Comment transmettre un fichier Swissdec ?

Le but de la norme ELM/Swissdec est de transmettre électroniquement une partie de vos données salariales à différentes assurances sociales (AVS, LPP…) ainsi qu'aux autorités fiscales (impôts à la source).

Le logiciel Staff dispose d'une fonction de transmission, que vous pouvez appeler depuis le fichier des Employés avec la commande Action>Transmetteur swissdec.

Transmetteur Swissdec

La première indication dans la fenêtre est l’Etat du transmetteur. Si l’Etat affiché est Connecté, vous pouvez échanger des données avec le répartiteur.

Si l’Etat affiché est Répartiteur hors-ligne, ou Time out, l’échange de données est impossible. Dans ce second cas, cliquez sur le bouton i pour vérifier l’état du transmetteur.

Vérifier l’état du transmetteur

Un clic sur le bouton i propose deux possibilités de test :

Ping

Ce test consiste à contacter simplement le répartiteur afin de s’assurer qu’il est accessible.

En cas d’échec, les causes possibles sont la congestion ou l’indisponiblité du réseau, un blocage au niveau des routeurs ou des pare-feux entre votre machine et le répartiteur. Vous pouvez réessayer plus tard, consultez votre administrateur de réseau ou contactez notre département Support.

Interopérabilité

Ce test permet de s’assurer que votre ordinateur et le répartiteur sont en mesure de « dialoguer » correctement et que le chiffrement des données échangées est actif.

En cas d’échec, le programme en indique la cause.

Lorsque le test d’interopérabilité est réussi, l’Etat du transmetteur doit être Connecté. Vous pouvez alors procéder aux Transmissions de données.

Types de transmissions

Impôt à la source

Si certains de vos employés sont soumis à l’Impôt à la source, vous pouvez transmettre chaque mois le décompte adéquat.

Mutations AVS

La transmission des Mutations AVS ne doit être effectuée que s’il y a eu une entrée ou une sortie d’un employé.

Collationnement LPP

En début d’exercice, vous devez envoyer le Collationnement LPP, lequel permet de synchroniser, entre les assureurs LPP et vous-même, toutes les informations relatives aux employés.

Contributions LPP

En début d’exercice, vous devez envoyer la déclaration des Contributions LPP, soit les salaires que vous prévoyez de verser pour l’année civile à venir et pour l’ensemble des employés.

Déclaration de fin d’année

En fin d’exercice, lorsque tous les salaires ont été établis, vous devez envoyer la Déclaration de fin d’année, c’est-à-dire l’ensemble des documents requis par la norme ELM, pour l’ensemble des employés.

Options générales

Chaque type de transmission propose des options générales au bas de la fenêtre.

Envoi de test

Si vous cochez la case Envoi de test, la transmission est effectuée normalement, mais les données que vous envoyez ne sont pas considérées comme officielles par le répartiteur. Les données ne seront donc pas retransmises aux différentes institutions concernées et les réponses que vous recevrez le seront aux fins de test également et ne devront pas être considérées comme pertinentes.

Déclaration de substitution

Vous ne pouvez envoyer une Déclaration de substitution que si une précédente transmission validée a déjà été effectuée. Une telle déclaration a pour but de corriger une erreur détectée sur la transmission validée. Elle remplace et annule la précédente transmission.

Générer un fichier d’envoi manuel (EIV)

Les fichiers normalement transmis électroniquement peuvent si nécessaire être créés sur le disque en vue d’être transmis d’une autre manière. Bien entendu, il ne sera pas possible à Office Maker Staff de récupérer les informations retournées par le répartiteur.

Transmissions en cours de traitement

Chaque demande de transmission fait l’objet d’une ligne dans la liste au bas de la fenêtre du transmetteur. Pour chaque ligne sont indiqués: la Période concernée, le Type de transmission, l’Etat de la transmission, s’il s’agit d’une transmission de test ou non (colonne T). S’ajoutent des Informations à votre attention et une indication sur la prochaine Action à entreprendre.

Dans la dernière colonne, un bouton permet de consulter les notifications qui vous sont retournées par le répartiteur.