Pourquoi le programme ne génère-t-il aucun rappel alors qu’il y a des prêts en retard ?

Plusieurs conditions doivent être réunies pour qu’un rappel soit généré :

• La sélection de fiches de prêt affichée à l’écran avant l’appel de la commande d’impression des rappels doit contenir au moins 1 prêt répondant aux conditions ci-dessous.
• Le prêt doit être en retard (date de retour prévu < date du rappel)
• Le délai entre la date de retour prévu et l’envoi d’une première lettre de rappel doit être échu (ce délai est défini dans les Options du fichier des prêts).
• Le délai avant l’envoi d’une 2e, 3e, 4e, etc. lettre de rappel doit être échu (ce délai est aussi défini dans les Options du fichier des prêts).

Par ailleurs, vous pouvez définir vos propres critères de recherche qui vont s’ajouter aux critères ci-dessus. Ces critères peuvent être liés au format des rappels : dans le dialogue d’impression des prêts, sélectionnez le format des rappels, cliquez sur le bouton Options, puis sur l’icône de la roue dentée et choisissez la commande Définir des critères de recherche ou Modifier les critères de recherche : si des critères de recherche sont affichés, ceux-ci sont utilisés lors de la génération des rappels et pourraient exclure partiellement ou totalement de la sélection des fiches de prêt pour lesquelles un rappel devrait pourtant être généré.

Avant de générer des rappels, il est toujours utile d’imprimer la liste nommée Liste des rappels. Cette liste mentionne tous les prêts en retard dans la sélection de fiches que vous avez faite au préalable. Pour chacun des prêts sont mentionnées la date de retour prévue, la date d’envoi d’éventuels rappels et dans la dernière colonne une pastille noire qui indique qu’une lettre de rappel sera générée pour le prêt en question. Si un prêt apparaît dans la liste sans la pastille, cela signifie qu’il est en retard, mais qu’une des conditions énoncée ci-dessus n’est pas remplie.