Import- und Exportformat "BiblioMaker Datenaustausch" für Medien

Das vordefinierte Import- und Exportformat "BiblioMaker-Datenaustausch" ist das Format, das wir empfehlen, wenn Sie Mediendatensätze entweder mit einer anderen BiblioMaker-Datenbank oder mit anderer Software austauschen möchten (z. B. bei einer Katalogmigration und einem Wechsel der Bibliotheksverwaltungssoftware).

Die Import-/Exportdatei ist im Textformat mit einer Tabulatormarkierung zwischen den Rubriken (Feldern) und einem Zeilenumbruch zwischen den Karteikarten (Datensätzen). Die Zeichentabelle kann UTF-8, Windows oder macOS sein.

Um Mediendatensätze in die Software zu importieren, besteht die gängigste Methode darin, die zu importierende Datei mit einem Tabellenkalkulationsprogramm wie Microsoft Excel oder LibreOffice Calc vorzubereiten, mit dem sich die Reihenfolge der Felder durch Verschieben von Spalten leicht festlegen lässt. Zu diesem Zweck enthält die erste Spalte der folgenden Tabelle den Buchstaben der Spalte, in der das Feld stehen soll.

Die Reihenfolge der Felder ist vordefiniert:

Wenn Sie die Dokumente im Format «BiblioMaker Datenaustausch» importieren, müssen Sie unter verschiedenen Importoptionen wählen :

Nummer importieren : Die Nummer von jedem Dokument wird importiert.

Exemplare importieren : Die Daten, die die Exemplare betreffen, d.h. Strichcode, Ausleihfrist, Exemplaranzahl, werden importiert.

Strichcodes importieren : Die Strichcodes werden importiert, vorausgesetzt, sie sind noch nicht in der Datenbank vorhanden (In diesem Fall erstellt BiblioMaker neue Codes).

Stichwörter importieren : Die Stichwörter werden importiert.

Notationen und Signaturen importieren : Die Notationen und Signaturen werden importiert.

Schlagwörter importieren : Die Schlagwörter werden importiert.

Wenn sie leer sind, übernehmen bestimmte Rubriken automatisch den Wert, der in den Optionen der Dokumentdatei definiert wurde.

Sind die Rubriken Verfasser, Nebeneintragungen, Reihe, Notation und Schlagwörter ausgefüllt, erzeugen sie automatisch eine Karte in der entsprechenden Datei (vorausgesetzt, dass diese Karten nicht schon existieren).

Bei einem Import im Textformat ist es wichtig, dass Sie kontrollieren, ob auch die letzte Karte der Liste gelesen wurde. Es kommt nämlich häufig vor, dass das Zeilenende (Return) vor dem Ende der Datei vergessen wird. In diesem Fall erkennt BiblioMaker dann die Karte nicht.

Die importierten Karten haben den Status «X», so dass man sie schnell mit der Funktion Schnellabfrage und Status «X» finden kann. Andere Buchstaben können zum Status “X” hinzukommen, und zwar je nach den «Fehlern», die BiblioMaker beim Importieren entdeckt hat. Ein “R” bedeutet, dass die Dokumente neu numeriert worden sind. Ein “C” bedeutet, dass ein Strichcode von BiblioMaker erzeugt wurde und ein “Z”, dass die Karte keinen Titel enthält (In der Rubrik Titel stünde dann “**********”)

Tipp: Um die Vorbereitung einer Importdatei zu erleichtern, können Sie Mediendatensätze aus BiblioMaker mit dem Exportformat BiblioMaker-Datenaustausch exportieren und diese Datei in einer Tabellenkalkulation öffnen. So erhalten Sie eine Vorlage mit den Spalten in der erforderlichen Reihenfolge. Von nun an müssen Sie nur noch Ihre Importdatei anhand der Vorlage vorbereiten.