Générateur de rapports : exemples de réalisation d'une liste

Cet article décrit la création pas à pas de deux listes personnalisées à l'aide du générateur de rapports. Le premier exemple est une liste simple, à savoir un tableau contenant quelques colonnes. Le second exemple illustre la création d'un tableau de colonnes contenant des calculs.

Exemple 1 : liste simple

Propriétés de la liste

Dans cet exemple, nous allons dans le programme Staff créer une liste d'employés contenant les colonnes suivantes :

Nom - Prénom - Adresse e-mail - Numéro de téléphone portable - Localité de la résidence principale

La liste doit être triée par nom de famille et par prénom.

Un en-tête contient le titre de la liste.

Un pied de page contient la date de la génération de la liste et le numéro de page.

Sélection de fiches et accès à l'éditeur de rapports

Avant de créer la liste, il s'agit de sélectionner les fiches qui serviront de "cobayes" pour la prévisualisation de la liste. Limitez-vous à une sélection d'une vingtaine de fiches afin que la génération de la prévisualisation ne prenne pas trop de temps.

Dans le fichier des Employés de Staff, sélectionnez une vingtaine d'employés.

Appelez la commande Fichier>Imprimer ou Fichier>Exporter en fonction de la destination souhaitée du rapport. Cliquez sur le bouton Créer, puis choisissez Rapport puis le Fichier de base Employés.

Sélectionner les rubriques et définir un ordre de tri

Dans la zone du bas de l'écran contenant les rubriques à choix, faites glisser dans l'ordre vers la zone Ordre de tri les rubriques Nom et Prénom. Aussi bien la zone du rapport que la zone Ordre de tri contiennent ces deux rubriques.

Dans la zone des rubriques, faites ensuite un double-clic sur les rubriques E-Mail prof., Tél. mobile et Ville de l'adresse de résidence. Ces rubriques sont ajoutées sous forme de colonne dans la zone de rapport.

Orientation du papier

Si la destination du rapport est une liste imprimée, une ligne verticale rouge se trouve probablement en superposition d'une des colonnes du rapport. Il s'agit donc de changer l'orientation du papier pour éviter que des données disparaissent dans la marge droite du rapport : sélectionnez dans le menu Fichier>Format d'impression et choisissez l'orientation Paysage. Après validation du dialogue, la ligne route a été déplacée vers la droite.

Mise en forme des colonnes et Aperçu

Remarque : si la destination du document final est l'export vers un fichier texte, il est inutile de définir une mise en forme des colonnes.

Vous pouvez modifier la largeur de chaque colonne en faisant glisser sa bordure dans la zone d'en-tête de la colonne. Utilisez la fonction de prévisualisation (icône de l'oeil au bas du générateur de rapport ou commande Fichier>Aperçu) pour vous faire une idée de la taille idéale de chaque colonne.

Si vous souhaitez que certaines lignes ou colonnes soient dans un style de caractères particulier (police, taille, style, couleur, justification, etc.), sélectionnez-les et avec un clic secondaire, choisissez les attributs désirés dans le menu contextuel.

En-tête et pied de page

Si la destination du rapport est une liste imprimée, appelez la commande Fichier>En-tête et pied de page pour définir l'en-tête et le pied de page. Dans la zone Centre de l'en-tête, saisissez le titre désiré (utilisez un titre générique si vous souhaitez réutiliser ce rapport par la suite). Dans les zones Gauche et Droite du pied de page, utilisez l'icône de la roue dentée pour insérer des codes qui seront remplacés par la date du jour et le numéro de page. A l'onglet Options, spécifiez le cas échéant la hauteur de l'en-tête ou du pied de page et le style de caractères à employer. Vous pouvez également insérer une image comme par exemple un logo.

Validez l'en-tête et le pied de page avec le bouton √.

Bordures

Si la destination du rapport est une liste imprimée, par défaut, le tableau de colonnes et chaque colonne sont entourés de bordures. Si vous ne les voulez pas, enlevez la coche des cases à cocher du groupe Bordures.

Enregistrer le rapport

Si la prévisualisation vous donne satisfaction, validez le rapport et donnez-lui un nom. Celui-ci sera affiché dans le dialogue d'impression/d'export et vous pourrez réutiliser ce rapport avec un contenu à chaque fois différent, en fonction des fiches sélectionnées avant la génération du rapport.

Exemple 2 : liste avec calculs

Propriétés de la liste

Dans cet exemple, nous allons dans le programme Business créer une liste statistique fournissant le nombre d'adresses par canton. Le résultat final ressemblera à ceci :