Der Prozess der Erstellung von Lieferantenbestellungen
Die Lieferantenbestellungen werden zumeist automatisch durch diesen Vorgang auf Grundlage der Kundenbestellungen unter Berücksichtigung der Lagersituation erzeugt. Diese Operation kann dank verschiedenen Optionen angepasst werden. Rufen Sie den Befehl Bestellungen erstellen im Menü Aktion aus der Artikeldatei auf.
Gibt es Artikel, bei denen die Rubrik Gesperrte Einkäufe angekreuzt ist oder für die kein Lieferant angegeben wurde, listet sie das Programm auf dem Bildschirm auf. Diese Liste können Sie mit den gleichnamigen Befehlen drucken oder auf der Festplatte speichern. Klicken Sie dann auf OK.
Ein Dialog erscheint, in dem Sie eine Formel für die Generierung der Bestellungen auswählen können:
Zu bestellende Artikel
Das erste Popup-Menü erlaubt, die Artikel auszuwählen, für die eine Bestellung gemacht werden soll:
| Formel | Erläuterung |
| Lagermenge + Lief. Best. Menge < Kundenaufträge |
Dieses Kriterium passt für die meisten Situationen. Das Programm überprüft die Artikelkarten, addiert die Lagermenge zur Rubrik Lief. Best. Menge und vergleicht das Ergebnis mit der Rubrik Kundenaufträge. Ist der Wert der Rubrik Kundenaufträge höher, wird der Artikel ausgewählt. |
| Lagermenge + Lief. Best. Menge < Meldebestand |
Mit diesem zweiten Kriterium wird die Lief. Best. Menge zur Lagermenge addiert und mit der Rubrik Meldebestand verglichen. Zeigt letztere Rubrik einen höheren Wert, wird der Artikel ausgewählt. |
| Verfügbare Lagermenge < Meldebestand | Diese Wahl passt, wenn Sie das Lager neu auffüllen möchten, sobald die Verf. Lagermenge unter dem Meldebestand liegt. |
| Zu bestellende Menge > 0 | Durch Auswahl dieses Kriteriums werden alle Artikel auf der Karte, bei der die Rubrik Zu best. Menge einen Wert grösser als Null enthält, ausgewählt. |
| Datum letzter Bestellung + Lieferfrist > Gestern |
Dieses Kriterium gestattet es, eine eventuelle Lieferfrist zu berücksichtigen. Das Programm prüft das Datum der letzten Artikelbestellung (Rubrik Letzte Bestellung) und addiert die Beschaffungsfrist (Rubrik Lieferfrist). Ist der erhaltene Wert gleich oder grösser als das Tagesdatum, wird der Artikel ausgewählt. |
| Aktuelle Auswahl <…> | Es ist möglich, im Voraus eine beliebige Auswahl in der Artikeldatei zu treffen. Dieses Kriterium zeigt immer die Anzahl der ausgewählten Karten an. Sie können damit Bestellungen für mehrere Artikel Ihrer Wahl unabhängig von jedem anderen Kriterium erstellen. |
Zu bestellende Menge
Mit dem vorherigen Parameter werden nur die Artikel ausgewählt, für die eine Bestellung erstellt werden soll. Mit dieser zweiten Option können Sie die zu bestellende Menge angeben.
Bemerkung: Ausser wenn Sie Manuelle Erfassung wählen, erzeugt das Programm keine Bestellungen für den jeweiligen Artikel, falls das ausgewählte Kriterium zum Wert Null oder unter Null führt.
| Formel | Erläuterung |
| = Kundenaufträge - Lagermenge - Bestellte Menge |
Der Wert, den das Programm als zu bestellende Menge vorschlägt, wird durch Subtraktion von Lagermenge und Lief. Best. Menge von den Kundenaufträgen erhalten. Das Programm berücksichtigt eine eventuell vom Lieferanten vorgeschriebene Mindestbestellmenge, wenn diese auf der Artikelkarte definiert wurde. |
| = Zu bestellende Menge | Das Programm schlägt den Wert vor, den die Rubrik Zu bestell. Menge auf der Artikelkarte enthält. |
| = Meldebestand - Verfügbare Lagermenge |
Der Wert, der durch dieses Kriterium vorgeschlagen wird, wird durch die Subtraktion der Lagermenge vom Meldebestand erhalten. |
| = Manuelle Erfassung |
Wählen Sie dieses letzte Kriterium, wenn die vorhergehenden nicht passen. So können Sie manuell die Menge erfassen, die von jedem Artikel bestellt werden soll. Office Maker Business schlägt dennoch einen Wert auf Grundlage der Rubriken Bestellmenge und Mindestbestellmenge des ausgewählten Lieferanten vor. |
Lieferantenauswahl
So wie mehrere Lieferanten einem Artikel zugeordnet werden können, lassen sich mit diesem letzten Parameter diejenigen Lieferanten auswählen, an die die Bestellungen adressiert werden.
