Saisie d'une écriture : le menu Saisie

Pendant la saisie d’une écriture, un menu supplémentaire, le menu Saisie, est affiché dans la barre de menus. Toutes les commandes de ce menu peuvent également être choisies à l’aide du bouton présent sous la zone de défilement des lignes d’écriture.

Insérer ligne / Supprimer ligne

Pour créer une nouvelle ligne d’écriture, choisissez la commande Insérer ligne dans le menu Saisie. La nouvelle ligne apparaît avant la ligne d’écriture sélectionnée, s’il y en a une, alors que la touche Entrée provoque la création d’une nouvelle ligne après les lignes existantes.

La commande Supprimer ligne sert bien entendu à éliminer une ligne d’écriture.

Afficher le plan comptable

Vous pouvez choisir la commande Plan comptable dans le menu Saisie. Le plan comptable vous est alors présenté dans une fenêtre séparée (cette fenêtre peut rester ouverte en permanence sur votre écran); dans cette fenêtre, la liste des comptes peut être triée par No compte ou par intitulé en cliquant sur le libellé correspondant. Le critère de tri choisi apparaît en souligné.

Pour sélectionner rapidement un compte, vous pouvez taper les premiers chiffres du No compte ou les premiers caractères de l’intitulé, en fonction du critère de tri choisi. Après avoir activé le compte voulu, cliquez sur le bouton Sélectionner ou appuyez sur la touche Retour ou Entrée. Vous pouvez aussi double- cliquer directement sur la ligne désirée. Le compte choisi sera ainsi introduit dans la ligne d’écriture en cours de saisie.

Pour créer rapidement plusieurs lignes d’écriture avec différents comptes, appuyez sur la touche Alt (Option) et faites un double-clic sur chacun des comptes à ajouter.

Afficher un extrait de compte

Le menu Saisie permet également d’afficher un Extrait de compte instantané  dans une fenêtre redimensionnable, sans qu’il soit nécessaire d’abandonner l’écriture en cours de saisie. Le programme affiche par défaut l’extrait du compte de la ligne d’écriture en cours de saisie.

Plusieurs fenêtres d’extraits de comptes peuvent être ouvertes simultanément en choisissant plusieurs fois la commande. De plus, il est possible de continuer à travailler dans les fenêtres de saisie d’écritures tout en laissant ouvertes les fenêtres d’extraits de compte.

Historique

Cette commande  affiche le récapitulatif de la séance de travail dans une fenêtre séparée.

Équilibrer ligne

La commande Équilibrer Ligne n’est active que lorsqu’on sélectionne une ligne (autre qu’une ligne de TVA calculée) dans une écriture modifiable et non équilibrée. Dans l’illustration ci-dessous, l’écriture est déséquilibrée, suite par exemple à la correction de l’un des montants saisis dans la colonne Crédit:

Il suffit de sélectionner la contrepartie (Compte 1100) et de choisir la commande Équilibrer Ligne. Le montant de cette ligne est alors automatiquement modifié de manière à équilibrer l’écriture :

Décompte TVA

Les quatre écritures annuelles correspondant aux quatre décomptes TVA trimestriels ont pour effet de diminuer la provision de TVA à récupérer (Nos comptes 1170 et 1171 dans un plan comptable standard). Si ces écritures sont prises en compte lors de l’impression du décompte TVA, cela provoque une erreur dans le calcul du montant de TVA à récupérer. En effet, le programme calcule simplement la variation de solde de ces comptes sur la période du décompte.

Il est donc nécessaire de marquer les écritures correspondant aux décomptes TVA, en choisissant l’option Décompte TVA dans le menu Saisie. Les écritures ainsi marquées seront alors ignorées dans le décompte TVA. Lorsque vous choisissez cette option, un message d’alerte s’affiche pour vous rappeler son utilité.

Seules les quatre écritures annuelles correspondant aux décomptes TVA doivent être marquées Décompte TVA. Si vous avez choisi cette option alors que l’écriture n’est pas une diminution de la provision TVA, choisissez-là à nouveau afin qu’elle n’apparaisse plus cochée dans le menu Saisie.

Lors de l’impression du décompte TVA, si aucune écriture marquée Décompte TVA n’est trouvée sur la période, le programme affiche l’alerte suivante :

Attention: l’écriture du décompte TVA précédent n’a pas été trouvée sur la période. Assurez-vous de marquer les écritures correspondant aux 4 décomptes annuels à l’aide de l’option "Décompte TVA" dans le menu Saisie. Les montants de TVA récupérable pourraient sinon être erronés.