Il processo di generazione di ordini ai fornitori - Knowledge Base Office Maker / BiblioMaker

Gli ordini ai fornitori saranno per lo più generate automaticamente da questo processo, sulla base degli Ordini dei clienti e tenendo conto della situazione degli articoli in stock. Questa operazione può essere personalizzata con diverse opzioni. Dallo schedario degli Articoli-Prestazioni, selezionate Genera gli Ordini nel menu Azione.

Se ci sono Articoli per i quali il campo Acquisti bloccati è selezionato o per i quali non è stato specificato alcun fornitore, il programma li visualizzerà in una lista che può essere Stampata o Salvata su disco. Cliccate quindi sul pulsante OK.

Si aprirà una finestra di dialogo che vi permetterà di scegliere un metodo per la generazione degli ordini:

Articoli da ordinare

Il primo menu a scomparsa permette di selezionare gli articoli che devono essere oggetto di un ordine:

Formula	Descrizione
Qtà in stock + Qtà in ordine < Qtà riservata	Questo criterio è adatto alla grande maggioranza delle situazioni. Il programma verifica le schede Articoli-Prestazioni e confronta il contenuto del campo Quantità riservata (dai clienti) con la somma dei campi Quantità in ordine (ai fornitori) e Quantità in stock. Se la quantità riservata è maggiore, l’articolo viene selezionato e verrà proposta una richiesta di ordine.
Qtà in stock + Qtà in ordine < Soglia riordino	Con questo secondo criterio, la Quantità in ordine sommata alla Quantità in stock viene confrontata col campo Soglia ordine. Se quest’ultimo campo presenta un valore più alto, l’articolo viene selezionato.
Stock disp. < Soglia di ordine	Questa scelta è adatta nel caso in cui si decida di riassortire il stock non appena la Quantità disponibile scende al di sotto della Soglia di ordine.
Qtà da ordinare > 0	Scegliendo questo criterio, vengono selezionati tutti gli articoli nella scheda dei quali il campo Quantità da ordinare contiene un valore maggiore di zero.
Data ult. ordine + tempo di fornitura <= Oggi	Questo criterio permette di tenere conto di un eventuale ritardo di approvvigionamento. Il programma verifica la data dell’ultimo ordine dell’articolo (campo Ultimo ordine) e vi aggiunge il ritardo di approvvigionamento (campo Term. di fornit.). Se il risultato è uguale o superiore alla data odierna, l’articolo viene selezionato.
Selezione in corso <…>	È possibile effettuare una selezione a piacere nello schedario degli articoli-prestazioni prima di iniziare. Il numero di schede selezionate viene sempre indicato da questo criterio. In questo modo è possibile generare gli ordini per un insieme di articoli a propria scelta, indipendentemente da qualsiasi altro criterio.

Quantità da ordinare

Il parametro precedente serve solo a selezionare gli articoli per i quali deve essere generata un ordine. La quantità da ordinare può essere specificata con il secondo parametro.

Nota: eccetto per l’opzione Inserimento manuale, se il criterio selezionato porta a un valore uguale o inferiore a zero, il programma non genera un ordine per l’articolo in questione.

Formula	Descrizione
= Qtà riservata - Qtà in stock - Qtà in ordine	Il valore proposto dal programma come quantità da ordinare è ottenuto sottraendo la Quantità in stock e la Quantità in ordine dalla Quantità riservata. Il programma tiene eventualmente conto delle quantità di ordine minime e imposte dal fornitore, se definite nella scheda Articolo-Prestazione.
= Qtà da ordinare	Il valore proposto dal programma è semplicemente quello del campo Quantità da ordinare della scheda Articolo-Prestazione.
= Soglia di ordine - Stock disp.	Il valore proposto da questo criterio si ottiene sottraendo il Stock disponibile dalla Soglia di ordine.
= Inserimento manuale	Scegliete questo ultimo criterio se i precedenti non sono adatti. In questo modo potrete indicare manualmente la quantità da ordinare per ogni articolo. Office Maker Business proporrà comunque un valore in base ai campi Quantità ordinata e Quantità minima del fornitore selezionato.

Scelta dei fornitori

Poiché è possibile associare più fornitori ad un singolo articolo, questo parametro permette di scegliere a quali fornitori verranno inviati gli ordini.

