Medienkatalogisierung, Erfassung der Lokaldaten

Die Maske für die Katalogisierung von Dokumenten besteht aus mehreren Seiten. Eine der Seiten enthält die Rubriken der Lokaldaten, d.h. Informationen, die für Ihre Bibliothek spezifisch sind.

Feld Nummer

Enthält die Nummer der Aufnahme. Diese Nummer muss eindeutig sein. Sie wird in der Regel automatisch vom System vergeben. Sie können in den Optionen der Dokumentendatei die nächste gewünschte Nummer für jeden Dokumententyp festlegen.

Feld Status

Enthält einen Code aus 1 bis 5 Zeichen. Dieser Code dient dazu, die Medienaufnahme zu "markieren", damit es leicht gefunden werden kann. Es ist Ihnen überlassen, die Codes und ihre Bedeutung zu erfinden.

Um eine Liste der zugewiesenen Codes zu erhalten, klicken Sie auf die Beschriftung des Themas.

Beispiele: Der Code BESCH könnte auf ein beschädigtes Dokument hinweisen, der Code BC könnte bedeuten, dass das Barcode-Etikett für dieses Dokument noch gedruckt werden muss usw.

Feld ErfasserIn

Enthält den Namen der Person, die den Datensatz eingibt.

Feld Anschaffung

Enthält das Datum, an dem das Dokument erworben wurde. Nützlich, um Dokumente zu finden, die in einem bestimmten Zeitraum erworben wurden, und um eine Liste der Neuerwerbungen auszudrucken.

Standardmässig wird das Feld automatisch mit dem Datum gefüllt, an dem der Eintrag eingegeben wurde. Wenn Sie rückwirkend katalogisieren, löschen Sie einfach dieses Datum oder geben Sie ein älteres Datum ein.

Feld Kategorie

Enthält die Kategorie des Dokuments. Es ist Ihnen überlassen, Kategorien zu erfinden, die für Sie Sinn machen.

Beispiele : Sachbuch, Belletristik, Thriller, Dichtung, Interner Bericht…

Hinweis: Wir raten Ihnen davon ab, dort ein Schlagwort einzugeben, um das allgemeine Thema des Dokuments anzugeben. Verwenden Sie dafür lieber das Feld Schlagwörter oder Stichwörter.

Feld Standort

Enthält den Standort des Dokuments, normalerweise den Raum. Wenn sich alle Dokumente in denselben Räumlichkeiten befinden, können Sie dieses Feld leer lassen.

Beispiele : Archiv, Bibliothek, Filiale Basel, Büro 123, Kinderabteilung…

Feld Notation

Notation Ihrer Klassifikation (= Regal), in der das Dokument abgelegt ist. Diese Notation kann ein alphabetischer, numerischer oder alphanumerischer Code sein. Wenn Sie also die UDK- oder Dewey-Klassifikation verwenden, ist dies die Zahl, die das allgemeine Thema des Dokuments angibt.

Sie können einfach nur den Anfang der Notation eingeben und das Programm zeigt eine Auswahl aller Notationen an, die mit den eingegebenen Zeichen beginnen. Wenn Sie also z. B. 12 eingeben, zeigt das Programm die Notationen 12, 121, 122, 122.3 usw. an. Sie können auch ein Wort aus der Notationdefinition eingeben, dem ein /-Zeichen vorangestellt ist (z. B. /schweiz), und das Programm zeigt alle Notationen an, die diesen Begriff enthalten.

Die gewählte Notation wird in das Feld Signatur übertragen.

In der Regel enthalten literarische Werke eine Signatur, die aus den ersten Buchstaben des Nachnamens des Autors besteht. In diesem Fall können Sie das Feld Notation leer lassen.

Feld Signatur

Enthält die "Adresse" (den Standort) des Mediums auf dem Regal. Die Signatur wird normalerweise auf ein Etikett gedruckt, das an den Rand des Buches geklebt wird.

Bei einem Sachbuch besteht die Signatur in der Regel aus einer Notation, gefolgt von den ersten Buchstaben des Nachnamens des Hauptautors. Bei einem Buch in der Belletristik enthält die Signatur oft nur die ersten Buchstaben des Nachnamens des Autors.

Je nach der gewählten Klassifikation kann die Signatur eine Nummer enthalten, die die Position des Dokuments im Regal für eine bestimmte Notation angibt (Beispiel für die Notation ABC: ABC 12 würde angeben, dass das Dokument das 12. im ABC-Regal ist). BiblioMaker kann die nächste Nummer vorschlagen, die einem Dokument entsprechend der gewählten Notation zugewiesen wird. In den Optionen der Notationendatei aktivieren Sie die automatische Nummerierung und in der Notationaufnahme weisen Sie die nächste Nummer zu.

Feld Preis

Enthält den Preis für ein Exemplar des Dokuments.

Geben Sie diesen Betrag ein und verwenden Sie dabei immer dieselbe Währung (z. B. CHF, Euro usw.), falls nötig, indem Sie den Betrag in die gewählte Währung umrechnen. So können Sie Berechnungen (Summe, Durchschnitt, etc.) mit diesen Beträgen durchführen.

Felder Anmerkungen und Bemerkungen

Enthält eine beliebige Info.

Feld Vertraulich

Aktivieren Sie dieses Kästchen, wenn das Dokument für bestimmte Benutzer (Mitarbeiter der Bibliothek oder Leser über den Online-Katalog) nicht angezeigt werden soll. Beachten Sie, dass Sie zuvor die Zugriffsberechtigungen für die Benutzerkonten  in der Wartung einrichten müssen.

Freie Felder

Diese Rubriken stehen Ihnen zur Verfügung, um für Ihre Bibliothek spezifische Informationen einzugeben, wie z. B. den Namen des möglichen Spenders des Dokuments, den Zustand des Dokuments (z. B. beschädigt) usw. Vier Rubriken sind alphanumerisch und zwei Rubriken sind boolesche Rubriken (in Form von Kontrollkästchen).

Sie haben die Möglichkeit, diese Felder in den Optionen der Dokumentendatei für jeden Dokumententyp zu benennen.