Die verschiedenen Arten von Rubriken

Die Rubriken (auch Felder genannt) stellen die verschiedenen Elemente einer Aufnahme dar. Zum Beispiel enthält in Finance die Kontoaufnahme die Rubriken Konto-Nr., Bezeichnung usw. In diesen Rubriken erfassen Sie die verschiedenen Daten, die Sie speichern möchten.

Die Rubriken können verschieden aussehen, je nachdem, welche Art von Daten sie aufnehmen sollen. Meistens sind sie ganz gewöhnliche Felder, in die Sie Text oder Zahlen eingeben können. In bestimmten Fällen können Sie Daten anhand von Optionen erfassen, die Ihnen in Popup-Menüs, Radioknöpfen oder Ankreuzfeldern vorgeschlagen werden.

Einfache Rubriken

Einfache Rubriken erscheinen als Eingabebereich auf weissem Grund. Vor diesem Bereich steht immer der Rubrikname.

Es kann sein, dass eine normalerweise erfassbare Rubrik unter bestimmten Umständen nicht mehr erfasst werden kann (z.B. in Finance wenn eine Buchung gesperrt wurde).

Lange Textrubriken

Bestimmte Rubriken dienen zum Speichern von Bemerkungen oder Kommentaren. Sie können bis zu 32’000 Zeichen umfassen. In diesen Rubriken bewirkt die Return-Taste, dass ein neuer Textabsatz in der Rubrik erzeugt wird und nicht, dass die Einfügemarke in die nächste Rubrik springt.

Nicht erfassbare Rubriken

Zahlreiche Rubriken können nicht erfasst werden (z.B. das Totalsoll eines Kontos in Finance), weil ihr Inhalt automatisch vom Programm berechnet wird.

Indexierte Rubriken

Bestimmte Rubriken werden als «indexiert» bezeichnet. Das Programm verfügt über eine Indextabelle, die es automatisch auf dem neusten Stand hält. So kann die Software eine Aufnahme unter Hunderttausend anderen in weniger als einer halben Sekunde finden.

Daher sind Sortier- oder Suchvorgänge, die eine indexierte Rubrik betreffen, wesentlich schneller.

Indexierte Rubriken erscheinen in fetter Schrift in den Such- und Sortierdialogen.

Freie Rubriken

Bei bestimmten Dateien stehen Ihnen mehrere, sogenannte freie Rubriken zur Verfügung. Diese Rubriken sind nicht für einen bestimmten Zweck vorgesehen. Sie können daher ihren Zweck bestimmen und sie neu benennen. Eine Freie Rubrik wird in den Optionen der entsprechenden Datei umbenannt.

Die freien Rubriken können alphanumerisch, numerisch oder Datumsangaben sein.

Rubriken mit mehreren Werten

Bestimmte Rubriken können mehrere Werte im gleichen Datensatz aufnehmen. Zum Beispiel in der Datei der Dokumenten die Rubriken Verfasser, Nebeneintragungen (BiblioMaker PRO), Reihen, Stichwörter usw.

Diese Rubriken enthalten horizontale Striche, die die verschiedenen Werte trennen. Ausserdem werden sie durch die folgenden drei Schaltflächen begleitet :

• + : Fügt einen neuen Wert an der Rubrik hinzu. Der entsprechende Tastaturkurzbefehl ist Befehl N (macOS) oder Control N (Windows).
• Bleistift : Ändert den ausgewählten Wert. Falls die Rubrik auch eine verknüpfte Rubrik ist (siehe unten), wirkt die Änderung auf alle Karten aus, die mit diesem Wert verbunden sind. Der entsprechende Tastaturkurzbefehl ist Befehl M (Mac) oder Control M (Windows).
• Papierkorb : Löscht den ausgewählten Wert. Falls die Rubrik auch eine verknüpfte Rubrik ist, wird der Wert in der verbundenen Datei nicht gelöscht. Der entsprechende Tastaturkurzbefehl ist Befehl E (Mac) oder Control E (Windows).

Die Reihenfolge der Werte entspricht standardmässig die Erfassungsreihenfolge. Sie können trotzdem diese Reihenfolge ändern, indem Sie einen Wert nach oben oder nach unten mit der Maus verschieben.

Numerische Rubriken

Bei Rubriken, in denen numerische Werte erfasst werden, brauchen Sie sich nicht um das Format der Daten zu kümmern. Sie geben nur die wesentlichen Ziffern ein.

Datumsrubriken

In einer Datumsrubrik müssen Sie die Ziffern durch einen Punkt, einen Leerschritt, einen Trennungs- oder Schrägstrich voneinander trennen.

Es ist selbstverständlich erlaubt, nur den Tag oder den Tag und den Monat zu erfassen. Das Programm vervollständigt automatisch das Datum und bezieht sich dabei auf den aktuellen Monat und Jahr.

Aufzählungsrubriken

Die Aufzählungsrubriken sind mit einer vorher definierten Liste beliebiger Werte verbunden, unter welchen Sie denjenigen auswählen können, der in der Rubrik erscheinen soll. Die Aufzählungsrubriken erkennen Sie an der dunkler hinterlegten Bezeichnung.

Geben Sie in die Rubrik einen nicht vorhandenen Wert ein, schlägt das Programm automatisch dessen Speicherung vor. Wenn Sie Abbrechen anklicken, wird der neue Wert nicht zur Liste hinzugefügt. Er wird jedoch für die Rubrik akzeptiert.

Werte ändern

Durch Anklicken der Bezeichnung einer Aufzählungsrubrik gelangen Sie zur Liste mit den bestehenden Werten. Um einen dieser Werte in die Rubrik einzufügen, wählen Sie ihn aus und klicken auf OK.

Mit Hinzufügen können Sie einen Wert zur Liste hinzufügen, mit Ändern oder Löschen den ausgewählten Wert ändern oder löschen. Ausserdem ist das Drucken der Liste mit den bestehenden Werten möglich.

Verknüpfte Rubriken

Zur Gewährleistung der Datenkohärenz verwendet die Software bestimmte Rubriken, um eine Verknüpfung zwischen den Aufnahmen verschiedener Dateien herzustellen. Dieser Artikel beschreibt mit mehr Details diese Art von Rubrik.