Comment créer un nouvel exercice comptable ? (Finance)

Si vous utilisez le programme Office Maker Finance pour la première fois, il est probable que le programme vous affiche le fichier de données de démonstration contenant des données fictives.

Ce fichier de données de démonstration n'est pas destiné à une utilisation réelle. Il est donc nécessaire de créer votre propre fichier de données. Pour cela, appelez la commande Fichier>Nouveau fichier de données. Donnez un nom à ce fichier (nous vous recommandons de structurer le nom avec au début le code "OMF_" suivi du nom de votre société suivi du code "_Année de l'exercice". Exemple : "OMF_GardenCenter_2023".

Saisissez ensuite les quelques paramètres de base exigés par le logiciel.

Un fichier de données est valide pour un exercice comptable (habituellement d'une durée de douze mois). Il est donc nécessaire au terme d'un exercice d'en créer un nouveau (il n'est pas besoin de clôturer l'exercice courant avant de créer le nouvel exercice). Ceci s'effectue avec la commande Fichier>Nouvel exercice.

Le programme présente une fenêtre dans laquelle vous indiquez le nom du nouvel exercice, le No du compte de résultat et les dates de début et de fin de l’exercice. Dans la zone Compte résultat, indiquez le numéro du compte qui reçoit la différence entre tous les comptes d’actif et les comptes de passif afin que les soldes d’ouverture du nouvel exercice soient équilibrés.   Une série de cases à cocher permet de spécifier les données que l’on veut transférer dans le nouvel exercice. Il n’est pas nécessaire en principe de reprendre les taux de change. Quant aux budgets, ils ne sont utiles que dans la mesure où l’on veut pouvoir faire des comparaisons avec les années précédentes. La dernière case devra être cochée pour le passage des écritures transitoires ; si cette case est inactive, c’est qu’aucune écriture transitoire n’a été saisie.

Lorsque vous aurez cliqué sur le bouton OK, le nouveau fichier de données sera créé automatiquement, dans le même dossier que l’exercice courant. S'il s'agit de votre premier exercice, vous devrez enregistrer la clé d'activation livrée par Micro Consulting et sélectionner le plan comptable désiré. Après quelques secondes, vous pourrez commencer à travailler directement dans le nouvel exercice.

Lors du transfert des comptes, les soldes de clôture des comptes de bilan (même s’ils ne sont que provisoires) sont automatiquement repris comme soldes d’ouverture dans le nouvel exercice. Les comptes d’exploitation et de pertes et profits sont remis à zéro.

Les soldes d’ouverture des comptes de bilan peuvent être mis à jour ultérieurement (autant de fois que nécessaire) par la commande Fichier>Mise à jour exercice , lorsque l’exercice précédent est définitivement bouclé.