Transmissions de données à Swissdec

Pour le transmetteur swissdec, veuillez effectuer les opérations suivantes dans l'ordre en vous assurant au préalable d'avoir imprimé tous les documents PDF swissdec et vérifié les statistiques avec votre comptabilité ainsi que l'exactitude des certificats de salaires pour chaque personne.

Le document "Opérations de fin d'année", disponible sur la page de téléchargement de la documentation sur notre site web, vous renseignera à ce sujet.

Pour procéder à la transmission effective des données :

Menu Données>Employés, puis menu Action>Transmetteur swissdec.

1. Enlevez la coche Envoi de test.
2. Cliquez sur le bouton Archives en bas à gauche et ensuite sur le bouton Purger les données.
3. Cliquez sur le bouton Envoyer la déclaration.
4. Au bout de quelques secondes ou plus, selon le nombre de fiches de salaires à traiter, le message Déclaration envoyée avec succès s'affichera. Cliquez ensuite sur OK.
5. Le système doit récupérer le statut automatiquement. Si cela n'est pas le cas, le statut de traitement affichera Tests de validité et de plausibilité en cours; cliquez à nouveau sur le bouton Récupérer le statut au bout d'une dizaine de secondes environ.
6. Plusieurs lignes s'afficheront en dessous par nom de domaine (institution), lignes qui vous indiqueront des informations telles que :
   - libération avant le…
   - problème technique…
   - le receveur avec le numéro xxx.xxx n'est pas couplé au distributeur
   - information incorrecte pour un employé…
   - code ou contrat d'institution inconnu…
7. Si l'état est indiqué en vert ou orange, cliquez sur la ligne de l'institution et ensuite sur le bouton de gauche en dessous de l'oeil, vous serez ainsi redirigé sur le site web de l'institution concernée. Suivez ensuite les étapes indiquées à l'écran. En cas de message technique ou demande de code complémentaire, vous devrez prendre contact directement avec l'institution pour la suite des opérations, car le logiciel Office Maker Staff ne fait que transmettre les informations du fichier XML via ce canal.
8. Si l'état est indiqué en rouge, vous pouvez vérifier l'information en sélectionnant la ligne et en cliquant sur l'oeil à gauche.

Il se peut que certaines institutions se déconnectent en fin d'année pour éviter la réception d'un grand volume de données qui pourraient se révéler incomplètes. Par exemple un oubli de paiement du 13ème salaire pour certains employés, montants LPP à corriger, etc. il faudra alors tenter un nouvel envoi courant janvier.

Pour ce qui est des certificats de salaires, ils sont transmis sans autre automatiquement à chaque canton concerné, cela sans avoir besoin d'effectuer l'opération de libération des données.

Dans tous les cas, si la transmission ne peut être utilisée, vous pourrez toujours envoyer les documents PDF swissdec imprimés sur papier, comme pour les institutions qui ne sont pas enregistrées auprès de swissdec.