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Comment créer un nouvel exercice ? (Staff)

531  Exercices (Staff), Nouvel exercice

Si vous utilisez le programme Office Maker Staff pour la première fois, il est probable que le programme vous affiche le fichier de données de démonstration contenant des données fictives.

Ce fichier de données de démonstration n'est pas destiné à une utilisation réelle. Il est donc nécessaire de créer votre propre fichier de données. Pour cela, appelez la commande Fichier>Nouveau fichier de données. Donnez un nom à ce fichier (nous vous recommandons de structurer le nom avec au début le code "OMS_" suivi du nom de votre société suivi du code "_Année de l'exercice". Exemple : "OMS_GardenCenter_2023".

Saisissez ensuite les quelques paramètres de base exigés par le logiciel.

 

Un fichier de données est valide pour un exercice comptable (habituellement d'une durée de douze mois). Il est donc nécessaire au terme d'un exercice d'en créer un nouveau (il n'est pas besoin de clôturer l'exercice courant avant de créer le nouvel exercice). Ceci s'effectue avec la commande Fichier>Nouvel exercice.

 

Le programme présente une fenêtre dans laquelle vous indiquez le nom du fichier de données, le nom et l'année du nouvel exercice.

 

Options

 

  • Créer un fichier intermédiaire : cette option n’est utile et ne doit être cochée que dans certaines circonstances particulières.
  • Passage aux paramètres swissdec : Si vous cochez cette option, le nouveau paramétrage à la norme ELM (swissdec) sera importé dans le nouvel exercice, en remplacement du paramétrage existant. Les Genres de salaires étant différents, leurs numéros d’identification, par exemple, étant normalisés, cela implique que les assemblages des employés devront être rétablis. Pour les Genres de salaires saisissables, les valeurs déterminantes devront être saisies à nouveau. Si vous désirez passer au paramétrage swissdec, nous vous recommandons de prendre contact avec le département Support de Micro Consulting pour vous assister.
  • Reporter l’historique : Cette option est normalement cochée par défaut. Le programme récupère dans ce cas l’Historique des salaires dans le nouvel exercice, afin que vous puissiez y avoir accès sans avoir à ouvrir les anciens fichiers de données.
  • Reporter les employés inactifs : Cette option est normalement cochée par défaut. Le nouveau fichier de données reprend donc toutes les fiches des employés, qu’ils soient actifs ou non. Ainsi, des employés temporairement inactifs (des intérimaires, par exemple) seront toujours présents dans le nouvel exercice. Si vous préférez que les fiches des employés inactifs soient ignorées, enlevez la coche dans cette case. Vous pourrez toujours, dans le nouvel exercice, supprimer les fiches des employés dont vous n’avez plus besoin, du moment qu’aucune fiche salaire n’y est associée.

 

Le programme effectue d’abord un contrôle des données actuelles et vous prévient dans le cas où les salaires de clôture n’ont pas tous été créés. Ce rapport peut être imprimé ou enregistré sur le disque sous la forme d’un fichier texte.

 

Le nouvel exercice est ensuite automatiquement ouvert, et la fenêtre de Configuration de la Maintenance vous est présentée.
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