| Formel | Erläuterung |
| Gemäss Priorität |
Diese Option nutzt die Prioritätsnummer, die Sie jedem Lieferanten auf der Artikelkarte zuordnen können. Der ausgewählte Lieferant ist derjenige, bei dem der Wert in der Rubrik Priorität am kleinsten ist (im Prinzip der Wert 1). |
| = Nächstliegende Menge |
Wenn Sie diese Option auswählen, vergleicht das Programm die Zu bestell. Menge mit den vorgeschriebenen Bestellmengen der verschiedenen Lieferanten der zu bestellenden Artikel. Dieser Wert ist derjenige, den Sie in den Rubriken Bestellmenge in den Zeilen der Lieferanten der Artikel-Leistungskarte angeben. Es wird der Lieferant ausgewählt, der der gewünschten Bestellmenge am nächsten kommt; diese Bedingung unterstellt, dass die Bestellung erfüllt werden muss, d.h. die vom Lieferanten vorgeschlagene Menge muss auf jeden Fall gleich oder grösser als die zu bestellende Menge sein. Beispiel: Die zu bestellende Menge umfasst 28 Einheiten. Es gibt zwei mögliche Lieferanten mit Bestellmengen von 6 bzw. 12 Einheiten : Die zu bestellende Menge wäre 30 Einheiten beim ersten Lieferanten (5 mal 6), und 36 Einheiten beim zweiten (3 mal 12). In diesem Fall würde der erste Lieferant ausgewählt. |
| = Kürzeste Lieferfrist | Mit dieser Option wird der Lieferant mit der kürzesten Lieferfrist ausgewählt. |
| = Niedrigster Einkaufspreis |
Mit dieser Option wird der Lieferant mit dem günstigsten Einkaufspreis ausgewählt. |
| = Manuelle Erfassung |
In diesem Fall schlägt das Programm keinen Lieferanten vor. Es ist daher Ihre Aufgabe, die gewünschten Lieferanten manuell in der Vorschlagsliste zu erfassen, die Ihnen vor dem Erstellen der Bestellungen vorgeschlagen wird (siehe Absatz "Korrektur der Vorschläge" unten). |
Nachdem Sie eventuell die vorgeschlagenen Optionen im angezeigten Dialog geändert haben, klicken Sie den OK-Button an. Das Programm zeigt Ihnen nacheinander jede erstellte Bestellung an, so dass Sie sie vor dem endgültigen Sichern ändern können. Die erstellten Karten bilden die Kartenauswahl der Bestellungsdatei. Sie können daher diese Datei im Menü Einkauf auswählen, um sich die erstellten Bestellungen auf dem Bildschirm anzeigen zu lassen und diese dann eventuell zu drucken.
Korrektur der Vorschläge
Haben Sie die Option Manuelle Erfassung für die Wahl der Lieferanten gewählt, zeigt Ihnen das Programm eine Liste mit Vorschlägen für Bestellungen an. So können Sie für jeden Bestellvorschlag den Adresscode des gewünschten Lieferanten eingeben. Obwohl diese Option zur manuellen Erfassung des Lieferantencodes gedacht ist, wird der Code schon vorgeschlagen, falls nur ein Lieferant möglich ist.
Der Befehl Drucken steht im Menü Ablage oder in der Schaltleiste zur Verfügung. Mit ihm können Sie sich die Vorschlagsliste so ausdrucken lassen, wie sie angezeigt wird. Sie können auch den Befehl Sortieren im Menü Aktion benutzen.
Die Felder zur manuellen Auswahl können wie üblich verwendet werden, um die zurückzubehaltenden Karten für die folgenden Operationen auszuwählen.
Ein Doppelklick auf eine der Zeilen ermöglicht das Öffnen der Karten im Änderungsmodus. Der Wert für die zu bestellende Menge kann im Bereich Vorschlag beliebig geändert werden.
Durch Anklicken von Abbrechen können Sie das Erstellverfahren von Bestellungen unterbrechen. Das müssen Sie im angezeigten Dialog bestätigen :
«Wollen Sie wirklich die Erstellungder Bestellungen abbrechen?»
Ändern
Zur Auswahl von Lieferanten brauchen Sie nur den Befehl Ändern im Menü Aktion aufzurufen oder das entsprechende Feld anzuklicken. Im oberen Teil werden der Code und die Bezeichnung des Artikels sowie seine Lagersituation angezeigt.
Der Wert, den das Programm darunter im Bereich Vorschlag anzeigt, hängt von den vorher ausgewählten Kriterien ab. Er kann beliebig geändert werden. Die Auswahl des Lieferanten erfolgt, indem Sie ihn im Scroll-Bereich aktivieren.
Bemerkung : Gibt es nur einen Lieferanten, muss er nicht extra aktiviert werden. Wenn Sie jedoch versuchen, zur nächsten Karte zu gehen, ohne den gewünschten Lieferanten auszuwählen (wenn mehrere vorgeschlagen werden), erhalten Sie folgende Nachricht :
«Sie müssen einen Lieferanten auswählen!»
Nach dem Erfassen der Lieferantencodes ermöglicht es das Feld Erstellen mit dem Vorgang weiterzufahren.
Korrektur der Bestellungen
Jede erzeugte Bestellung wird auf dem Bildschirm vor dem Sichern angezeigt, so dass Sie die Daten gegebenenfalls ändern können.
Die Rubriken Menge und Einkaufspreis können gegebenenfalls geändert werden. Durch Löschen des Artikelcodes können Sie eine Zeile aus der Bestellung entfernen. Sie können ebenfalls zusätzliche Bestellungszeilen hinzufügen.
Nachdem Sie die gewünschten Änderungen durchgeführt haben, klicken Sie auf Sichern, um das Speichern der Bestellung zu bestätigen. Dieser Vorgang wiederholt sich für jede Bestellung, bis zum letzten zu bearbeitenden Artikel.
Klicken Sie auf Abbrechen unten auf der vorgeschlagenen Bestellung, erscheint folgender Hinweis :
«Erstellen der Bestellungen unterbrechen?»
Durch Anklicken von OK bestätigen Sie, dass Sie die Bearbeitung unterbrechen möchten, und kommen zur Artikeldatei zurück. Die zuvor gesicherten Bestellungen werden jedoch nicht gelöscht.
Klicken Sie Abbrechen an, wird die vorgeschlagene Bestellung nicht erzeugt, doch Sie können mit der nächsten Bestellung weitermachen.
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