Saisie de bulletins de commande et suivi des suspens

Il existe plusieurs méthodes pour créer un (ou plusieurs) bulletin(s) de livraison :

1. En choisissant la commande Ajouter dans le menu Action ou dans la barre de boutons, et en indiquant le No d’offre correspondante dans le premier dialogue affiché. Dans ce cas, il n’y a pas de fiches existantes dans le fichier des Commandes (ou s’il y en a, elles sont ignorées).

Si la rubrique Suivi des suspens est cochée dans le Bulletin, le programme générera des fiches Commandes pour les éventuels suspens. Le suivi devra alors être assuré en utilisant la procédure Générer bulletins, depuis le fichier des Commandes.

Si la rubrique Suivi des suspens n’est pas cochée dans le Bulletin, le programme ne génère pas de fiches Commandes pour les éventuels suspens. Il vous appartient de veiller vous-même au suivi des suspens. Pour vous aider, vous pouvez imprimer la Liste des soldes à livrer, ou faire une recherche avec la formule :

[Lignes bulletins]Quantité en suspens est supérieur à 0

2. En choisissant la commande Ajouter dans le menu Action ou dans la barre de boutons, et en indiquant le No de la confirmation de commande dans le premier dialogue affiché. Il y a deux possibilités :

Si la Confirmation a généré des fiches Commandes (rubrique Gestion des commandes cochée dans la fiche Confirmation), le suivi des suspens est automatique. Vous pouvez d’ailleurs aussi utiliser la procédure Générer bulletins, depuis le fichier des Commandes.

Si la Confirmation n’a pas généré de fiches Commandes (rubrique Gestion des commandes non cochée dans la fiche Confirmation), la situation est alors identique au cas No 1.

3. En choisissant la commande Ajouter dans le menu Action ou dans la barre de boutons, et en validant le premier dialogue affiché sans indiquer de No d’offre ni No de confirmation. Dans ce contexte, il n’y a pas de fiches existantes dans le fichier des Commandes. La situation est identique au cas No 1.

4. En sélectionnant une ou plusieurs Offres et en choisissant la commande Convertir, dans le menu Action.

5. En sélectionnant une ou plusieurs Confirmations et en choisissant la commande Convertir, dans le menu Action.

6. En utilisant la procédure Générer bulletins, depuis le fichier des Commandes.

Lorsque vous créez les Bulletins par la procédure automatique Générer bulletins, la validation de chaque fiche créée provoque simultanément la mise à jour des fiches correspondantes dans le fichier des Commandes. Si certaines commandes demeurent en suspens, elles seront à nouveau prises en compte la prochaine fois que vous procéderez à la génération des bulletins.

Si le Bulletin de livraison est créé directement dans le fichier des Bulletins et non par la procédure automatique Générer bulletins, c’est que le fichier des Commandes clients ne contient pas les fiches correspondant aux lignes du Bulletin. C’est le cas si vous n’avez pas saisi de Confirmation de commande préalable, ou si cette dernière n’a pas généré les fiches Commandes correspondantes (rubrique Gestion des commandes non cochée dans la fiche Confirmation).

Dans ce cas, et pour autant que le suivi des suspens soit activé (rubrique Suivi des suspens cochée dans la fiche Bulletin), chaque ligne de ce Bulletin générera une fiche dans le fichier des Commandes débiteurs, mais pour les articles en suspens seulement (ceux pour lesquels la rubrique Solde contient une valeur positive). Ces fiches seront alors prises en compte et mises à jour automatiquement la prochaine fois que vous utiliserez la procédure Générer bulletins.

Si la gestion des commandes est désactivée, les fiches Commandes ne sont pas créées. Il vous appartient alors d’assurer vous-même le suivi des suspens éventuels.

D’autre part, les Articles dans la fiche desquels vous avez coché l’option Sans gestion stock sont complètement ignorés par la gestion des commandes.