Comment créer une écriture comptable ?

Pour enregistrer une écriture comptable, sélectionnez dans le menu Données le fichier des Ecritures puis choisissez la commande Action>Ajouter ou cliquez sur le bouton Ajouter.

Renseignez les rubriques. Si vous avez créé au préalable des écritures modèle , vous pouvez appeler l'écriture modèle en saisissant dans la rubrique Modèle son code, une partie de son nom ou un mot clé.

La numérotation des écritures est automatique. La numérotation des pièces peut aussi se faire automatiquement, si vous le souhaitez. Ces deux paramètres sont réglés dans le menu Action, via la commande Options.

Le Code journal 1 vous est proposé par défaut mais vous pouvez le modifier.

Pour passer à la rubrique suivante, utilisez la touche Tab.

Spécifiez ensuite la Date de l’écriture. La date du jour est proposée par défaut. Si vous en changez, il vous suffit d’indiquer le jour, ou le jour et le mois ; le logiciel complétera votre saisie automatiquement.

Saisissez maintenant le Libellé de l’écriture.

Après avoir appuyé sur la touche Tab, le point d’insertion se trouvera dans la rubrique No Compte de la première ligne de l’écriture, dans la partie inférieure de la fenêtre. La rubrique No compte établit le lien avec le fichier des Comptes. Vous pouvez saisir les données de la première ligne de l'écriture.

Toute écriture comprend au moins deux lignes, une pour le compte à débiter et une pour le compte à créditer ; il s'agira d'une écriture simple . Une écriture peut cependant contenir un nombre illimité de lignes. On parlera alors d'écriture multiple.

Pour ajouter une nouvelle ligne d’écriture, il suffit d’appuyer sur la combinaison de touches Contrôle N (Windows) ou Commande N (macOS) ou sur la touche Entrée (macOS).

Les lignes d’écriture sont visualisées au fur et à mesure dans la zone de défilement au milieu de l’écran de saisie. Si vous devez modifier le contenu d'un ligne d'écriture, il suffit de la sélectionner ; vous pouvez alors éditer les données dans la partie inférieure de la fenêtre.

Ecriture simple

Les numéros de compte peuvent être saisis partiellement. Par exemple, en tapant 6, tous les comptes commençant par 6 sont présentés à l’écran dans une fenêtre de sélection. Vous obtenez également la fenêtre de sélection si vous cliquez sur le nom de la rubrique No Compte, sur un fond bleu.

Après avoir renseigné le No Compte, saisissez le montant au Débit ou au Crédit.

Pour créer une nouvelle ligne d’écriture, appuyez simplement sur la touche ↓ (flèche bas) ou utilisez la combinaison de touches ctrl N (Windows) ou Commande N (macOS).

L’écriture est équilibrée si la somme des montants au Débit est égale à la somme des montants au Crédit. Dans ce cas, la Balance indique zéro.

Contrepartie automatique

Si le compte de charges (par exemple 6000) a toujours le même compte pour contrepartie (par exemple 1011), vous pouvez simplifier encore la saisie en indiquant le compte 1011 dans la rubrique Contrepartie de la fiche du compte 6000. Ainsi, dès que vous aurez saisi la première ligne de l'écriture, la seconde apparaîtra automatiquement.

Le menu Saisie

Pendant la saisie d'une écriture, un menu supplémentaire, le menu Saisie, est affiché dans la barre de menus. Ce même menu est également proposé par le bouton (roue dentée) sous la zone de défilement.

Astuces :

• Lorsque vous procédez à la saisie d’une série d’écritures, il est possible de taper le signe = dans le libellé principal, afin de reprendre le libellé saisi dans l’écriture précédente.
• Les rubriques Débit et Crédit acceptent non seulement un montant, mais également une formule mathématique .
• Il est possible de modifier l’ordre d’affichage des lignes d’écritures, à l'aide des combinaisons de touches Majuscule ↓ et Majuscule ↑.

Validation de la fiche

L’écriture ne peut être validée que si elle est équilibrée. Une écriture est équilibrée lorsque la balance est de zéro, c'est-à-dire que les totaux au Débit et au Crédit sont égaux.

La validation provoque le calcul automatique de la TVA si l'écriture contient une ligne avec un Code TVA, et si ce calcul n'a pas été demandé pendant la saisie.

Le programme vous propose automatiquement de poursuivre avec la création d’une nouvelle fiche. Pour interrompre ce processus de saisie répétitive, il suffit de cliquer sur le bouton Annuler.