Die Kartenauswahl: Wozu dient sie und wie erstellt man sie?

Im Datenbereich  des Hauptfensters  bilden die Aufnahmen, aus denen die angezeigte Liste besteht, die Auswahl.

Wenn Sie eine Datei zum ersten Mal anzeigen, werden alle ihre Aufnahmen in der Liste auf dem Bildschirm dargestellt. Die Auswahl ist dann gleichbedeutend mit allen Aufnahmen der Datei.

Später ist es möglich, die dargestellten Datensätze auf eine Teilmenge der gesamten Datei zu beschränken, da der Benutzer selten mit allen Aufnahmen arbeiten muss. Diese Teilmenge kann das Ergebnis einer manuellen Auswahl der Datensätze oder einer Suche sein. In diesem Fall ist die Auswahl gleichbedeutend mit dieser Teilmenge der Aufnahmen.

Sie können den Inhalt der Auswahl ständig überprüfen. Die Titelleiste des Fensters zeigt die Anzahl der aktuell ausgewählten Aufnahmen im Verhältnis zur Gesamtzahl der Datensätze in der Datei. Die Anzeige 8/155 bedeutet zum Beispiel, dass die Datei insgesamt 155 Aufnahmen enthält, von denen Ihnen 8 im Hauptfenster präsentiert werden. Diese 8 Datensätze bilden die Auswahl.

Mit dem Befehl Alle Karten im Menü Aktion können Sie alle Datensätze in der Datei erneut anzeigen, wodurch die aktuelle Auswahl de facto aufgehoben wird. Der Aufruf einer Suchfunktion hat zur Folge, dass eine neue Auswahl an Aufnahmen erstellt wird.

Das Programm behält die aktuelle Auswahl an Aufnahmen für jede der Dateien im Speicher. So ist es z. B. in Finance möglich, eine Auswahl von Karten für jede der Dateien zu erhalten: Konten, Buchungen, Journale etc. Wenn Sie das Programm beenden, verschwindet die Auswahl der Karten.

Manuelle Auswahl

Im Hauptfenster bietet die Schaltflächenleiste zwei Schaltflächen, mit denen Sie manuell in die Auswahl der Aufnahmen eingreifen können. Die Schaltfläche Auswählen ist diejenige, die am häufigsten verwendet wird. Sie ermöglicht es, die Auswahl auf die aktuell aktivierten Datensätze  zu beschränken. Die Schaltfläche Ausblenden bewirkt genau das Gegenteil: Sie entfernt die aktivierten Karten aus der aktuellen Auswahl. Beide Schaltflächen haben einen gleichlautenden Befehl im Menü Aktion.

Auswahl durch Abfrage

Einige Aktionen ändern selbst die Auswahl. Dies gilt insbesondere für Suchfunktionen (Schnellsuche und die Befehle Abfrage, Suchen und Verbundene Karten im Aktionsmenü oder in der Schaltflächenleiste). Wenn eine Suche erfolgreich ist, entspricht die Anzahl der Karten in der Auswahl der Anzahl der gefundenen Aufnahmen.

Nützlichkeit der Auswahl

Viele Befehle in den Menüs Ablage und Aktion gelten nur für aktivierte (=markierte) oder sonst ausgewählte Aufnahmen: z. B. Drucken, Exportieren, Ändern, Verbundene Karten, Sortieren...

Aus Sicherheitsgründen können einige Befehle nur aufgerufen werden, wenn Datensätze aktiviert sind: Duplizieren, Applizieren, Löschen, Auswählen, Ausblenden.

Kombinieren von Auswahlen

Die Befehle Abfrage, Suchen und Verbundene Karten können eine aktuelle Auswahl an Aufnahmen berücksichtigen und zeigen ein Popup-Menü Modus an, das folgende Werte enthält:

Normal : wird bei der Suche die aktuelle Auswahl ignoriert und eine neue Auswahl erstellt. In der Auswahl : wird die Suche auf die aktuelle Auswahl beschränkt. Der Auswahl anfügen : wird die Suche in der Gesamtheit aller Aufnahmen durchgeführt und die gefundenen Datensätze werden der aktuellen Auswahl hinzugefügt. Aus der Auswahl entfernen : wird die Suche auf die aktuelle Auswahl beschränkt und die Aufnahmen entfernt, die den Suchkriterien entsprechen.

Dieser Suchmodus ermöglicht es also, mehrere Auswahlen von Aufnahmen miteinander zu kombinieren, nämlich die aktuelle Auswahl und die Auswahl der Datensätze, die gefunden werden sollen.