Wie übermittelt man eine Swissdec-Datei ?

Der Zweck des ELM/Swissdec-Standards ist es, einen Teil Ihrer Lohndaten elektronisch an verschiedene Sozialversicherungen (AHV, BVG...) sowie an die Steuerbehörden (Quellensteuern) zu übermitteln.

 

Die Staff-Software verfügt über eine Übermittlungsfunktion, die Sie aus der Mitarbeiterdatei mit dem Befehl Aktion>Swissdec-Transmitter aufrufen können.

 

 

Die erste Information im Fenster ist der Stand des Transmitters. Wenn der Stand Angemeldet ist, können Sie Daten mit dem Distributor austauschen.

 

Wenn der Stand Offline-Distributor oder Time out ist, dann ist der Datenaustausch unmöglich. In diesem Fall klicken Sie auf den Button i um den Stand des Transmitters zu prüfen.

 

 

Stand des Transmitters prüfen

 

Ein Klick auf den Button i  bietet zwei Teste an:

 

 

Ping

 

Dieser Test kontaktiert einfach den Distributors, um seine Erreichbarkeit zu prüfen.

 

Die Ursachen eines möglichen Misserfolgs sind ein Stau oder die Unverfügbarkeit des Netzwerks, eine Sperrung auf der Ebene der Routers oder Firewalls zwischen Ihren Computer und den Distributors. Versu- chen Sie später erneut, melden Sie sich bei Ihrem Netzadministrator oder bei unserer Supportabteilung.

 

 

Interoperabilität

 

Mit diesem Test prüfen Sie, dass Ihr Computer und der Distributor zusammen kommunizieren können und dass die Datenverschlüsselung aktiv ist.

 

Im Falle eines Misserfolgs erhalten Sie eine Erklärung.

 

Wenn der Interoperabilitätstest erfolgreich ist, erscheint der Stand des Transmitters als Angemeldet. Sie können dann die Daten übertragen.

 

 

Übertragungsart

 

Quellensteuer

 

Wenn gewisse Ihrer Mitarbeiter quellensteuerpflichtig sind, können Sie jeden Monat die entsprechende Abrechnung übermitteln.

 

 

AHV-Mutation

 

Die Übermittlung der AHV-Mutationen  ist nötig, nur falls ein Mitarbeiter ein- oder ausgetreten ist.

 

 

BVG-Vorabgleich

 

Am Geschäftsjahresanfang müssen Sie den BVG-Vorabgleich schicken, mit dem Sie alle Informationen über die Mitarbeiter mit den BVG-Versicherer synchronisieren.

 

 

BVG-Beitrag

 

Am Geschäftsjahresanfang müssen Sie den BVG-Beitrag schicken, der die vorgesehnen Löhne erwähnt, die Sie während dem nächsten Kalenderjahr für alle Mitarbeiter zahlen sollten.

 

 

Deklaration am Jahresende

 

Am Geschäftsjahresende, nachdem alle Lohnabrechnungen erstellt wurden, müssen Sie die Deklaration am Jahresend schicken, d.h. sämtliche für den ELM-Lohnstandard erforderlichen Dokumente.

 

 

Allgemeine Optionen

 

Wie für jede Übermittlung stehen Ihnen verschiedene allgemeine Optionen unten im Fenster zur Verfügung.

 

 

Probeabfragen

 

Wenn Sie das Feld Probeübertragung ankreuzen passiert die Übermittlung ganz normal, aber die geschickten Daten werden als nicht offiziell durch den Distributor betrachtet. Die Daten werden also den verschiedenen betroffenen Institutionen nicht weitergeleitet. Die Antworten sind auch nur für Testzwecke geeignet und müssen nicht als relevant betrachtet werden.

 

 

Ersatzdeklaration

 

Sie können eine Ersatzdeklaration schicken, nur falls eine vorherige gültige Übermittlung schon gemacht wurde. Das Ziel einer solchen Deklaration ist, einen Fehler in der gültigen Übermittlung zu korrigieren. Sie ersetzt und storniert die vorherige Deklaration.

 

 

Datei für manuellen Upload (EIV) generieren

 

Die Dateien, die üblicherweise digital übermittelt werden, können falls nötig auf der Festplatte gespeichert werden, um später übermittelt zu werden. Natürlich ist es dann für Office Maker Staff nicht möglich, die Daten vom Distributor zurück zu bekommen.

 

 

Daten in Bearbeitung

 

Jede Übertragung erscheint mit 1 Zeile in der Liste unten im Fenster des Transmitters. In jeder Zeile sehen Sie den Zeitraum, den Typ, den Stand und wenn es sich um einen Test handelt (Spalte T). Sie finden auch Informationen sowie eine Angabe über die nächste Handlung.

 

In der letzten Spalte schlagen Sie die Rückmeldungen des Distributors dank einem Button nach.

 

 

Archiv

 

Klicken Sie auf diesen Button unten im Transmitterfenster, wenn Sie auf das Logbuch der vorherigen Übermittlungen zugreifen möchten.

 

Zahlreiche Informationen sind im Archiv gespei- chert und sie sind nach Thema gruppiert. Sie erhalten detaillierte Informationen mit einem Doppelklick auf den Zeilen dieser Liste.

 

Mit dem Button Löschen unten im Fenster des Archivs löschen Sie die veralteten Informationen. Wichtige Informationen werden nie gelöscht.