf die notwendigen Felder, die auf der Registerkarte Anschrift des Mitarbeiterdatensatzes angezeigt werden. Sie werden die importierten Mitarbeiterkarten direkt in der Software vervollständigen.
5. Bestätigen Sie die Definition des Importformats und geben Sie dem neuen Format einen Namen, das nun zur Liste der verfügbaren Importformate hinzugefügt wird.  

6. Um die Daten zu importieren, wählen Sie dieses Importformat, legen in den Formatoptionen die Zeichenkodierung fest und importieren dann die in Schritt 2 gespeicherte Datei.

Wenn die Definition Ihres Importformats nicht mit Ihrer vorbereiteten Datei in der Tabellenkalkulation übereinstimmt, können Sie entweder das Importformat ändern oder die Datei in der Tabellenkalkulation anpassen und den Import dann wiederholen.

Achtung: Wenn Sie beim Importieren einen Fehler machen, kann Ihre Datei mit Werten "verschmutzt" werden, die in die falschen Felder importiert wurden. In diesem Fall kann es besser sein, mit einer leeren Datei zu beginnen, da das blosse Löschen falscher Datensätze die unerwünschten Werte nicht in jedem Fall beseitigt.

Das eigens erstellte Importformat wird vom Programm gespeichert und kann beliebig oft wiederverwendet werden.

Bemerkung

Wenn der Code des Mitarbeiterdatensatzes bereits in der Datenbank existiert, überprüft Staff, ob die Sozialversicherungsnummer zwischen dem zu importierenden und dem bestehenden Datensatz identisch ist. Wenn der Code und die Sozialversicherungsnummer identisch sind, wird der bestehende Mitarbeiterdatensatz mit dem zu importierenden Datensatz aktualisiert. Bei einem Unterschied in der Sozialversicherungsnummer wird der Mitarbeiterdatensatz nicht importiert.
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