Format d'import-export de documents "Echange BiblioMaker"

Le format d'import et d'export prédéfini "Echange BiblioMaker" est celui que nous recommandons d'utiliser pour échanger des données de documents soit avec une autre base de données BiblioMaker, soit avec d'autres logiciels (par exemple lors d'une migration du catalogue et un changement de logiciel de gestion de bibliothèque).

Le fichier d'import/export est au format texte avec une marque de tabulation entre les rubriques (champs) et un saut de ligne entre les fiches (enregistrements). La table de caractères peut être UTF-8, Windows ou macOS.

Pour importer des données de documents dans le logiciel, la méthode la plus courante consiste à préparer le fichier à importer avec un tableur comme Microsoft Excel ou LibreOffice Calc, qui permettent de définir facilement l'ordre des rubriques par déplacement de colonnes. A cet effet, la première colonne du tableau ci-dessous contient la lettre de la colonne dans laquelle doit figurer la rubrique.

L'ordre des rubriques est prédéfini :

Lorsque l’on importe des documents au format “Echange”, on doit choisir entre diverses options d’import:

Importer les numéros : le numéro de chaque notice sera importé.

Importer les exemplaires : les données relatives aux exemplaires (code barre, durée de prêt, nombre d’exemplaires) seront importées.

Importer les codes barres : les codes barres seront importés, pour autant qu’ils n’existent pas déjà dans la base (dans, ce cas, BiblioMaker en génère de nouveaux).

Importer les mots-clés : les mots-clés seront importés.

Importer les indices et les cotes : les indices et les cotes seront importés.

Importer les matières : les matières seront importées.

Certaines rubriques, si elles sont vides, prennent automatiquement la valeur par défaut défini dans les options du fichier Documents.

Les rubriques Vedettes auteur, Entrées secondaires, Collection, Indice et Matières, si elles sont remplies, créeront automatiquement une fiche dans le fichier correspondant (pour autant que ces fiches n’existent pas déjà).

Dans le cas d’un import sous forme de texte, il est important de vérifier que la dernière fiche de la liste a bien été lue. En effet, il est fréquent d’oublier la fin de ligne avant la fin du fichier, et à ce moment BiblioMaker ne reconnait pas la fiche.

Les fiches importées disposent d’un statut «X», ce qui permet de les trouver rapidement avec la fonction Trouver et le statut «X». D’autres lettres peuvent venir s’ajouter au statut “X” en fonction des “erreurs” que BiblioMaker aura détectées lors de l’import. Ansi, un “R” signifie que la ou les notices auront été renumérotées. Un “C”, qu’un code barre aura été généré par BiblioMaker. Un “Z”, que la notice ne comporte pas de titre (dans la rubrique Titre figurera “**********”).

Astuce : pour faciliter la préparation d'un fichier d'import, vous pouvez exporter des fiches documents depuis BiblioMaker en utilisant le format d'export Echange BiblioMaker et ouvrir ce fichier dans un tableur. Vous aurez ainsi un modèle avec les colonnes dans l'ordre nécessaire. Il suffira dès lors de préparer votre fichier d'import en vous inspirant du modèle.