Se si utilizza il programma Office Maker Staff per la prima volta, il programma mostrerà probabilmente un file di dati dimostrativi contenente dati fittizi.
Questo file di dati dimostrativi non è destinato a un uso reale, pertanto è necessario creare un proprio file di dati. A tale scopo, richiamare il comando File>Nuovo database. Assegnare un nome a questo file (si consiglia di strutturare il nome con il codice "OMS_" all'inizio seguito dal nome della propria azienda seguito dal codice "_Anno di esercizio". Esempio: "OMS_GardenCenter_2023".Quindi inserire i pochi parametri di base richiesti dal software.
Un file di dati è valido per un anno fiscale (di solito dodici mesi), quindi alla fine di un anno fiscale è necessario crearne uno nuovo (non è necessario chiudere l'anno fiscale corrente prima di creare quello nuovo). Questo si fa con il comando File>Nuovo esercizio.
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Il programma presenta una finestra in cui si indica il nome del file di dati, il nome e l'anno del nuovo esercizio.
Opzioni
- Crea un file intermedio: questa opzione è utile e va selezionata solo in determinate circostanze.
- Passa alle impostazioni swissdec: se si seleziona questa opzione, le nuove impostazioni ELM (swissdec) verranno importate nel nuovo esercizio, sostituendo quelle esistenti. Poiché i tipi di salari sono diversi, ad esempio i loro numeri di identificazione sono standardizzati, ciò significa che gli assiemi dei dipendenti dovranno essere ristabiliti. Per i tipi di salari inseribili, i relativi valori dovranno essere reinseriti. Se si desidera passare all'impostazione swissdec, si consiglia di contattare il servizio di assistenza Micro Consulting per ricevere assistenza.
- Riporto dello storico: questa opzione è normalmente selezionata per impostazione predefinita. In questo caso, il programma recupera lo storico degli stipendi nel nuovo anno, in modo da potervi accedere senza dover aprire i vecchi file di dati.
- Riporta i dipendenti inattivi: questa opzione è normalmente selezionata per impostazione predefinita. Ciò significa che il nuovo file di dati includerà tutte le schede dei dipendenti, siano essi attivi o meno. Ciò significa che i dipendenti temporaneamente inattivi (ad esempio, i lavoratori temporanei) saranno ancora presenti nel nuovo esercizio. Se si preferisce ignorare i record dei dipendenti inattivi, rimuovere il segno di spunta da questa casella. Nel nuovo esercizio è sempre possibile eliminare le schede dei dipendenti non più necessari, a condizione che non vi siano schede salariali associate.
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Il programma controlla innanzitutto i dati attuali e avverte se non sono stati creati tutti gli stipendi di chiusura. Questo rapporto può essere stampato o salvato su disco come file di testo.
Il nuovo anno fiscale viene aperto automaticamente e viene presentata la finestra Configurazione del Mantenimento.
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