Wenn Sie das Programm Office Maker Staff zum ersten Mal verwenden, ist es wahrscheinlich, dass das Programm die Demo-Datendatei mit fiktiven Daten anzeigt.
Diese Demo-Datendatei ist nicht für den tatsächlichen Gebrauch bestimmt. Es ist daher notwendig, eine eigene Datendatei zu erstellen. Rufen Sie dazu den Befehl Ablage>Neue Datendatei auf. Geben Sie dieser Datei einen Namen (wir empfehlen Ihnen, den Namen mit dem Code "OMS_", gefolgt vom Firmennamen, gefolgt vom Code "_Geschäftsjahr" am Anfang zu strukturieren. Beispiel: "OMS_Gartenzentrum_2023".
Geben Sie dann die wenigen von der Software benötigten Grundparameter ein.
Eine Datendatei ist für ein Geschäftsjahr (in der Regel zwölf Monate) gültig. Es ist daher notwendig, am Ende eines Geschäftsjahres ein neues Geschäftsjahr anzulegen (es ist nicht notwendig, das laufende Geschäftsjahr vor dem Anlegen des neuen Geschäftsjahres abzuschliessen). Dies geschieht mit dem Befehl Ablage>Neues Geschäftsjahr.
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Das Programm zeigt ein Fenster an, in dem Sie den Namen der Datendatei, den Namen und das Jahr des neuen Geschäftsjahres angeben.
Optionen
- Exportdokument erstellen : diese Option ist nur sinnvoll und sollte nur unter bestimmten Umständen geprüft werden.
- Übergang zur Swissdec-Parametrierung : Wenn Sie diese Option ankreuzen, wird die neue Parametrierung gemäss ELM-Standard (Swissdec) ins neue Geschäftsjahr importiert und ersetzt die bestehende Parametrierung. Da diese Lohnarten nicht identisch sind, ihre Identifikationsnummern sind zum Beispiel normiert, müssen Sie die Lohnartengruppen der Mitarbeiter wieder herstellen. Für die erfassbaren Lohnarten müssen die ausschlaggebenden Werte erneut erfasst werden. Wenn Sie zur Swissdec Parametrierung übergehen möchten, empfehlen wir Ihnen, zu Ihrer Unterstützung die Support-Abteilung von Micro Consulting zu kontaktieren.
- Chronologien mitnehmen : Diese Option ist in der Regel standardmässig angekreuzt. Trifft dies zu, nimmt das Programm die Chronologie der Löhne ins neue Geschäftsjahr mit, damit Sie sie aufrufen können, ohne dazu die früheren Datendateien öffnen zu müssen.
- Inaktive Mitarbeiter mitnehmen : Diese Option ist in der Regel standardmässig angekreuzt. Die neue Datendatei übernimmt also alle Karten der Mitarbeiter, egal ob sie aktiv sind oder nicht. So werden vorübergehend inaktive Mitarbeiter (temporär Arbeitende zum Beispiel) im neuen Geschäftsjahr immer vorhanden sein. Wenn Sie wünschen, dass die Karten der inaktiven Mitarbeiter ausgelassen werden, entfernen Sie das Kreuzchen bei dieser Option. Sie können die Karten der Mitarbeiter, die Sie nicht mehr benötigen, immer noch im neuen Geschäftsjahr löschen, sofern keine Lohnabrechnung damit verknüpft ist.
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Das Programm kontrolliert zuerst die Daten und informiert Sie, falls nicht alle Endabrechnungen erstellt wurden. Diese Liste können Sie drucken oder auf der Festplatte als Textdatei speichern.
Anschliessend wird automatisch das neue Geschäftsjahr geöffnet, und das Fenster Konfiguration der Wartung wird eingeblendet.
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