Les rubriques de lien

Les logiciels Office Maker et BiblioMaker utilisent une base de données relationnelle : les données sont classées dans des fichiers (par exemple pour Business un fichier d'adresses, un fichier de factures, un fichier d'articles, etc.). Certains de ces fichiers sont interconnectés afin d'assurer la cohérence des données et pour éviter de saisir plusieurs fois les mêmes informations. Par exemple, l'adresse de chaque client est saisi dans le fichier des Adresses et lorsque l'on crée une offre ou une facture, on fait référence à la fiche adresse du client concerné plutôt que de saisir à chaque fois l'adresse complète du client dans chaque offre ou facture.

Le schéma suivant illustre les liens (représentés par des flèches) entre les offres et les clients :

Dans cet exemple, l'offre 4 a été établie pour M. Dubois et les offres 1 et 6 pour Mme Dupont.

Ces liens sont gérés via des rubriques de liens. Dans l'exemple ci-dessus, les fichiers Adresses et Offres contiennent chacune une rubrique nommée Code adresse. La saisie d'un code adresse dans la fiche de l'offre va provoquer la recherche de la fiche adresse identifiée par ce code.

Valeur unique

Lorsque vous saisissez une valeur dans la rubrique de lien d'une nouvelle fiche (le Code d’une nouvelle adresse ou le No facture d’une nouvelle facture…), Office Maker vérifie si la valeur n’est pas déjà utilisée pour une autre fiche. En effet, si, par exemple, deux clients avaient le même Code, il ne serait plus possible de savoir quelles sont les fiches associées à chacun d’eux.

Si le cas se présente, un message d'alerte est affiché. Après avoir cliqué sur le bouton OK, vous devrez alors saisir une autre valeur pour la rubrique de lien.

Valeur obligatoire

Il est naturellement obligatoire de saisir une valeur dans une rubrique de lien, puisqu’elle doit permettre l’identification précise d’une fiche. Si dans Finance vous tentez par exemple de valider une fiche Compte sans N° compte, le programme vous le signalera par un message d’alerte ; vous ne pourrez effectivement enregistrer la fiche qu’après avoir saisi une valeur dans cette rubrique.

Exploitation des liens entre fichiers

Lorsque l'on saisit une valeur dans une rubrique de lien, le programme recherche la fiche correspondante dans le fichier lié (par exemple le fichier Comptes dans Finance, le fichier Adresses dans Business ou dans BiblioMaker). Si une fiche (et une seule) correspond, le libellé du Compte ou le nom de l'adresse liée s’affiche et le lien est établi.

Si vous ne vous rappelez pas, ou pas complètement, de la valeur recherchée, vous pouvez limiter la saisie aux premiers caractères de la rubrique. Si cette indication est suffisante pour identifier la valeur sans ambiguïté, son libellé s’affiche immédiatement. Dans le cas contraire, le programme vous présentera une fenêtre de sélection, dans laquelle vous pourrez effectuer votre choix.

La fenêtre de sélection

Il se peut que le programme trouve plusieurs valeurs pouvant correspondre à vos indications. Dans ce cas, une fenêtre de sélection s'affiche.

Dans cet exemple, l'utilisateur a saisi la valeur 6 dans la rubrique No de compte du fichier des Ecritures.
Le programme affiche la liste de tous les comptes dont le numéro commence par 6. Si la liste est longue, vous pouvez cliquer sur les en-têtes des colonnes pour la trier sur la base de l'un ou l'autre de ces cri­tères.

Il suffit de faire un double-clic sur la valeur voulue pour confirmer votre choix. Vous pouvez aussi sélectionner la ligne en question avec les touches fléchées du clavier ou la souris, et confirmer avec la touche Retour ou Entrée, ou en cliquant sur le bouton Valider.

Si vous tapez une autre valeur dans la zone de saisie de la fenêtre de sélection, vous obtiendrez, après avoir appuyé sur la touche Tab, la sélection des fiches correspondantes.

Enfin, si vous préférez rechercher une valeur par un autre critère, il suffit de choisir d'abord ce critère dans le menu local, à gauche de la zone de saisie, puis de saisir la valeur recherchée à sa droite.

Saisie dans un fichier lié

S'il n'existe aucune valeur pouvant correspondre à vos indications, le programme vous propose de la créer, sans vous contraindre à abandonner la saisie dans le fichier courant.

Vous pouvez annuler cette proposition et revenir à la saisie de la rubrique liée, dont vous pouvez alors changer le contenu. En effet, il se pourrait que vous ayez simplement commis une faute de frappe.

Si vous désirez effectivement créer un nouveau valeur dans le fichier lié, acceptez la proposition. Vous remplissez alors normalement la nouvelle fiche qui vous est présentée ; dès que vous aurez validé, vous reviendrez immédiatement à la fiche en cours de saisie. La nouvelle valeur créée sera déjà affichée.