Importare i dipendenti in Staff - Knowledge Base Office Maker / BiblioMaker

Quando si inizia a utilizzare il software Staff, una delle prime operazioni è quella di inserire i dati dei dipendenti dell'azienda. Questa operazione può essere fatta manualmente, ma se si dispone già di un elenco di dipendenti, l'importazione di questi dati sarà utile, soprattutto se i dipendenti sono più di dieci.

Staff offre una serie di formati di importazione predefiniti, anche se complessi a causa della grande quantità di informazioni contenute nella scheda di un dipendente. Si consiglia pertanto di importare i dati 'di base' (cognome, nome, indirizzo postale, indirizzo e-mail, numero di telefono, ecc.) e di completare poi i moduli importati con le informazioni necessarie per il calcolo degli stipendi nel software Staff. Va notato che a ogni dipendente deve essere assegnato un codice di identificazione univoco (numeri o lettere o un misto dei due), che deve essere creato se necessario. Inoltre, il numero di assicurazione sociale è un'informazione obbligatoria per l'importazione.

1. Il file di importazione viene generalmente preparato in un programma di foglio elettronico come Microsoft Excel o LibreOffice Calc. Ogni campo deve essere inserito in una colonna separata del foglio di calcolo. La struttura delle colonne deve corrispondere alle intestazioni della scheda Dipendente di Staff (ad esempio, il nome e il cognome del dipendente devono essere inseriti in colonne separate). L'ordine delle colonne non ha alcun ruolo in questa fase.
2. Una volta preparato il file nel foglio di calcolo, salvarlo preferibilmente in formato testo con un segno di tabulazione come separatore tra le colonne. Il personale non può interpretare un file nativo di Excel o LibreOffice Calc.
3. Il passo successivo consiste nel preparare il formato di importazione in Staff: nel file dei dipendenti, richiamare il comando File>Importa e fare clic sul pulsante Crea (disponibile nelle versioni Standard e PRO).
4. Nella finestra di dialogo per la creazione del formato di importazione, selezionare il formato dei dati (CSV o TXT, a seconda del formato scelto al punto 2). Definire i parametri di base utilizzando il pulsante Impostazioni. Nell'area Rubriche disponibili, selezionare i campi per i quali sono state definite le colonne nel foglio di calcolo e spostarli nell'area Ordine di importazione con il pulsante Aggiungi. L'ordine dei campi deve corrispondere esattamente all'ordine delle colonne del foglio di calcolo. Il nostro suggerimento è di limitarsi ai campi essenziali visualizzati nella scheda Indirizzo contatto del file dipendente. È possibile completare le schede dei dipendenti importate direttamente nel software.
5. Confermare la definizione del formato di importazione e assegnare un nome al nuovo formato, che verrà aggiunto all'elenco dei formati di importazione disponibili.
6. Per importare i dati, selezionare questo formato di importazione, definire la codifica dei caratteri nelle opzioni del formato e quindi importare il file salvato al punto 2. Se la definizione del formato di importazione non corrisponde al file preparato nel foglio di calcolo, è possibile modificare il formato di importazione o adattare il file nel foglio di calcolo e quindi avviare nuovamente l'importazione. Attenzione: se si commette un errore durante l'importazione, il database potrebbe essere "inquinato" da valori importati nei campi sbagliati. In questo caso, potrebbe essere preferibile partire da un database vuoto, poiché la semplice cancellazione delle schede errate dei dipendenti non sempre elimina i valori indesiderati.

Il formato di importazione creato a questo scopo viene memorizzato dal programma e può essere riutilizzato tutte le volte che è necessario.

Nota

Se il codice della scheda del dipendente esiste già nel database, lo Staff controlla che il numero di assicurazione sociale sia identico tra la scheda da importare e quella esistente. Se il codice e il numero di assicurazione sociale sono identici, la scheda del dipendente esistente viene aggiornata colla scheda da importare. Se il numero di assicurazione sociale è diverso, la scheda del dipendente non viene importata.