Formula	Descrizione
Secondo Preferenze	Questa opzione sfrutta il numero di priorità che potete assegnare a ciascun fornitore nella scheda Articolo-Prestazione. Il fornitore selezionato sarà quello con il valore più basso nel campo Pref. (in genere il valore 1).
= Qtà da ordinare più vicina	Se si sceglie questa opzione, il programma confronta la Quantità da ordinare con la Quantità di ordine imposta dai diversi fornitori degli articoli da ordinare. Questo valore è quello che si indica nella sezione Quantità di ordine nelle righe dei fornitori della scheda Articolo-Prestazione. Il fornitore selezionato è quello che può consegnare più vicino alla Quantità da ordinare; questa valutazione presuppone che l’ordine debba essere evaso, cioè che il valore proposto debba essere uguale o superiore alla Quantità da ordinare. Consideriamo ad esempio una Quantità da ordinare di 28 unità e due fornitori possibili con Quantità di ordine rispettivamente di 6 e 12 unità: la Quantità da ordinare sarebbe di 30 unità con il primo fornitore (5 volte 6), e di 36 unità con il secondo (3 volte 12). In questo caso, il primo fornitore è quello selezionato.
= Term. di fornit. minimo	Con questa opzione, il fornitore scelto sarà quello con il termine di consegna più breve.
= Prezzo di acquisto minimo	Questa opzione permette di selezionare il fornitore che offre il prezzo di acquisto più vantaggioso.
= Inserimento manuale	In questo caso, il programma non propone alcun fornitore. Pertanto, è necessario inserire manualmente i diversi fornitori desiderati nella lista delle Proposte che vi viene proposta prima della creazione degli ordini stessi (vedere § Correzione delle proposte di seguito).

Dopo aver eventualmente modificato le opzioni proposte nel dialogo che vi viene presentato, cliccate sul pulsante OK; il programma vi presenta quindi una per una tutte le Commande create, il che vi lascia la possibilità di modificarle prima del loro definitivo salvataggio. Le schede create formano la selezione di schede dello schedario degli Ordini. È sufficiente quindi scegliere questo schedario nel menu Acquisti per visualizzare l’elenco degli ordini creati e eventualmente chiederne la stampa.

Correzione delle proposte

Se si è scelto l’opzione Inserimento manuale per la selezione dei fornitori, il programma visualizza l’elenco delle Proposte d’ordine, permettendo di inserire per ciascuna di esse il Codice indirizzo del fornitore desiderato. Anche se questa opzione è destinata all’inserimento manuale del codice fornitore, il codice è già inserito nei casi in cui vi sia un solo fornitore possibile.

La funzione Stampa è disponibile nel menu File. Essa permette, se si desidera, di stampare l’Elenco delle proposte, così come viene visualizzato. È disponibile anche la funzione Riordina, nel menu Azione.

I pulsanti di selezione manuale possono essere utilizzati come di consueto per scegliere le schede da conservare per le operazioni successive.

Un doppio clic su una delle righe consente di aprire le schede in modalità modifica. Il valore proposto per la quantità da ordinare può essere modificato nel campo Proposta.

Cliccando su Annulla, è possibile interrompere il processo di generazione degli ordini, dopo aver confermato l’avviso che viene visualizzato:

«Volete davvero interrompere la generazione degli ordini?»

Modificare

Per selezionare i fornitori, è sufficiente selezionare il comando Modifica dal menu Azione o fare clic sul relativo pulsante. Nella parte superiore sono visualizzati il Codice e la Denominazione dell’articolo, nonché la sua posizione nel stock.

Sotto, il valore proposto dal programma nella casella Proposta dipende dai criteri predefiniti e può essere modificato liberamente. Infine, la selezione del fornitore avviene semplicemente selezionandolo nella casella di scorrimento.

Nota: se c’è un solo fornitore, non è necessario selezionarlo in modo esplicito. Se invece si tenta di passare alla scheda successiva senza specificare il fornitore desiderato (se ne sono disponibili più di uno), verrà visualizzato il seguente messaggio:

«È necessario selezionare un fornitore!»

Dopo aver inserito i codici dei fornitori, il pulsante Genera consente di continuare il processo.

Modifica degli ordini

Ogni ordine creato viene visualizzato sullo schermo prima di essere salvato, consentendo di modificarne i dati, se necessario.

I campi Quantità e Prezzo di acquisto possono essere modificate, se necessario. È possibile anche eliminare una riga dall’ordine, semplicemente cancellando il Codice articolo. È possibile aggiungere ulteriori righe all’ordine.

Dopo aver apportato le modifiche desiderate, fare clic sul pulsante Conferma per confermare la registrazione dell’ordine. Questo processo viene ripetuto per ogni ordine fino all’ultimo articolo da elaborare.

Se si fa clic sul pulsante Annulla, in fondo all’ordine proposto, il programma visualizza il seguente messaggio:

«Interrompere la generazione degli ordini?»

Facendo clic su OK si conferma l’interruzione dell’elaborazione e si torna allo schedario degli Articoli-Prestazioni. Gli ordini confermati in precedenza non vengono comunque eliminati.

Se si fa clic su Annulla, l’ordine proposto non viene creato, ma è possibile continuare l’elaborazione con l’ordine successivo.