Comment configurer OM Business pour l'envoi d'e-mails ?

Office Maker Business est en mesure d'envoyer des e-mails, ou plus précisément de communiquer avec un serveur d'envoi d'e-mails en utilisant le protocole SMTP. Vous avez la possibilité de définir plusieurs comptes e-mail, par exemple par départements de l'entreprise ou des comptes e-mails individuels des employés.

Remarque : veuillez vous renseigner auprès de votre responsable informatique ou de la société gérant/hébergeant votre serveur de messagerie pour obtenir des informations sur les paramètres tels que le nom du compte, son mot de passe, l'adresse et le n° de port du serveur SMTP. Micro Consulting n'est pas en mesure de vous aider si vous ne disposez pas de ces informations.

La configuration des comptes e-mails s'effectue dans la Maintenance (accessible via la commande Fichier>Maintenance) en appelant la commande Opérations>Configurer les comptes e-mail.

Après avoir cliqué sur le bouton Créer, définissez les paramètres du compte e-mail.

Onglet Réglages

• Titre du compte : nom de la configuration. Doit être un nom unique
• Adresse e-mail : adresse e-mail à utiliser (par exemple jean.dupont@helsinop.ch)
• Nom complet : nom «en clair» de la personne ou du groupe représenté par l'adresse e-mail (par exemple Jean Dupont ou Service commercial Helsinop SA).
• Nom de compte : nom de compte auprès du serveur de messagerie (par exemple jeandupont ou jean. dupont@masociete.ch).
• Authentification par mot de passe : cochez cette case si une authentification est nécessaire, ce qui fait apparaître la rubrique Mot de Passe.
• Mot de passe : mot de passe d'authentification auprès du serveur de messagerie. Si vous ne renseignez pas cette rubrique, le programme réclamera un mot de passe lors de chaque envoi d'e-mail.
• Serveur SMTP : adresse du serveur d'envoi de messages (par exemple mail.helsinop.ch). L'adresse vous est communiquée par la société gérant votre serveur de messagerie.
• N° de port SMTP : n° de port à utiliser. Les ports couramment utilisés sont 25 (non sécurisé, déconseillé, voire non supporté par votre hébergeur), 465 (SSL) et 587 (TLS, le plus sécurisé, recommandé). Le n° de port vous est communiqué par la société gérant votre serveur de messagerie.
• Autoriser les connexions non sécurisées : pour les comptes qui ne prennent pas en charge l’authentification sécurisée, faites en sorte que le logiciel utilise une version non chiffrée de votre nom d’utilisateur et de votre mot de passe pour se connecter au serveur de messagerie.
• Utilisateur responsable : compte utilisateur à qui est associée l'adresse e-mail. Seul cet utilisateur peut modifier les paramètres du compte e-mail.
• Délai mailing (sec.): délai entre l'envoi de deux e-mails. Ne doit être rempli que si votre hébergeur fixe une limite du nombre de mail à envoyer par minute.
• Répondre à : adresse e-mail à laquelle une éventuelle réponse doit être envoyée. Si la rubrique n'est pas renseignée, le programme utilisera l'adresse e-mail de l'expéditeur.
• Adresse cc : adresses e-mail à qui une copie du message doit être envoyée. Les destinataires du message pourront voir l'adresse e-mail des destinataires de la copie. Si vous saisissez plusieurs adresses e-mail, veuillez les séparer par une espace ou une virgule.
  Remarque : si vous envoyez le même e-mail à plusieurs destinataires, les destinataires des copies recevront une copie pour chaque e-mail envoyé.
• Adresse cci : adresses e-mail à qui une copie invisible du message doit être envoyée. Les destinataires du message ne pourront pas voir l'adresse e-mail des destinataires de la copie. Si vous saisissez plusieurs adresses e-mail, veuillez les séparer par une espace ou une virgule.
  Remarque : si vous envoyez le même e-mail à plusieurs destinataires, les destinataires des copies invisibles recevront une copie pour chaque e-mail envoyé.
• Bouton Test : ce bouton permet de s'assurer que la compte e-mail a été défini correctement. Si un message d'erreur s'affiche, c'est qu'un des paramètres est incorrect.

Onglet Autorisations

Définissez à cet onglet les comptes utilisateurs qui auront l'autorisation d'utiliser le compte e-mail.

Si vous cochez la case Accès réservé, vous pourrez ensuite sélectionner chaque utilisateur autorisé (une coche s'affiche à gauche de chaque utilisateur autorisé).

Si vous décochez la case Accès réservés, seul l'Administrateur et l'utilisateur responsable pourront sélectionner ce compte e-mail au moment d'envoyer un courrier électronique.