Catalogage de documents, saisie à la page Commande

La grille de catalogage des documents se compose de plusieurs pages. Une des pages contient les rubriques liées à la gestion d'une commande.

Cette page est disponible uniquement si le module des Acquisitions a été activé. Grâce à ce module, vous saisissez les commandes des documents auprès de vos fournisseurs et gérez les budgets d'acquisitions.

Code budget

Saisissez dans cette rubrique le code du budget désiré pour l'acquisition du document. Les budgets ont en principe été saisis préalablement dans le fichier des Budgets (pour visualiser et choisir parmi les budgets existants, cliquez sur le libellé de la rubrique). En cas de saisie d'un code inconnu, le programme suggère la création d'une nouvelle fiche Budget.

Une fois le budget sélectionné, les rubriques Désignation et Disponible sont renseignées automatiquement. Elles permettent de s'assurer que le budget sélectionné est le bon et qu'il reste un crédit suffisant pour l'utiliser pour la commande en cours.

Code fournisseur

Saisissez dans cette rubrique le code du fournisseur désiré pour l'acquisition du document. Les fournisseurs ont en principe été saisis préalablement dans le fichier des Adresses (pour visualiser et choisir parmi les fournisseurs existants, cliquez sur le libellé de la rubrique). En cas de saisie d'un code inconnu, le programme suggère la création d'une nouvelle fiche Fournisseur.

Une fois le fournisseur sélectionné, les rubriques Adresse, Téléphone professionnel et Remarques sont renseignées automatiquement. Elles permettent de s'assurer que le fournisseur sélectionné est le bon et que rien ne s'oppose à passer par lui pour la commande.

Date commande

Par défaut, la date du jour s'affiche lors de la création d'une nouvelle commande. Cette date peut néanmoins être modifiée, ce qui influence la date de livraison.

Date livraison

Par défaut, la date de livraison est renseignée automatiquement par le programme, qui se base sur la date de la commande et sur le délai de livraison du fournisseur pour calculer la date de livraison probable. Au-delà de cette date, si le document n'a pas été livré, vous pourrez envoyer des rappels au fournisseur.

Si vous savez d'avance que la date de livraison calculée n'est pas appropriée, vous pouvez la modifier.

Prix unitaire

Prix d'un exemplaire du document. Nous vous recommandons de la saisir dans la monnaie de base du logiciel, car celui-ci ne gère qu'une seule monnaie.

Quantité commandée

Nombre d'exemplaires du document commandé.

Rappels envoyés

Nombre de rappels envoyés au fournisseur s'il n'a pas livré la commande dans les temps.

Date dernier rappel

Date du dernier rappel envoyé au fournisseur. Sur la base de cette date, vous pourrez décider d'envoyer un nouveau rappel immédiatement ou ultérieurement.

Rappels bloqués

Cochez cette case afin d'empêcher la génération de rappels au fournisseur pour cette commande.