Campi di collegamento

I software Office Maker e BiblioMaker utilizzano un database relazionale: i dati sono classificati in schedari (ad esempio, per Business uno schedario di indirizzi, uno schedario di fatture, uno schedario di articoli, ecc.) Alcuni di questi schedari sono interconnessi per garantire la coerenza dei dati ed evitare di dover inserire più volte le stesse informazioni. Ad esempio, l'indirizzo di ogni cliente viene inserito nello schedario Indirizzi e, quando si crea un'offerta o una fattura, si fa riferimento alla scheda dell'indirizzo del cliente in questione, anziché inserire ogni volta l'indirizzo completo del cliente in ogni offerta o fattura.

Il diagramma seguente illustra i collegamenti (rappresentati da frecce) tra offerte e clienti:

In questo esempio, l'offerta 4 è stata redatta per il signor Ammann e le offerte 1 e 6 per la signora Borda.

Questi collegamenti sono gestiti tramite campi di collegamento. Nell'esempio precedente, gli schedari Indirizzi e Offerte contengono ciascuno un campo chiamato Codice indirizzo. Se si inserisce un codice di indirizzo nello schedario delle offerte, si attiva la ricerca della scheda di indirizzo identificato da questo codice.

Valore unico

Quando si inserisce un valore nel campo di collegamento di una nuova scheda (il Codice di un nuovo indirizzo o il Numero di fattura di una nuova fattura, ecc.), il programma controlla che il valore non sia già utilizzato per un altra scheda. Se, ad esempio, due clienti avessero lo stesso Codice, non sarebbe più possibile sapere quali schede sono associate a ciascuno di essi.

In questo caso, viene visualizzato un messaggio di avvertimento. Dopo aver fatto clic sul pulsante OK, verrà richiesto di inserire un altro valore per l'intestazione del collegamento.

Valore obbligatorio

Naturalmente, è obbligatorio inserire un valore in un campo di collegamento, in quanto deve consentire l'identificazione precisa di una scheda. Se, ad esempio, in Finance si tenta di convalidare una scheda di Conto senza numero di conto, il programma invia un messaggio di avvertimento; non sarà possibile salvare la scheda finché non si sarà inserito un valore in questo campo.

Utilizzo dei collegamenti tra gli schedari

Quando si immette un valore in un campo di collegamento, il programma cerca la scheda corrispondente nello schedario collegato (ad esempio lo schedario Conti in Finance, lo schedario Indirizzi in Business o in BiblioMaker). Se una scheda (e solo una) corrisponde, viene visualizzato il nome del conto o dell'indirizzo collegato e il collegamento viene stabilito.

Se non si ricorda il valore che si sta cercando o non lo si ricorda completamente, si può limitare l'inserimento ai primi caratteri del campo. Se questo è sufficiente per identificare il valore in modo inequivocabile, la sua etichetta verrà visualizzata immediatamente. In caso contrario, il programma presenta una finestra di selezione in cui è possibile effettuare la scelta.

La finestra di selezione

Il programma potrebbe trovare diversi valori che corrispondono alle vostre specifiche. In questo caso, apparirà una finestra di selezione.

In questo esempio, l'utente ha inserito il valore 6 nel campo Numero di conto della scheda Registrazioni.
Il programma visualizza un elenco di tutti i conti il cui numero inizia con 6. Se l'elenco è lungo, è possibile fare clic sulle intestazioni delle colonne per ordinarlo in base a uno dei criteri indicati.

È sufficiente fare doppio clic sul valore desiderato per confermare la scelta. È anche possibile selezionare la riga in questione con i tasti freccia della tastiera o con il mouse e confermare con il tasto Return o Invio, oppure facendo clic sul pulsante Seleziona.

Se si digita un altro valore nel campo di immissione della finestra di selezione, si otterrà una selezione delle schede corrispondenti dopo aver premuto il tasto Tab.

Infine, se si preferisce cercare un valore utilizzando un altro criterio, è sufficiente selezionare questo criterio dal menu a comparsa a sinistra della casella di immissione, quindi inserire il valore desiderato a destra.

Inserimento in uno schedario collegato

Se non esiste un valore che corrisponda alle vostre specifiche, il programma vi suggerirà di crearne uno, senza costringervi ad abbandonare la scheda dello schedario corrente.

È possibile annullare questo suggerimento e tornare a inserire il campo di collegamento, dove è possibile modificare il contenuto. È possibile che si sia semplicemente commesso un errore di battitura.

Se si desidera creare un nuovo valore nello schedario collegato, accettare la proposta. A questo punto si compila normalmente la nuova scheda presentata; una volta convalidata, si torna immediatamente alla scheda che si sta inserendo. Il nuovo valore creato sarà già visualizzato.