Warum Sie es vermeiden sollten, mit einer in der Cloud gespeicherten Datei zu arbeiten

Es gibt viele verschiedene Lösungen für die Speicherung von Dateien in der Cloud: Dropbox, Google Drive, iCloud Drive, kDrive von Infomaniak, Microsoft One Drive und andere. Diese Lösungen sind praktisch, um Dateien einfach von einem Computer auf einen anderen zu übertragen. Wir raten jedoch dringend davon ab, mit einer Office Maker- oder BiblioMaker-Datei zu arbeiten, die von einem solchen Dienst gehostet wird. Hier sind die Gründe dafür:

Das Funktionsprinzip ist bei allen diesen Diensten mehr oder weniger gleich: Sie legen einen Ordner auf Ihrem Computer fest, dessen Inhalt mit dem Cloud-Laufwerk synchronisiert wird. Wenn Sie eine Datei in diesem Ordner ändern, wird die Datei automatisch im Hintergrund an das Cloud-Laufwerk gesendet. So hat ein anderer Computer mühelos Zugriff auf die aktuelle Version der Datei.

Wenn mehrere Benutzer dieselbe Datei gleichzeitig bearbeiten, steht das Synchronisationssystem jedoch vor einem Problem: Welche Version der Datei ist die richtige? Um dieses Problem zu lösen, duplizieren einige Dienste die Datei. Die Kopie trägt den Namen des Datums, an dem die Datei geöffnet wurde. Es ist jedoch wahrscheinlich, dass der Benutzer diese Duplizierung nicht bemerkt, die ursprüngliche Datendatei öffnet und sich wundert, dass er dort nicht die zuletzt eingegebenen Daten findet.

Wenn Sie beispielsweise im Büro mit Office Maker Finance arbeiten, Ihren Bürocomputer in den Ruhezustand versetzen, ohne das Programm zu beenden, dann nach Hause gehen und Ihre Buchhaltung zu Hause weiter erfassen und dann ins Büro zurückkehren, werden Sie die zu Hause erfassten Daten nicht wiederfinden, da diese in einer Kopie Ihrer Datendatei gespeichert sind. Noch schlimmer ist, dass Sie auf diese Weise sogar Ihre Datendatei beschädigen könnten, wenn der Cloud-Dienst versucht, die beiden Kopien der Datendatei zusammenzuführen.

Der Zweck dieser Dienste besteht nicht darin, Dateien zwischen mehreren Nutzern zur gleichzeitigen Verwendung auszutauschen, sondern vielmehr darin, seine Dokumente in der Cloud zu speichern, auf die von überall her, aber jeweils nur von einem Arbeitsplatz aus zugegriffen werden kann.

Wenn Sie mit Office Maker oder BiblioMaker von mehreren verschiedenen Orten aus arbeiten müssen, ist es wesentlich besser, ein Cloud-Hosting bei unserem Unternehmen in einem Datenzentrum in der Schweiz zu abonnieren. So vermeiden Sie jedes Risiko für Ihre Daten, unter anderem dank der automatisch durchgeführten Backups.