Wie man das Versenden von Lohndokumenten per E-Mail mit einem Passwort schützt

Sie haben die Möglichkeit, Ihren Mitarbeitern Lohndokumente wie Lohnabrechnungen oder Lohnausweise per E-Mail zu schicken. Um die Vertraulichkeit der Daten zu gewährleisten, legen Sie ein Passwort fest, das verlangt wird, wenn der Empfänger der E-Mail versucht, das Lohndokument zu öffnen.

Ein Passwort für einen einzelnen Mitarbeiter festlegen

Wählen Sie in der Mitarbeiterdatei die gewünschte Mitarbeiteraufnahme aus und wählen Sie Aktion>Ändern.

Vergeben Sie auf der Registerkarte Zusätze in der Rubrik Passwort für Lohndokumente ein Passwort. Verwenden Sie ggf. das Zahnrad rechts neben dem Feld, damit das Programm ein Passwort vorschlägt. Vergessen Sie nicht, dieses Passwort zu notieren, damit Sie es dem Mitarbeiter mitteilen können.

Mit dem Zahnrad können Sie das Passwort auch sofort an die private oder geschäftliche E-Mail-Adresse des Mitarbeiters senden.

Ein Passwort für mehrere Mitarbeiter gleichzeitig festlegen

Wenn Sie für mehrere Mitarbeiter gleichzeitig ein Passwort festlegen möchten, wählen Sie deren Datensatz in der Mitarbeiterdatei aus und rufen Sie dann den Befehl Aktion>Applizieren auf.

Wählen Sie im Dialogfeld Applizieren das Ziel Passwort für Lohndokumente. Sie können entweder jedem Mitarbeiter das gleiche Passwort zuweisen (füllen Sie das Feld Passwort für Lohndokumente aus) oder ein einmaliges Passwort (aktivieren Sie das Kontrollkästchen Zufälliges Passwort). Optional können Sie das Kontrollkästchen Per E-Mail senden (Private/Prof. E-Mail) aktivieren, um das Passwort per E-Mail an den Mitarbeiter sofort zu senden.

Klicken Sie abschliessend auf die Schaltfläche Applizieren, um die Vergabe der Passwörter zu starten.