Les différents types de rubriques

Les rubriques (également appelées champs) représentent les différents éléments d’une fiche. Dans le programme Finance par exemple, la fiche d’un Compte contient une rubrique Numéro, une rubrique Libellé, etc. C’est donc dans les rubriques que vous allez entrer les différentes données que vous voulez stocker.

Les rubriques peuvent prendre différentes formes selon le type d’information qu’elles devront contenir. Le plus souvent, ce sont de simples zones où l’on pourra taper du texte ou des nombres. Dans certains cas, les données peuvent être saisies en sélectionnant des options proposées dans des menus locaux, boutons radio, ou cases à cocher.

Rubriques simples

Les rubriques simples sont présentées sous la forme d’une zone de saisie sur fond blanc. Cette zone de saisie est toujours précédée du nom de la rubrique.

Il peut arriver qu’une rubrique normalement saisissable ne le soit plus dans certaines circonstances (dans le cas d'une écriture verrouillée, par exemple).

Rubriques de texte long

Certaines rubriques sont destinées à enregistrer des remarques ou des commentaires ; elles peuvent recevoir jusqu’à 32’000 caractères. Dans ces rubriques, l’appui sur la touche Retour a pour effet de créer un nouveau paragraphe de texte dans la rubrique et non d’amener le point d’insertion dans la rubrique suivante.

Rubriques non saisissables

De nombreuses rubriques ne sont pas saisissables (le montant total au débit d’un Compte dans Finance, par exemple), car leur contenu est calculé automatiquement par le programme.

Rubriques indexées

Certaines rubriques sont dites «indexées». Ceci veut dire que le programme maintient à jour automatiquement et de façon transparente une table d’index, grâce à laquelle le programme peut retrouver une fiche parmi cent mille en moins d’une demi-seconde.

En d’autres termes, les opérations de tri ou de recherche portant sur une rubrique indexée sont beaucoup plus rapides.

Les rubriques indexées apparaissent en gras dans l’éditeur de recherche , ou dans le dialogue de tri.

Rubriques libres

Certaines rubriques sont appelées "libres". Elles sont destinées aux besoins spécifiques de chaque utilisateur qui sera libre de les nommer comme bon lui semblera via les Options du fichier correspondant.

Les rubriques libres peuvent être alphanumériques, numériques ou de type date.

Rubriques à valeur multiple

Certaines rubriques peuvent contenir plusieurs valeurs dans la même fiche. Ainsi par exemple dans BiblioMaker, dans une fiche Document: Auteurs, Entrées secondaires, Collections, Mots-clés, etc.

Ces rubriques affichent un filet horizontal entre les valeurs. De plus, elles sont accompagnées des trois boutons suivants :

• + : Ajoute une nouvelle valeur dans la rubrique. Utilisez le raccourci clavier suivant: Commande N (Mac) ou Contrôle N (Windows).
• Crayon : modifie la valeur sélectionnée. Si la rubrique est également une rubrique de liaison (voir plus bas), la modification sera répercutée dans d'autres fiches contenant la même valeur. Utilisez le raccourci clavier suivant: Commande M (Mac) ou Contrôle M (Windows).
• Corbeille : supprime la valeur sélectionnée. Si la rubrique est également une rubrique de liaison, la valeur supprimée n'est pas supprimée dans le fichier lié. Utilisez le raccourci clavier suivant: Commande E (Mac) or Contrôle E (Windows).

Par défaut, les valeurs sont affichées dans l'ordre de saisie. Vous pouvez néanmoins changer cet ordre en faisant glisser une valeur vers le haut ou le bas à l'aide de la souris.

Rubriques numériques

Dans ces rubriques, il n'est pas nécessaire de s'occuper du format des données. Saisissez simplement les chiffres significatifs.

Rubriques de type Date

Dans ces rubriques, séparez les chiffres par un point, un espace ou une barre oblique.

Il n'est pas nécessaire de saisir la date entière. Si vous saisissez uniquement le numéro du jour, l'application complète avec le mois et l'année courants.

Rubriques énumérées

Les rubriques énumérées sont associées à une liste de valeurs librement prédéfinies, parmi lesquelles vous pouvez choisir celle que vous voulez voir figurer dans la rubrique. Les rubriques énumérées se reconnaissent à la présence d’un fond de couleur sous leur libellé. Dans Finance, la rubrique Catégorie d'une Écriture modèle, par exemple, est une rubrique énumérée.

Si vous saisissez dans la rubrique une valeur non répertoriée, le programme propose automatiquement l’enregistrement de cette nouvelle valeur. Si vous cliquez sur Annuler, la nouvelle valeur n’est pas ajoutée à la liste mais la saisie dans la rubrique est acceptée.

Modifier les valeurs

Par un clic sur le libellé d’une rubrique énumérée, vous accédez à la liste des valeurs existantes. Pour insérer l’une de ces valeurs dans la rubrique, il suffit de la sélectionner et de cliquer sur OK.

Les boutons permettent d’Ajouter une valeur dans la liste, de Modifier ou de Supprimer la valeur sélectionnée ou d’Imprimer la liste des valeurs existantes.

Rubriques de lien

Afin d’assurer la cohérence des données, les programmes Office Maker et BiblioMaker utilisent certaines rubriques pour établir un lien entre les fiches de différents fichiers. Cet article décrit plus en détail ce type de rubrique.